行政书室管理制度规范

PAGE行政书室管理制度规范一、总则（一）目的为加强行政书室的管理，规范图书资料的借阅、使用、保管等行为，提高图书资料的利用率，为公司员工提供良好的学习和工作条件，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司行政书室内所有图书资料的管理，包括但不限于各类书籍、期刊、杂志、电子文档等。（三）管理原则1.科学管理原则：采用科学的分类方法和管理手段，确保图书资料的有序存放和高效利用。2.服务员工原则：以满足员工学习和工作需求为出发点，提供优质、便捷的借阅服务。3.安全保密原则：加强图书资料的安全管理，确保资料的完整性和保密性，防止丢失、损坏和泄露。二、图书资料采购（一）需求调研1.每年定期开展员工图书需求调研，通过问卷调查、座谈会等形式，了解员工对各类图书资料的需求情况。2.各部门负责人根据本部门工作需要，提出图书资料采购建议，提交至行政部门。（二）采购计划制定1.行政部门根据需求调研结果和各部门采购建议，结合公司发展战略和员工培训计划，制定年度图书资料采购计划。2.采购计划应明确采购的图书种类、数量、预算等内容，并报公司领导审批。（三）采购实施1.采购人员按照审批后的采购计划，通过正规渠道进行图书资料采购。2.在采购过程中，应严格遵守相关法律法规，确保采购的图书资料质量合格、价格合理。3.采购完成后，采购人员应及时办理入库手续，将图书资料移交至行政书室管理人员。三、图书资料分类与编号（一）分类标准1.按照图书的学科门类、内容主题、形式体裁等进行分类，采用《中国图书馆分类法》作为主要分类依据。2.结合公司实际情况，对部分图书进行适当调整和补充，形成具有公司特色的图书分类体系。（二）编号规则1.为每类图书编制唯一的分类编号，编号应简洁明了、易于记忆和使用。2.分类编号采用字母与数字相结合的方式，字母表示图书的大类，数字表示该大类下的细分类目。3.对于同一类图书中的不同版本、卷册等，应在分类编号后添加相应的标识进行区分。（三）图书上架1.行政书室管理人员根据图书的分类编号，将图书资料上架存放，确保图书排列整齐、便于查找。2.在图书上架过程中，应制作图书存放位置索引表，标注每类图书的具体存放架位和层数，方便员工借阅。四、图书资料借阅（一）借阅权限1.公司全体员工均享有图书资料借阅权，但需遵守本管理制度规范。2.特殊图书资料（如涉及公司机密、珍贵文献等）的借阅，需经公司领导批准。（二）借阅流程1.员工登录公司图书管理系统，查询所需图书资料的库存信息和存放位置。2.填写借阅申请表，注明借阅图书的名称、数量、预计归还日期等内容，并提交至行政书室管理人员。3.行政书室管理人员对借阅申请表进行审核，审核通过后，为员工办理图书借阅手续，发放图书资料。4.员工借阅图书时，应仔细检查图书的完整性，如发现图书有损坏、缺页等情况，应及时向行政书室管理人员说明。（三）借阅期限1.一般图书资料的借阅期限为[X]天，员工应在规定期限内归还图书。2.如需续借，员工应在借阅期限届满前[X]天提出续借申请，经行政书室管理人员批准后，可续借[X]天。3.逾期未还的图书，行政书室管理人员将通过邮件、短信等方式提醒员工归还。如仍未归还，将按照本制度规定进行处理。（四）借阅数量1.员工每次借阅图书的数量一般不超过[X]册，特殊情况需经行政书室管理人员批准。2.员工应合理安排借阅时间，确保所借图书能够及时归还，以便其他员工借阅。五、图书资料使用（一）使用要求1.员工借阅图书资料后应妥善保管，不得转借他人，不得在图书上随意涂写、批注、污损。2.如需复印、扫描图书资料中的部分内容，应事先征得行政书室管理人员同意，并按照相关规定进行操作。3.在使用图书资料过程中，如发现图书有损坏或丢失情况，应及时向行政书室管理人员报告，并按照本制度规定进行赔偿。（二）归还要求1.员工应在借阅期限届满前，将所借图书资料归还至行政书室。2.归还图书时，应确保图书的完整性和整洁性，并按照图书存放位置索引表将图书放回原处。3.行政书室管理人员在接收归还图书时，应认真检查图书的归还情况，如发现图书有损坏、缺页等情况，应要求员工说明原因，并按照本制度规定进行处理。六、图书资料保管（一）环境要求1.行政书室应保持清洁、通风、干燥，温度和湿度适宜，为图书资料提供良好的保管环境。2.书室内应配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备，确保图书资料的安全。（二）日常管理1.行政书室管理人员应定期对图书资料进行整理、盘点，确保图书资料的存放有序、账实相符。2.每日下班前，应检查书室门窗是否关闭、电器设备是否断电，做好安全防范工作。3.定期对图书资料进行清洁和消毒，防止灰尘、霉菌等对图书资料造成损害。（三）盘点与清查1.每年定期对图书资料进行全面盘点，盘点结果应形成书面报告，报公司领导审阅。2.如发现图书资料有丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并按照本制度规定进行处理。3.根据公司发展和业务需要，适时对图书资料进行清查，优化图书资源配置。七、图书资料赔偿（一）赔偿范围1.因员工保管不善、转借他人、故意损坏等原因导致图书资料丢失、损坏的，员工应按照本制度规定进行赔偿。2.如图书资料因不可抗力因素（如自然灾害、意外事故等）造成损坏或丢失的，经行政书室管理人员核实后，可免于赔偿。（二）赔偿标准1.对于一般图书资料，赔偿标准为图书原价的[X]%。2.对于珍贵图书资料、绝版图书资料或难以购买的图书资料，赔偿标准为图书原价的[X]倍或按照市场同类图书资料的价格进行赔偿。3.如图书资料损坏后仍可修复，员工应承担图书资料的修复费用。（三）赔偿方式1.员工应在接到行政书室管理人员的赔偿通知后[X]个工作日内，将赔偿款交至公司财务部门。2.赔偿款到账后，行政书室管理人员应开具收款凭证，并将相关情况记录在图书管理系统中。八、图书资料报废与处理（一）报废标准1.图书资料有下列情形之一的，可申请报废：超过使用年限，且内容陈旧、已无使用价值的；因自然灾害、意外事故等原因导致严重损坏，无法修复的；版本更新淘汰，不再具有参考价值的；其他经公司领导批准可报废的情况。2.行政书室管理人员应定期对图书资料进行检查，及时发现并清理达到报废标准的图书资料。（二）报废审批1.行政书室管理人员填写图书资料报废申请表，详细说明报废图书的名称、数量、报废原因等内容，并提交至行政部门负责人审核。2.行政部门负责人审核通过后，报公司领导审批。经公司领导批准后，方可进行图书资料的报废处理。（三）报废处理1.对于报废的图书资料，行政书室管理人员应按照公司规定进行妥善处理，可选择出售给废品回收站、捐赠给相关机构或个人等方式。2.在报废处理过程中，应做好相关记录，包括报废图书的名称、数量、处理方式、处理时间等，并存档备查。九、电子图书资料管理（一）存储与备份1.电子图书资料应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。2.建立电子图书资料存储目录，按照分类编号对电子图书进行命名和存储，确保电子图书资料的存储有序、便于查找。（二）借阅与使用1.员工可通过公司图书管理系统在线借阅电子图书资料，借阅流程与纸质图书资料相同。2.在使用电子图书资料过程中，员工应遵守相关法律法规和公司规定，不得擅自复制、传播、修改电子图书资料。3.行政书室管理人员应定期检查电子图书资料的存储情况和使用情况，确保电子图书资料的安全和正常使用。（三）维护与更新1.定期对电子图书资料进行维护，检查文件的完