规范人员进出备案制度

PAGE规范人员进出备案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织人员进出管理，维护公司/组织正常秩序，保障公司/组织安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工、临时工作人员、外来访客等所有进入公司/组织区域的人员。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保人员进出备案制度合法有效。2.安全性原则：保障公司/组织人员、财产及信息安全，防止未经授权人员进入，防范安全风险。3.便利性原则：在确保安全的前提下，尽量简化流程，提高工作效率，方便正常人员进出。二、人员分类及进出规定（一）员工1.正常工作时间进出员工应在公司规定的正常工作时间内，通过公司指定的出入口进出公司/组织。员工进入公司/组织时，应主动出示有效工作证件，配合门禁管理人员进行身份验证。若因工作需要在非工作时间进入公司/组织，员工应提前向所在部门负责人报备，并说明原因及预计停留时间。部门负责人批准后，员工凭有效工作证件在门禁处登记进出信息。2.加班及特殊情况进出员工加班时，应按照公司加班管理规定进行申请和审批。经批准后，在门禁处登记加班信息及预计离开时间。因特殊情况（如突发工作任务、紧急会议等）需要临时进入公司/组织的员工，应及时向所在部门负责人报告，由部门负责人通知门禁管理部门，员工凭有效工作证件进入。（二）临时工作人员1.申请与审批各部门因工作需要临时聘用人员时，应提前填写《临时工作人员申请表》，注明临时工作人员姓名、身份证号码、工作内容、工作期限、预计进出时间等信息，并经部门负责人签字批准。将《临时工作人员申请表》提交至人力资源部门审核备案。人力资源部门对临时工作人员的身份信息进行核实，并根据公司实际情况决定是否批准。经批准后的《临时工作人员申请表》由人力资源部门留存，并通知门禁管理部门为临时工作人员办理临时出入证件。2.进出管理临时工作人员应在规定的工作期限内，凭临时出入证件从指定出入口进出公司/组织。临时工作人员进入公司/组织时应在门禁处登记个人信息及进出时间，离开时应主动交回临时出入证件，并注销登记信息。临时工作人员工作期限届满或提前结束工作时，所在部门应及时通知人力资源部门和门禁管理部门，办理相关手续。（三）外来访客1.预约与登记公司/组织员工接待外来访客时，应提前与访客沟通，了解访客基本信息、来访目的、预计停留时间等，并填写《外来访客预约登记表》。将《外来访客预约登记表》提交至所在部门负责人审核，部门负责人同意后，通知访客在预约时间到达公司/组织。访客到达公司/组织时，应在门禁处出示有效身份证件，并按照预约信息进行登记。门禁管理人员核实信息无误后，为访客发放临时访客证件，并告知访客相关管理规定和注意事项。2.陪同与引导员工应在访客来访期间全程陪同，不得让访客独自在公司/组织内活动。陪同人员应引导访客按照规定路线行走，避免访客进入公司/组织敏感区域或限制区域。3.离开管理访客离开公司/组织时，应主动将临时访客证件交回门禁管理人员，门禁管理人员核实访客信息后，注销登记记录。若访客在公司/组织内停留时间超过预约时间，陪同人员应及时向所在部门报告，并协助门禁管理人员做好相关管理工作。三、备案信息管理（一）备案内容1.人员基本信息包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等。2.进出时间详细记录每次进入和离开公司/组织的具体时间。3.进出事由注明进入公司/组织的目的，如工作、会议、拜访等。4.部门及岗位信息对于员工，记录所在部门和岗位；对于临时工作人员，记录所属部门或项目；对于外来访客，记录接待部门和接待人。（二）备案方式1.门禁系统登记公司/组织应配备先进的门禁系统，人员进出时通过刷卡、人脸识别等方式在门禁系统中自动记录备案信息。门禁系统应具备数据存储和查询功能，能够实时保存人员进出记录，并方便管理人员随时查询和统计。2.纸质登记在门禁处设置纸质登记册，对于无法通过门禁系统登记的人员（如外来访客等），应进行手工登记。纸质登记册应包括日期、时间、姓名、身份证号码、进出事由、部门及岗位、接待人等栏目，确保登记信息完整准确。3.电子表格备案人力资源部门或相关管理部门应定期收集门禁系统登记信息和纸质登记信息，整理成电子表格进行备案。电子表格应按照人员类别、进出时间等进行分类汇总，便于数据分析和管理。（三）备案信息保存期限1.员工备案信息保存期限为员工离职后[X]年，以便于公司/组织进行劳动纠纷处理、审计等工作时查阅相关记录。2.临时工作人员备案信息保存期限为工作结束后[X]年，确保对临时工作人员的管理有迹可循。3.外来访客备案信息保存期限为来访结束后[X]年，以备不时之需。（四）备案信息查询与使用1.查询权限公司/组织内部管理人员因工作需要可查询人员进出备案信息，但应遵循最小化查询原则，仅查询与工作相关的必要信息。涉及安全、法律等特殊情况需要查询备案信息时，应按照公司/组织相关规定履行审批手续。2.信息使用规范备案信息仅供公司/组织内部管理使用，不得泄露给无关人员。如需对外提供备案信息，必须经过严格的审批程序，并确保信息提供符合法律法规要求。四、门禁管理（一）门禁设施维护1.定期检查安排专人定期对门禁设施进行检查，包括门禁系统、读卡器、门锁、摄像头等设备是否正常运行，确保门禁设施处于良好状态。检查内容包括设备外观是否损坏、线路是否连接正常、数据传输是否准确等，发现问题及时维修或更换。2.故障处理门禁设施出现故障时，应立即启动应急预案，采取临时措施保障人员进出安全。通知专业维修人员尽快到达现场进行维修，记录故障发生时间、现象及维修过程，确保故障得到彻底解决，并对维修情况进行跟踪和反馈。（二）门禁权限管理1.权限设定原则根据人员工作岗位、职责范围及安全需求，合理设定门禁权限。确保不同人员只能进入其工作所需的区域，严格限制无关人员进入敏感区域。门禁权限应定期进行评估和调整，根据人员岗位变动、工作内容调整等情况及时更新权限设置。2.权限申请与审批员工因工作调动、岗位晋升等原因需要调整门禁权限时，应填写《门禁权限申请表》，注明申请调整的权限范围及原因。将《门禁权限申请表》提交至所在部门负责人审核，部门负责人根据工作实际情况进行审批。经批准后的《门禁权限申请表》提交至门禁管理部门，门禁管理部门在门禁系统中进行权限调整操作，并记录调整情况。（三）门禁安全管理1.人员培训对公司/组织员工、临时工作人员及门禁管理人员进行门禁安全知识培训，提高人员安全意识和操作技能。培训内容包括门禁设施使用方法、人员进出备案制度、安全防范措施等，确保人员熟悉门禁管理流程和安全要求。2.安全检查门禁管理人员应加强对出入口的安全检查，防止未经授权人员尾随进入公司/组织。定期对门禁设施周边环境进行巡查，确保没有安全隐患，如发现异常情况及时报告并采取相应措施。五、监督与考核（一）监督机制1.内部监督公司/组织内部设立监督小组，定期对人员进出备案制度执行情况进行检查。监督小组通过查看门禁系统记录、纸质登记册、询问相关人员等方式，检查人员进出备案是否规范、门禁管理是否严格等情况。2外部监督接受上级主管部门、行业监管机构等外部单位的监督检查，积极配合外部监督工作，及时整改发现的问题。对外部监督提出的意见和建议进行认真分析和研究，制定切实可行的改进措施，不断完善人员进出备案制度。（二）考核办法1.考核对象对涉及人员进出备案制度执行的相关部门和人员进行考核，包括各部门负责人、门禁管理人员、员工等。2.考核指标制度执行情况：考核人员是否严格按照人员进出备案制度进行操作，如是否准确登记备案信息、是否严格执行门禁权限管理等。工作效率：考核人员在人员进出管理过程中是否能够及时、准确地处理相关事务，是否存在拖延、推诿等现象。安全管理：考核人员对门禁安全管理工作是否到位，是否能够有效防范安全风险，确保公司/组织人员和财产安全。3.考核周期考核周期为[X]个月，每月对相关部门和人员进行一次考核评估。4.考核结果应用将考核结果与绩效奖金、晋升、评优等挂钩，对制度执行良好、工作表现突出的部门和人员给予奖励；对违反制度、工作不力的部门和人员进行批评教育、扣减绩效奖金等处罚，情节严重