法人印章使用制度规范

PAGE法人印章使用制度规范一、总则（一）目的为加强公司法人印章的管理，规范法人印章的使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在涉及法人印章使用的各类业务活动中。（三）定义法人印章：指公司法定代表人的印章，是公司对外行使权力、承担责任的重要象征，具有代表公司意志和确认公司行为的法律效力。二、印章的保管（一）保管部门法人印章由公司[具体保管部门名称]负责保管。（二）保管人员1.设立专人负责法人印章的保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，熟悉印章管理流程。2.保管人员应与公司签订保密协议，明确其在印章保管过程中的保密义务和责任。（三）保管要求1.法人印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，确保印章存放环境安全，防止印章被盗、丢失或损坏。2.印章保管人员不得擅自将法人印章带出公司办公区域，如有特殊情况需要带出，必须经公司[具体审批领导]批准，并严格履行登记手续，确保印章在使用过程中的安全。3.保管人员应定期对法人印章进行检查，如发现印章有损坏、模糊等情况，应及时报告并按规定进行处理。三、印章的使用流程（一）申请1.公司内部各部门或员工因业务需要使用法人印章时，应填写《法人印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印时间等信息。2.申请部门负责人应对用印事项的真实性、合法性和必要性进行审核，并在申请表上签字确认。（二）审批1.根据用印事项的性质和金额大小，按照公司规定的审批权限进行审批。2.一般事项由[具体审批领导1]审批；重要事项或金额较大的事项需经[具体审批领导2]审批；涉及重大决策或法律风险的事项，需经公司法定代表人审批。3.审批人应认真审核用印申请，确保用印事项符合公司规定和法律法规要求，对不符合规定的申请予以驳回，并说明理由。（三）用印1.经审批同意后，申请部门或员工携带审批通过的《法人印章使用申请表》及相关文件到印章保管部门办理用印手续。2.印章保管人员应对申请表和相关文件进行再次核对，确认无误后，在用印文件规定的位置加盖法人印章，并在《法人印章使用登记簿》上进行详细登记，登记内容包括用印日期、用印部门、用印事项、用印文件名称、用印份数、审批人等信息。3.用印过程中，印章保管人员应严格按照规定的印章使用范围和使用方法进行操作，确保印章加盖清晰、端正，不得在空白纸张或文件上加盖法人印章。（四）登记与存档1.每次用印完毕后，印章保管人员应及时将《法人印章使用申请表》、用印文件等相关资料进行整理归档，以便日后查阅和追溯。2.《法人印章使用登记簿》应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行，以备审计、查询等需要。四、印章使用的限制与禁止事项（一）限制事项1.法人印章不得用于与公司业务无关的任何事项。2.严禁在未经公司法定代表人书面授权的情况下，以公司名义对外提供担保、借款、投资等重大经济行为。3.除正常业务往来的合同、协议等文件外，不得在空白介绍信、空白纸张、空白合同上加盖法人印章。（二）禁止事项（请参考《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等相关法律法规，结合公司实际情况列举）1.禁止伪造、变造法人印章。2.禁止私自将法人印章交由他人使用或保管。3.禁止利用法人印章从事任何违法违规活动，损害公司利益。五、监督与检查（一）内部监督1.公司[内部监督部门名称]负责定期对法人印章的使用情况进行监督检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、登记记录是否完整等。2.监督检查人员应不定期抽查《法人印章使用登记簿》和相关用印文件，发现问题及时督促整改，并向公司管理层报告。（二）外部审计1.公司应定期接受外部审计机构的审计，法人印章的使用情况作为审计的重要内容之一。2.对于审计过程中发现的印章使用问题，公司应积极配合审计机构进行整改，并及时将整改情况向公司管理层汇报。六、责任追究（一）违规责任界定1.因保管不善导致法人印章被盗、丢失或损坏的，保管人员应承担相应的责任。2.未经审批擅自使用法人印章的，由擅自使用印章的部门或个人承担全部责任。3.因使用法人印章不当给公司造成经济损失或法律纠纷的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并根据情节轻重给予纪律处分或法律追究。（二）责任追究方式1.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等纪律处分。2.如因违规行为给公司造成重大经济损失或严重法律后果的，公司将依法追究相关责任人的法律责任。七、附则（一）解释权本制度由公司[具体解释部门