常规屏风采购制度规范

PAGE常规屏风采购制度规范一、总则（一）目的为规范公司常规屏风采购行为，确保采购工作的顺利进行，保证所采购屏风的质量符合公司需求，提高采购效率，降低采购成本，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有常规屏风采购活动，包括但不限于办公区域、会议室、展厅等场所使用的屏风采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能稳定的屏风产品，以满足公司实际使用需求。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑采购成本，通过合理的采购流程和策略，实现成本效益最大化。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。二、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据工作需要，填写《屏风采购需求申请表》，详细说明所需屏风的规格、数量、材质、颜色、使用场所等信息。2.对于涉及特殊功能或定制要求的屏风，需提供详细的技术要求和设计图纸。（二）需求审核1.采购部门收到《屏风采购需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行初步审核。2.涉及金额较大或对公司业务有重大影响的采购需求，需提交公司管理层进行审批。（三）需求变更1.在采购合同签订前，如因业务调整等原因需要变更采购需求，需求部门应重新填写《屏风采购需求变更申请表》，说明变更的内容及原因。2.采购部门根据变更申请，评估对采购进度、成本等方面的影响，并按照原审核流程进行审批。三、供应商管理（一）供应商筛选1.采购部门通过多种渠道收集屏风供应商信息，建立供应商数据库。2.根据公司采购需求和供应商资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面情况，对供应商进行筛选，确定合格供应商名单。（二）供应商评估1.定期对合格供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格竞争力等方面。2.建立供应商评估指标体系，采用量化评分的方式对供应商进行评价，评价结果作为供应商合作的重要依据。（三）供应商淘汰1.对于评估结果不符合公司要求的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。2.如供应商在规定期限内未能有效整改，或出现严重质量问题、交货延迟等情况，采购部门应将其从合格供应商名单中淘汰。四、采购流程（一）采购计划制定1.根据审核通过的采购需求，采购部门制定详细的采购计划，明确采购时间、采购数量、采购预算等信息。2.采购计划需经采购部门负责人审核后报公司管理层批准。（二）采购询价1.采购人员根据采购计划，向多家合格供应商发送询价函，要求其提供产品报价、规格参数、交货期等信息。2.对供应商的报价进行分析比较，评估其价格合理性，并要求供应商对报价进行解释说明。（三）采购谈判1.根据询价结果，选择报价合理、产品质量可靠的供应商进行采购谈判。2.采购谈判内容包括产品价格、质量标准、交货期、售后服务等条款，双方应达成一致意见并形成采购合同草案。（四）合同签订1.采购合同草案经公司法务部门审核通过后，由采购部门与供应商签订正式采购合同。2.采购合同应明确双方的权利义务、产品规格、数量、价格、交货期、质量验收标准、售后服务等条款，确保合同的完整性和合法性。（五）订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确订单编号、产品规格、数量、交货期等信息。2.订单下达后，采购人员应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保订单按时、按质、按量完成。（六）到货验收1.屏风到货前，采购部门应通知相关使用部门做好验收准备工作。2.到货后，由使用部门和采购部门共同按照合同约定的质量验收标准进行验收，验收内容包括产品规格、数量、外观质量、性能指标等方面。3.如验收合格，双方在验收报告上签字确认；如验收不合格，采购部门应及时与供应商协商解决，要求其补货、换货或退款等。（七）付款结算1.采购部门根据验收合格的发票和采购合同，按照公司财务制度办理付款手续。2.付款方式应在采购合同中明确约定，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等方式。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险等。2.针对识别出的风险，分析其产生的原因和可能造成的影响。（二）风险评估1.采用定性和定量相结合的方法，对采购风险进行评估，确定风险等级。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。（三）风险应对1.对于市场风险，采购部门应密切关注市场动态，及时调整采购计划和策略，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.对于质量风险，加强对供应商的质量管理，严格按照合同约定的质量标准进行验收，确保所采购屏风的质量符合要求。3.对于供应商风险，建立供应商评估和淘汰机制，加强与供应商的沟通与合作，降低供应商违约风险。4.对于合同风险，加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性和有效性，避免合同纠纷。六、采购档案管理（一）档案建立1.采购部门负责建立采购档案，对采购活动过程中的各类文件资料进行整理、归档。2.采购档案内容包括采购需求申请表、采购计划、询价函、报价单、采购合同、验收报告、发票等相关资料。（二）档案保管1.采购档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。2.档案保管期限按照公司档案管理制度执行，一般为[X]年。（三）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，需填写《采购档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行等情况。2.采购部门应积极配合内部审计部门的工作，及时提供相关资料和信息。（二）考核评价1.建立采购人员考核评价机制，对采购人员的工作业绩、工作态度、业务能力等方面进行考核评