规范档案管理规章制度

PAGE规范档案管理规章制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案资料。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司/组织各项工作的过程和结果，保证档案资料的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案资料进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率，为公司/组织的发展提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责档案管理工作的组织、协调和实施。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集负责接收、征集公司/组织各部门及员工移交的档案资料，确保档案的及时、完整收集。2.档案整理按照档案管理的有关规定和标准，对收集到的档案资料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其系统化、条理化。3.档案保管妥善保管档案资料，确保档案的安全。建立健全档案保管制度，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护。4.档案鉴定定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已失去保存价值的档案提出销毁意见。5.档案统计做好档案的统计工作，及时准确地反映档案的数量、种类、保管期限等情况，为档案管理工作提供数据支持。6.档案利用负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用登记工作，及时催还借出的档案。7.档案信息化管理推进档案信息化建设，将档案资料录入电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和管理，提高档案管理的效率和水平。（三）各部门职责1.负责本部门档案资料的形成、积累和整理工作各部门应明确专人负责档案管理工作，按照档案管理的要求，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料进行收集、整理，确保档案资料的完整、准确。2.定期向档案管理部门移交档案资料各部门应在规定的时间内，将整理好的档案资料移交档案管理部门统一保管。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.配合档案管理部门做好档案管理工作各部门应积极配合档案管理部门的工作，提供必要的协助和支持。如档案管理部门需要查阅、借阅本部门档案资料时，应按照规定办理相关手续。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、证照管理等。2.业务管理类根据公司/组织的业务范围，分为市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理、质量管理、技术研发等类别，每个类别下再根据具体业务内容细分若干二级类目。3.项目管理类包括公司/组织承担的各类项目的立项文件、可行性研究报告、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。4.客户资料类包括客户基本信息、客户往来文件、客户投诉与处理记录等。5.财务档案类包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。6.声像档案类：包括公司/组织活动的照片、录像、录音等资料。7.电子档案类：存储在电子介质上的各类文件、数据等档案资料。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则。编号方法如下：1.行政管理类档案编号采用“XZ年份流水号”的格式。其中，“XZ”表示行政管理类档案，“年份”为档案形成的年份，“流水号”为该年份内档案的顺序号。2.业务管理类档案编号根据业务类别，采用“YW业务类别代码年份流水号”的格式。例如，市场营销类档案编号为“YWSC年份流水号”，其中“YW”表示业务管理类档案，“SC”表示市场营销业务类别代码，“年份”为档案形成的年份，“流水号”为该年份内档案的顺序号。3.项目管理类档案编号采用“XM项目编号年份流水号”的格式。其中，“XM”表示项目管理类档案，“项目编号”为公司/组织为项目设定的编号，“年份”为档案形成的年份，“流水号”为该年份内档案的顺序号。4.客户资料类档案编号采用“KH客户编号年份流水号”的格式。其中，“KH”表示客户资料类档案，“客户编号”为公司/组织为客户设定的编号，“年份”为档案形成的年份，“流水号”为该年份内档案的顺序号。5.财务档案类档案编号采用“CW年份流水号”的格式。其中，“CW”表示财务档案类档案，“年份”为档案形成的年份，“流水号”为该年份内档案的顺序号。6.声像档案类档案编号采用“SX年份流水号”的格式。其中，“SX”表示声像档案类档案，“年份”为档案形成的年份，“流水号”为该年份内档案的顺序号。7.电子档案类档案编号与相应纸质档案编号一致，在编号后加上“E”标识，如“XZ年份流水号E”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围公司/组织各部门及员工在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料，均应纳入档案收集范围。2.收集时间各部门应在文件材料形成后的一个月内，将整理好的档案资料移交档案管理部门。对于重大项目、重要活动等形成的档案资料，应及时移交档案管理部门。3.收集要求档案管理人员应主动与各部门沟通协调，及时了解档案形成情况，确保档案资料的完整收集。收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写工具。（二）档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法按照档案分类方案，对收集到的档案资料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。具体如下：分类：将档案资料按照分类标准进行分类，同类档案集中在一起。编号：按照档案编号规则，对每一份档案进行编号。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目，以便于查阅和检索。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。五、档案的保管（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.建筑要求档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。库房应采用钢筋混凝土结构，墙体和屋顶应进行防潮处理，地面应采用防静电、防尘、耐磨的材料铺设。3.设施配备档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗报警装置等，确保档案的安全保管。（二）档案保管方式1.纸质档案保管纸质档案应存放在档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和利用。档案柜应定期进行清洁和检查，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案保管电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，采用磁盘阵列、磁带库等存储方式，确保数据的安全性和可靠性。电子档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.声像档案保管声像档案应采用光盘、磁带等介质进行存储，并注明档案的内容、日期、来源等信息。声像档案应存放在专门的档案盒中，按照编号顺序排列，同时建立声像档案目录，便于查阅和利用。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司/组织的重大决策、重要会议记录、规章制度、财务审计报告、营业执照等。2.长期保管凡是在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，应长期保管。保管期限为16年至50年。如公司/组织的年度工作计划与总结、业务合同、项目资料等。3.短期保管凡是在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，应短期保管。保管期限为5年以下。如一般性的文件材料、临时性的报表等。（四）档案鉴定与销毁1.档案鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应由档案管理人员、业务部门人员和有关领导组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，提出鉴定意见。2.档案销毁对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清单，经档案管理部门负责人审核，报公司/组织领导批准后，由档案管理人员和监销人员共同进行销毁。销毁清单应永久保存。严禁擅自销毁档案。六、档案的查阅与借阅（一）查阅与借阅范围1.查阅范围公司/组织内部人员因工作需要，可以查阅与其工作相关的档案资料。查阅档案应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅范围公司/组织内部人员因工作需要，可以借阅与其工作相关的档案资料。借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。（二）查阅与借阅手续1.查阅手续查阅人员应持档案查阅申请表到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在档案查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员。2.借阅手续借阅人员应持档案借阅申请表到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员应根据借阅申请表，提供相应的档案资料，并在档案借阅登记簿上记录借阅时间、借阅人员、借阅内容、借阅期限等信息。借阅人员应在借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的责任。（三）查阅与借阅限制1.机密档案查阅与借阅限制涉及公司/组织机密的档案资料，查阅和借阅应严格按照公司/组织的保密规定办理手续，经公司/组织保密部门负责人批准后，方可查阅和借阅。查阅和借阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.重要档案查阅与借阅限制对于重要档案资料，如公司/组织的重大决策文件、重要财务档案等，查阅和借阅应经公司/组织主管领导批准后，方可查阅和借阅。查阅和借阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅和借阅，并由档案管理人员进行现场监督。七、档案的统计与移交（一）档案统计档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。统计报表应及时、准确、完整，为档案管理工作提供数据支持。（二）档案移交1.内部移交公司/组织内部机构调整、人员调动时，应及时办理档案移交手续。移交人员应将本人保管的档案资料整理好，填写档