物流发运询价制度规范

PAGE物流发运询价制度规范一、总则（一）目的为了规范公司物流发运询价行为，确保物流发运服务的质量和成本效益，保障公司货物安全、及时、准确地送达目的地，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及物流发运询价的所有部门和人员，包括但不限于采购部门、销售部门、生产部门以及其他有物流发运需求的部门。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及物流行业相关标准，确保询价活动合法合规。2.准确性原则：提供准确、完整的询价信息，避免因信息误差导致物流成本增加或服务质量下降。3.公正性原则：对所有参与询价的物流供应商一视同仁，确保公平竞争，选择最符合公司利益的物流服务提供商。4.成本效益原则：在保证物流服务质量的前提下，通过合理询价和供应商选择，降低物流成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）询价发起1.需求确认各部门在有物流发运需求时，应首先明确货物的基本信息，包括货物名称、数量、重量、体积、包装要求、发货地、收货地、预计发货时间等。同时，根据业务需求确定物流服务的类型，如普通货运、快递、冷链运输等。2.填写询价单需求部门按照公司统一格式填写物流发运询价单（以下简称“询价单”）。询价单应详细记录上述需求确认的各项信息，并注明对物流服务的特殊要求，如运输时限要求、货物保险要求等。3.提交审批询价单填写完成后由部门负责人进行审核，审核通过后提交至公司物流管理部门。对于涉及金额较大或特殊物流需求的询价单，需按照公司财务审批流程进行额外审批。（二）询价信息发布1.物流管理部门审核物流管理部门收到询价单后，对询价单内容进行审核。重点审核询价信息的完整性、准确性以及特殊要求的合理性。如发现问题，及时与需求部门沟通并要求补充或修正。2.选择询价渠道根据货物特点、物流服务类型以及市场情况，物流管理部门选择合适的询价渠道发布询价信息。常见的询价渠道包括但不限于以下几种：物流供应商网站：定期浏览各大知名物流供应商的官方网站，获取其服务价格和相关信息。物流行业平台：利用专业的物流行业平台发布询价需求，吸引众多供应商参与报价。供应商推荐：参考过往合作良好的物流供应商，向其发送询价信息，邀请其参与报价。3.发布询价信息在选定的询价渠道上，按照规范格式发布询价单。发布内容应清晰明确，不得有歧义或遗漏重要信息。同时，记录发布的时间、渠道等信息，以便后续跟踪和管理。（三）供应商报价收集1.接收报价物流管理部门负责接收供应商的报价信息。供应商应按照询价单要求，在规定时间内以书面形式（邮件、传真等）或通过指定的报价系统提交报价。报价内容应包括物流服务费用、运输时限、服务承诺、增值服务费用等详细信息。2.报价整理对收到的供应商报价进行整理和分类。将不同供应商的报价按照询价单要求进行逐一比对，确保各项报价内容具有可比性。同时，对报价中的异常情况进行标注，如价格明显高于或低于市场平均水平、服务条款与询价要求不符等。（四）报价评估与选择1.评估指标设定根据公司物流发运的实际需求和目标，设定以下评估指标对供应商报价进行评估：价格：物流服务费用是重要的评估指标之一，但不应仅以价格高低作为唯一选择标准。运输时限：确保货物能够在规定时间内送达目的地，满足业务需求。服务质量：包括货物运输过程中的安全性、准确性、货物损坏率等方面。增值服务：如货物跟踪查询、包装定制、代收货款等增值服务的提供情况。信誉与口碑：参考供应商在行业内的信誉、过往客户评价等。2.评估方法采用综合评估法对供应商报价进行评估。根据设定的评估指标，为每个指标赋予相应的权重。例如，价格权重为40%，运输时限权重为30%，服务质量权重为20%，增值服务权重为10%。然后，对每个供应商的各项指标进行打分，最后根据权重计算出综合得分。3.选择供应商根据评估结果，选择综合得分最高的供应商作为本次物流发运服务的提供商。如出现综合得分相同的情况，可根据公司实际情况，优先考虑价格较低或服务质量更优的供应商。同时，将选择结果反馈给需求部门，并告知未中选供应商。（五）合同签订与执行1.合同签订需求部门与选定的物流供应商签订物流服务合同。合同应明确双方的权利和义务，包括服务内容、价格、运输时限、服务标准、违约责任等条款。合同签订前，需由公司法务部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规。2.合同执行跟踪物流管理部门负责对物流服务合同的执行情况进行跟踪。定期与供应商沟通货物运输进度，及时掌握货物状态。如发现问题或异常情况，及时与供应商协商解决，并向需求部门反馈。同时，建立合同执行档案，记录合同执行过程中的各项信息，以备后续查询和统计分析。三、询价信息管理（一）询价单存档1.纸质存档物流管理部门对每次询价发起的询价单进行纸质存档。按照年份和月份对询价单进行分类整理，建立纸质档案。档案应包含询价单原件、相关审批文件以及与询价过程有关的其他资料。2.电子存档同时，将询价单信息录入公司电子档案系统，建立电子存档。电子存档应与纸质存档内容一致，便于查询和检索。电子档案系统应设置权限管理，确保只有授权人员能够访问和修改询价单信息。（二）报价信息管理1.报价记录对供应商的报价信息进行详细记录。记录内容包括供应商名称、报价时间、报价金额、运输时限、服务条款、增值服务内容等。建立报价台账，以便对不同供应商的报价情况进行对比和分析。2.数据分析定期对报价信息进行数据分析。通过分析不同时间段、不同物流服务类型、不同供应商的报价情况，总结价格波动规律，评估供应商的价格策略和市场竞争力。同时，根据数据分析结果，为公司物流成本控制和供应商管理提供决策依据。（三）供应商信息管理1.供应商档案建立为每个参与询价的物流供应商建立档案。档案内容包括供应商基本信息（名称、地址、联系方式、营业执照等）、资质证书、服务范围、过往合作记录、信誉评价等。通过建立供应商档案，全面了解供应商情况，为后续询价和合作提供参考。2.供应商动态评估定期对供应商进行动态评估。根据供应商在物流服务过程中的表现，如运输质量、服务响应速度、费用支付情况等，对供应商的信誉和服务质量进行重新评价。对于表现不佳的供应商，及时调整合作策略或淘汰出供应商名单。四、监督与考核（一）内部监督1.审计部门监督公司审计部门定期对物流发运询价制度的执行情况进行审计监督。检查询价流程是否规范、信息发布是否及时准确、供应商选择是否公正合理、合同签订与执行是否符合规定等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.内部投诉处理建立内部投诉机制，接受公司员工对物流发运询价过程中违规行为的投诉。对于投诉内容，由相关部门进行调查核实。如投诉属实，按照公司规定对责任人进行严肃处理，并采取措施纠正违规行为，避免类似问题再次发生。（二）供应商考核1.考核指标设定制定供应商考核指标体系，对物流供应商的服务质量进行全面考核。考核指标包括但不限于货物按时送达率、货物完好率、客户投诉率、增值服务完成情况等。根据不同的物流服务类型和公司需求，为各项考核指标设定相应的权重。2.考核周期与方式考核周期分为月度考核和年度考核。月度考核由物流管理部门根据日常跟踪记录对供应商进行评分，年度考核则综合全年月度考核结果进行评定。考核方式采用定量与定性相结合的方法，通过数据统计、实地考察、客户反馈等多种途径获取考核信息。3.考核结果应用根据供应商考核结果，对供应商采取相应的激励和约束措施。对于考核优秀的供应商，给予优先合作机会、增加业务量、提供奖励等；对于考核不达标或出现严重问题的供应商，减少业务合作、暂停合作直至淘汰出供应商名单。五、培训与宣传（一）培训1.制度培训定期组织公司内部涉及物流发运询价的人员进行制度培训。培训内容包括本制度规范的各项条款、询价流程、信息管理要求、监督考核机制等。通过培训，确保相关人员熟悉制度内容，掌握询价操作方法，提高工作效率和质量。2.业务培训开展物流业务知识培训，帮助员工了解物流行业动态、不同物流服务类型的特点和要求、物流成本构成等。通过业务培训，提升员工对物流发运询价工作的专业认识，为准确询价和合理选择供应商提供支持。（二）宣传1.制度宣传通过公司内部公告、邮件、宣传栏等方式宣传物流发运询价制度规范。向员工详细介绍制度的目的、适用范围、流程和要求，强调制度执行的重要性，确保全体员工知晓并遵守制度规定。2.案例宣传收集整理物流发运询价过程中的典型案例进行宣传。通过案例分析，展示规范询价和合理选择供应商对公司物流成本控制和服务质量提升的积极作用，引导员工树立正确的询价意识和工作方法。六、附则（一）