规范平台采购工作制度

PAGE规范平台采购工作制度一、总则（一）目的为了加强公司平台采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部通过各类平台进行的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保竞争机会均等，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、采购流程（一）需求申请1.各部门根据业务需要，填写采购需求申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购需求申请表需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购需求申请表后，进行汇总分析，结合公司库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容，并报分管领导审批。（三）供应商选择与管理1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、合作历史、评价结果等内容，并定期对供应商进行评估和更新。4.根据采购项目的特点和要求，选择合适的供应商，并签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。（四）采购实施1.采购部门根据采购合同，向供应商发送采购订单，明确采购物资或服务的具体要求和交货时间等信息。2.供应商按照采购订单的要求，组织生产或提供服务，并按时交货。3.采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，确保采购任务按时完成。（五）验收1.采购物资或服务到货后，采购部门通知相关验收部门进行验收。验收部门应根据采购合同和相关标准，对采购物资或服务的数量、质量、规格等进行检验。2.验收合格的，验收部门出具验收报告；验收不合格的，验收部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决退货、换货、补货等问题。（六）付款1.采购部门根据验收报告和采购合同，填写付款申请单，报财务部门审核。2.财务部门审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间，向供应商支付货款。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购项目、采购数量、采购价格、采购时间等内容，并明确采购预算的总额和明细。2.采购预算编制应充分考虑市场价格波动、业务需求变化等因素，确保预算的合理性和准确性。采购预算编制完成后，报财务部门审核。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得突破预算范围。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照公司预算调整的相关规定办理审批手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格大幅波动、业务需求发生重大变化等原因，导致原采购预算无法满足实际采购需求的，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、调整的金额等情况，并附相关证明材料。预算调整申请经采购部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，报财务部门备案。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货风险、法律风险等。2.通过建立风险识别机制，收集相关信息，分析风险产生的原因和可能造成的影响，及时发现潜在的风险因素。（二）风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，并采取相应的风险应对措施。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如专家打分法、层次分析法、模糊综合评价法等。（三）风险应对1.针对不同等级的采购风险，采取相应的风险应对措施。对于高风险事件，应制定专项应对方案，采取严格的控制措施；对于中风险事件，应加强监控和管理，采取适当的防范措施；对于低风险事件，应进行定期检查和评估，确保风险处于可控状态。2.风险应对措施包括但不限于风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。例如，对于供应商违约风险，可以通过加强供应商管理、签订详细的采购合同等方式降低风险；对于质量风险，可以通过加强验收管理、要求供应商提供质量保证等方式降低风险；对于价格风险，可以通过市场调研、价格谈判等方式降低风险；对于交货风险，可以通过加强跟踪监控、提前与供应商沟通协调等方式降低风险；对于法律风险，可以通过加强法律法规学习、咨询专业律师等方式降低风险。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购工作进行审计监督，检查采购活动是否符合本制度的规定，采购流程是否规范，采购合同是否合法有效，采购资金使用是否合理等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.公司应积极接受相关政府部门、行业协会等的监督检查，及时了解和掌握国家法律法规及行业政策的变化，确保采购工作合法合规。2.对于政府部门、行业协会等提出的整改意见和建议，公司应认真落实，及时整改到位。六、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，及时收集市场价格信息、供应商信息、行业动态信息等。2.采购信息收集应全面、准确、及时，为采购决策提供可靠依据。采购信息收集渠道包括但不限于网络平台、行业期刊、供应商报价、市场调研等。（二）采购信息分析1.采购部门应定期对收集到的采购信息进行分析，分析市场价格走势、供应商竞争态势、采购需求变化等情况，为采购决策提供参考。2.采购信息分析可采用数据分析、趋势分析、对比分析等方法，通过对采购信息的深入分析，发现潜在的采购机会和风险，为采购决策提供科学依据。（三）采购信息共享1.采购部门应建立采购信息共享平台，及时将采购信息与公司内部相关部门共享，实现信息的互联互通和资源共享。2.采购信息共享平台应包