档案工作制度流程规范

PAGE档案工作制度流程规范一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案工作实行集中统一管理，由综合管理部负责统筹协调，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、销毁档案。3.便于利用原则档案管理应遵循方便查阅、高效利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案利用效率。4.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和流程。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全公司档案管理体系，指导各部门档案工作，对档案管理人员进行培训和考核。4.负责档案信息系统的建设、维护和管理，实现档案的信息化管理。5.开发利用档案资源，为公司各项工作提供档案信息支持，参与公司重大活动和决策的档案服务。6.监督检查公司各部门档案管理工作，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理，并保持人员相对稳定。2.按照公司档案管理制度和分类方案，对本部门形成的档案进行分类整理，确保档案的完整、准确和规范。3.配合综合管理部做好档案的归档、鉴定、销毁等工作，及时向综合管理部移交应归档的档案。4.严格遵守档案安全保密规定，妥善保管本部门档案，防止档案丢失、损坏和泄露。5.根据工作需要，及时向综合管理部申请查阅利用档案，确保档案利用的合理性和规范性。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等五大类。1.文书档案包括公司各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议等具有保存价值的纸质文件材料。2.科技档案涵盖公司在科研、生产、工程建设等活动中形成的技术文件、图纸、图表、实验报告、技术总结等档案材料。3.会计档案指公司财务活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告等会计核算专业资料。4.人事档案包含员工个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资待遇、培训等人事管理相关档案。5.业务档案根据公司业务特点，分为市场营销档案、客户服务档案、项目管理档案、物资采购档案等，记录公司业务活动的全过程。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的四级编号方式。2.全宗号：暂定为“[公司简称首字母大写]”，代表公司档案全宗。3.目录号：根据档案分类设置，如文书档案目录号为“01”，科技档案目录号为“02”，会计档案目录号为“03”，人事档案目录号为“04”，业务档案目录号为“05”等。4.案卷号：按照档案整理顺序，每一案卷编一个顺序号，从“001”开始连续编号。5.件号：在同一案卷内，每份文件编一个顺序号，从“001”开始连续编号。（三）示例如一份文书档案，属于公司行政部门2023年第1号文件，其编号为：[公司简称首字母大写]01001001四、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2..公司与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.公司员工个人在工作中形成的重要业务资料、成果报告等。4.公司举办重大活动、会议、培训等形成的相关文件材料。5.其他应归档保存的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门形成的档案，并确保档案材料的齐全、完整。2.对于重要文件、紧急文件，应在文件办理完毕后及时收集归档，不得积压或延误。3.涉及多个部门的文件，由主办部门负责收集齐全后，交综合管理部归档。4.员工离职时，应将个人保管的属于公司的档案材料全部移交所在部门，由部门统一整理后移交综合管理部。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分文件的不同价值，进行科学分类和组卷。3.便于保管和利用，确保档案整理的规范化和标准化。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录，装订成册。编制案卷封面，注明案卷题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息。2.科技档案根据项目、专业等进行分类，按项目进展阶段或专业系统整理归档。对图纸、图表等进行折叠、装订，标注图号、标题、比例尺等信息。编制科技档案目录，包括项目名称、档案编号、文件题名、日期等内容。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别整理。会计凭证应按月装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、凭证张数等。会计账簿应按年度整理，妥善保管。财务报告应按年度装订，编写目录。4.人事档案按照干部档案和工人档案分别整理，每类档案再按个人基本情况、履历、考核、任免、奖惩等类别细分。对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录，装入档案袋。建立人事档案索引，便于快速查找和利用。5.业务档案根据业务类型和流程，制定相应的分类方案进行整理。如市场营销档案可按客户、项目、市场活动等分类；客户服务档案可按客户投诉、咨询、回访等分类。对业务档案中的文件、记录、报表等进行编号、编目，建立业务档案索引。五、档案归档（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交综合管理部归档。4.人事档案应在员工离职后一个月内完成整理归档。5.业务档案应根据业务周期及时归档，确保档案的时效性。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行自查，确保档案内容完整、分类准确、编号规范。2.填写档案移交清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息，一式两份，一份由移交部门留存，一份交综合管理部。3.各部门将档案移交清单及档案一并送至综合管理部，综合管理部档案管理人员进行核对验收。4.核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认，完成档案归档手续。六、档案保管（一）保管场所1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.对重要档案和易损档案应采取特殊保护措施，如复制备份、专柜存放等。不得将档案随意堆放、折叠或损坏，确保档案的原始面貌。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期更新，防止数据丢失。（三）档案保密1.严格遵守档案保密制度，对涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的档案，应采取加密存储和查阅限制等措施。2.档案管理人员应严格履行保密职责，不得擅自泄露档案内容，非经授权不得查阅、复印或传播档案信息。3.查阅利用档案时，应在指定场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定区域。4.对于因工作需要接触档案的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。七、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的。2.公司员工因个人权益维护、工作证明等需要查阅个人档案的。3.外部单位因合作、审计、调查等合法事由需要查阅公司档案的，但须经公司批准。（二）利用程序1.内部查阅查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，经所在部门负责人签字批准。将申请表交综合管理部档案管理人员，档案管理人员根据申请内容查找档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅人在档案管理人员指定的场所查阅档案，不得擅自涂改、标记、抽取档案内容。查阅完毕后，及时归还档案。2.个人查阅员工本人填写个人档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部。综合管理部档案管理人员核实身份后，为员工提供个人档案查阅服务，并做好查阅记录。3.外部查阅外部单位查阅公司档案，需提前向公司提交查阅申请函，注明查阅目的、范围、时间等内容，并加盖单位公章。公司收到申请函后，由综合管理部审核，报公司领导批准。批准后，综合管理部与外部单位签订档案查阅协议，明确双方权利义务。外部单位查阅档案时，应在公司指定人员陪同下进行，查阅过程中不得拍照、复印或传播档案信息。查阅完毕后，及时归还档案。（三）利用期限1.内部查阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延长利用期限，应重新办理申请手续。2.个人查阅档案应在规定时间内完成，不得转借他人。3.外部查阅档案的利用期限按照查阅协议执行。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况，对档案进行定期鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员代表和相关业务专家。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括历史价值、现实利用价值和凭证价值等。3.档案的保管期限是否合理，是否需要调整。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其价值。2.综合评估法：结合档案形成的背景、来源、内容等因素，综合评估档案价值。（五）销毁程序1.档案鉴定小组根据鉴定结果，提出档案销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限、销毁理由等信息。2.档案销毁清单经公司领导审批后，由综合管理部负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。九、档案信息化管理（一）系统建设1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.档案信息管理系统应具备档案录入、分类编目、权限管理、查询统计、备份恢复等功能。（二）数据录入1.对已归档的纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.按照档案信息管理系统的要求，将扫描后的档案图像及相关信息录入系统，建立电子档案数据库。3.录入过程中应进行严格的数据审核，确保录入数据的准确性和完整性。（三）系统维护1.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。2.及时更新档案数据，保证电子档案与纸质档案的一致性。3.加强系统安全防护，设置用户权限，防止未经