法律事务工作规范制度

PAGE法律事务工作规范制度一、总则（一）目的为规范公司法律事务工作，防范法律风险，保障公司合法权益，促进公司依法经营、健康发展，特制定本规范制度。（二）适用范围本规范制度适用于公司及所属各部门、分支机构在处理各类法律事务时的活动。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规、规章及规范性文件的规定，确保公司各项法律事务处理活动合法合规。2.预防为主原则强化法律风险防范意识，注重事前预防、事中控制，将法律风险防范贯穿于公司经营管理的全过程。3.专业高效原则充分发挥法律专业人员的专业优势，运用科学合理的工作流程和方法，高效处理各类法律事务，提高工作质量和效率。4.保密原则对涉及公司商业秘密、法律事务相关信息等予以严格保密，防止信息泄露给公司造成不利影响。二、法律事务工作机构及职责（一）法律事务管理部门公司设立法律事务管理部门，作为公司法律事务的归口管理部门，负责统筹协调公司法律事务工作。其主要职责包括：1.制定和完善公司法律事务工作规范制度、流程和标准，并组织实施和监督执行。2.参与公司重大经营决策，提供法律意见和建议，对决策事项的合法性进行审查。3.起草、审核公司各类合同、协议及其他法律文件，确保其合法合规、权利义务明确。4.处理公司日常法律事务，包括但不限于法律咨询、法律纠纷处理、诉讼与仲裁代理等。5.开展法律培训与宣传工作，提高公司员工的法律意识和法律素养。6.建立和维护公司法律事务档案，妥善保管相关文件资料。7.跟踪研究国家法律法规、政策变化，及时为公司提供法律风险预警和应对建议。（二）外聘律师根据公司法律事务处理需要，可外聘律师作为公司的法律顾问。外聘律师的主要职责包括：1.为公司提供专项或综合性法律咨询服务，解答法律问题，出具法律意见书。2.协助起草、审核、修改公司重要合同、协议及其他法律文件。3.参与公司重大项目谈判，提供法律支持，防范谈判过程中的法律风险。4.代理公司参与诉讼、仲裁等法律纠纷处理活动，维护公司合法权益。5.根据公司要求，就特定法律问题进行专项研究，并出具研究报告。（三）公司各部门职责公司各部门在各自职责范围内，负责本部门法律事务的具体处理，并配合法律事务管理部门做好相关工作。主要职责包括：1.严格遵守国家法律法规及公司各项规章制度，依法开展业务活动，避免因自身原因引发法律风险。2.在业务开展过程中，涉及重大决策、合同签订、项目运作等事项时，及时与法律事务管理部门沟通，主动寻求法律支持和指导。3.协助法律事务管理部门收集、整理与本部门业务相关的法律文件、资料和证据等。4.配合法律事务管理部门处理涉及本部门的法律纠纷和诉讼、仲裁案件，提供必要的信息和协助。三、法律事务工作流程（一）法律咨询1.公司员工在工作中遇到法律问题，可向所在部门负责人提出法律咨询需求，部门负责人应及时与法律事务管理部门沟通协调。2.法律事务管理部门接到法律咨询请求后，应详细了解问题背景和具体情况，进行法律分析和研究。3.根据咨询问题的性质和复杂程度，法律事务管理部门可自行解答或组织相关人员进行讨论后解答。对于重大、复杂的法律咨询问题，必要时可咨询外聘律师或组织专家论证。4.法律咨询解答意见应以书面或口头形式及时反馈给咨询人，并做好记录存档。（二）合同及法律文件审核1.合同及法律文件起草（1）公司各部门负责起草涉及本部门业务的合同及法律文件初稿。起草过程中应遵循法律法规规定和公司业务实际情况，明确双方权利义务，确保条款完整、准确、合法。（2）合同及法律文件初稿完成后，起草部门应将其提交至本部门负责人进行初步审核，重点审核文件内容是否符合本部门业务要求和公司利益。2.送审（1）经本部门负责人初步审核通过的合同及法律文件，由起草部门将纸质版和电子版一并提交至法律事务管理部门进行审核。（2）送审时，起草部门应填写《合同及法律文件送审表》，详细说明文件的基本情况、起草背景、主要内容以及需要重点关注的法律问题等。3.审核（1）法律事务管理部门收到送审文件后，应安排专人进行审核。审核人员应依据法律法规、公司规章制度以及合同及法律文件审核要点，对文件进行全面细致的审查。（2）审核过程中，审核人员可与起草部门沟通了解相关情况，如有必要，可要求起草部门补充或修改相关内容。对于重大、复杂的合同及法律文件，审核人员可组织相关部门和人员进行会审。（3）审核人员应在规定时间内完成审核工作，并出具《合同及法律文件审核意见书》，明确指出文件存在的法律问题、修改意见及建议。4.修改与反馈（1）起草部门根据法律事务管理部门出具的审核意见书，对合同及法律文件进行修改完善。修改完成后，再次提交法律事务管理部门进行复核。（2）法律事务管理部门复核通过后，合同及法律文件方可按照公司规定的流程进行签署和盖章。（三）重大经营决策法律审查1.决策事项提出公司各部门在涉及重大经营决策事项时，应提前向公司管理层提出，并提交相关资料，包括决策事项的背景、目的、主要内容、可行性分析报告等。2.法律审查启动公司管理层决定对重大经营决策事项进行法律审查后，通知法律事务管理部门介入。法律事务管理部门应及时组建审查小组，明确审查人员职责分工。3.审查工作开展审查小组通过查阅资料、实地调研、咨询相关部门和人员等方式，对决策事项进行全面审查。重点审查决策事项的合法性、合规性、风险可控性以及对公司权益的影响等方面。4.出具法律审查意见审查工作完成后，法律事务管理部门应在规定时间内出具《重大经营决策法律审查意见书》，对决策事项的法律风险进行评估，并提出法律建议和防范措施。5.决策参考公司管理层在做出重大经营决策时，应充分考虑法律事务管理部门出具的法律审查意见，确保决策合法合规，降低法律风险。（四）法律纠纷处理1.纠纷发生与报告公司员工发现涉及公司的法律纠纷后，应立即向所在部门负责人报告。部门负责人接到报告后，应及时向法律事务管理部门通报纠纷的基本情况，包括纠纷的起因、经过、涉及的金额、对方当事人等信息。2.纠纷评估法律事务管理部门接到报告后，应对纠纷进行初步评估，判断纠纷的性质、可能的法律后果以及解决纠纷的难度和成本等。根据评估结果，制定相应的纠纷处理方案。3.处理方案制定（1）对于一般性法律纠纷，法律事务管理部门可自行组织相关人员进行研究讨论，制定具体的处理措施，如与对方协商沟通、发送律师函等。（2）对于重大、复杂的法律纠纷，法律事务管理部门应及时会同外聘律师进行深入分析研究，制定详细的纠纷处理方案，明确处理目标、策略、步骤以及责任分工等。4.纠纷处理实施（1）根据确定的纠纷处理方案实施处理措施。在处理过程中，相关人员应密切配合，及时收集、整理与纠纷相关的证据材料，做好沟通协调工作。（2）对于需要通过诉讼或仲裁解决的法律纠纷，法律事务管理部门应按照法律程序，及时委托外聘律师代理诉讼或仲裁活动。在诉讼或仲裁过程中，应积极配合律师工作，提供必要的支持和协助。5.纠纷处理结果跟踪与反馈（1）法律事务管理部门应密切跟踪法律纠纷处理进展情况，及时掌握案件动态，根据实际情况调整处理策略。（2）纠纷处理结束后，法律事务管理部门应及时总结经验教训，向公司管理层提交纠纷处理结果报告，并对处理过程中发现的问题提出改进建议，完善公司相关管理制度和业务流程，防止类似纠纷再次发生。四、法律培训与宣传（一）法律培训1.培训计划制定法律事务管理部门应根据公司实际情况和员工法律需求，制定年度法律培训计划。培训计划应明确培训目标、培训内容、培训对象、培训时间、培训方式等。2.培训内容培训内容包括但不限于国家法律法规、公司规章制度、合同管理、知识产权保护、劳动法律事务、诉讼与仲裁实务等方面。培训内容应注重实用性和针对性，结合公司实际案例进行讲解分析。3.培训方式培训方式可采用内部培训、外部培训、线上培训、专题讲座、案例研讨等多种形式。内部培训由公司法律专业人员担任讲师，外部培训可邀请法律专家、学者或资深律师进行授课。线上培训可利用网络学习平台，提供丰富的法律课程资源供员工自主学习。4.培训组织与实施法律事务管理部门负责培训计划的组织实施，提前通知培训对象，准备培训资料，确保培训顺利进行。培训过程中，应注重与学员的互动交流，及时解答学员提出的问题，提高培训效果。5.培训效果评估培训结束后，法律事务管理部门应对培训效果进行评估。评估方式可包括考试、撰写心得体会、实际工作应用情况反馈等。通过评估，了解学员对培训内容的掌握程度和实际应用能力，总结经验教训，为改进后续培训工作提供参考。（二）法律宣传1.宣传内容法律宣传内容主要包括国家新出台的法律法规、政策解读、公司法律事务工作动态、典型法律案例分析等。宣传内容应紧密结合公司实际，具有较强的针对性和指导性。2.宣传方式法律宣传可通过公司内部刊物、宣传栏、OA系统、微信群、公众号等多种渠道进行。定期发布法律宣传资料和信息，营造良好的公司法治文化氛围。3.宣传活动组织法律事务管理部门应定期组织开展法律宣传活动，如法律知识竞赛、法治文化活动等，提高员工参与度，增强员工的法律意识和法治观念。五、法律事务档案管理（一）档案范围法律事务档案包括但不限于法律咨询记录、合同及法律文件审核资料、重大经营决策法律审查文件、法律纠纷处理过程中的各类文件资料（如起诉状、答辩状、证据材料、判决书、裁定书等）、法律培训与宣传资料等。（二）档案收集与整理1.各部门在法律事务处理过程中形成的文件资料，应按照规定及时整理归档，并移交法律事务管理部门。2.法律事务管理部门指定专人负责档案的收集工作，对收集到的文件资料进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管与查阅1.法律事务管理部门应建立专门的法律事务档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案安全存放。2.档案管理人员应按照档案管理制度，对档案进行妥善保管，定期对档案进行检查、核对，防止档案损坏、丢失或泄密。3.公司内部人员因工作需要查阅法律事务档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人和法律事务管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。4.因特殊情况需要外借档案的，必须经法律事务管理部门负责人批准，并办理相关借阅手续。借阅期限届满后，借阅人应及时归还档案。（四）档案销毁1.对于已超过