煤矿区办公室制度规范

PAGE煤矿区办公室制度规范一、总则（一）目的为加强煤矿区办公室管理，提高工作效率，确保各项工作有序开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本煤矿区实际情况，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于煤矿区办公室全体工作人员，包括管理人员、办事员及其他相关岗位人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保各项工作合法合规。2.高效务实原则：以提高工作效率为核心，注重实际效果，务实开展各项工作。3.分工协作原则：明确各岗位职责，加强分工协作，形成工作合力。4.服务至上原则：以服务煤矿区整体工作为宗旨，为各部门及员工提供优质高效的服务。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责办公室日常管理工作，制定工作计划并组织实施。2.协调办公室与其他部门之间的工作关系，确保信息畅通。3.审核办公室各类文件、报告等，保证文件质量。4.负责办公室人员的工作安排、考核及培训等。5.参与煤矿区重要会议的组织和安排，做好会议记录及相关文件起草工作。6.完成煤矿区领导交办的其他临时性工作任务。（二）文书档案管理岗位职责1.负责文件的收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件流转及时、准确。2.按照档案管理规定，做好档案的收集、整理、分类、保管及查阅利用工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和安全性。4.协助办公室主任做好文件起草、审核等文字处理工作。5.负责办公室印章的保管和使用，严格按照印章管理制度执行。（三）行政管理岗位职责1.负责办公用品的采购、发放及管理，合理控制办公用品费用。2.做好办公设备的日常维护、保养及报修工作，确保设备正常运行。3.负责办公区域的环境卫生管理，定期组织清洁打扫。4.安排和协调会议室的使用，做好会议服务工作。5.负责煤矿区车辆的调度、管理及驾驶员的日常管理，确保车辆安全、高效运行。（四）信息宣传岗位职责1.制定煤矿区信息宣传工作计划，组织开展信息收集、编写及发布工作。2.负责煤矿区内部刊物的编辑、出版及发放工作。3.加强与外部媒体的沟通与合作，做好煤矿区对外宣传工作，提升企业形象。4.及时收集、整理员工的意见和建议，反馈给相关部门并跟踪处理结果。5.负责煤矿区网站、微信公众号等新媒体平台的运营和维护。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件收文办公室专人负责接收外部文件，进行登记，注明文件来源、文号、标题、份数、日期等信息。对收文进行初步审核，根据文件内容和性质确定传阅范围和处理方式。将文件及时呈送办公室主任批阅，办公室主任根据文件要求做出批示。2.文件传阅按照办公室主任批示，将文件依次传阅给相关领导和部门负责人。传阅过程中，传阅人需在文件传阅单上签字，注明传阅时间，确保文件流转有序。对紧急文件，应优先处理，及时反馈传阅情况。3.文件办理相关部门或人员根据文件批示要求，负责具体办理工作，并在规定时间内将办理结果反馈给办公室。办公室对办理情况进行跟踪和督促，确保文件得到有效落实。4.文件归档文件办理完毕后，由文书档案管理人员按照档案管理规定进行整理、分类、编号，归入相应档案类别。定期将归档文件移交档案室妥善保管，便于查阅和利用。（二）会议管理流程1.会议筹备根据煤矿区工作安排和领导要求，确定会议主题、时间、地点、参会人员等。办公室负责起草会议通知，明确会议议程、要求等事项，并提前发送给参会人员。准备会议所需的文件、资料、设备等，布置会议场地。2.会议组织提前到达会议现场，做好签到、引导等服务工作。按照会议议程组织会议，做好会议记录，记录会议讨论内容、决议事项等。维持会议秩序，确保会议顺利进行。3.会议纪要会议结束后，及时整理会议记录，起草会议纪要。会议纪要经办公室主任审核后，发送给参会人员及相关部门，作为工作落实的依据。4.会议跟踪对会议决议事项进行跟踪，及时了解执行情况，向办公室主任汇报。督促相关部门按时完成会议决议事项，确保会议精神得到有效贯彻。（三）办公用品管理流程1.需求申报各部门根据工作需要，定期填写办公用品需求申请表，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息。将申请表提交给行政管理岗位人员。2.采购审批行政管理岗位人员对各部门申报的办公用品需求进行汇总和审核。根据库存情况和实际需求，编制办公用品采购计划，报办公室主任审批。3.采购实施根据审批后的采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购过程中，严格按照采购流程进行操作，确保采购物品的质量和价格合理。4.物品发放办公用品采购到货后，行政管理岗位人员进行验收，核对物品的名称、规格、数量等与采购计划一致。将验收合格的办公用品按照各部门需求进行发放，并做好发放记录。5.库存管理定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。根据库存情况和使用频率，合理调整采购计划，避免积压和浪费。四、工作纪律（一）考勤制度1.员工应严格遵守煤矿区规定的工作时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.如需请假，应提前按照规定填写请假申请表，注明请假原因、时间等，经批准后方可离岗。请假审批权限按照煤矿区相关规定执行。3.办公室负责对员工考勤情况进行记录和统计，每月公布考勤结果。对迟到、早退、旷工等违反考勤制度的行为，按照煤矿区奖惩规定进行处理。（二）工作纪律1.员工应遵守煤矿区各项规章制度，认真履行岗位职责，不得擅自离岗、串岗。2.工作时间内，应保持良好的工作状态，专注工作，不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频等。3.严格遵守保密制度，不得泄露煤矿区商业秘密、技术秘密及其他敏感信息。4.同事之间应团结协作，相互尊重，不得争吵、打架等，维护良好的工作氛围。（三）廉洁自律规定1.员工应廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利，严禁接受供应商或其他相关方的贿赂、回扣等不正当利益。2.在办公用品采购、设备维修、项目招标等工作中，应严格按照规定程序进行，确保公平、公正、公开，不得营私舞弊。3.加强自身廉洁自律意识，自觉抵制各种腐败行为，维护煤矿区良好形象。五、保密制度（一）保密范围1.煤矿区的地质资料、开采技术、通风安全等技术秘密。2.煤矿区的财务数据、经营策略、客户信息等商业秘密。3.煤矿区尚未公开的规划、决策等重要信息。4.其他涉及煤矿区安全、稳定及利益的敏感信息。(二)保密措施1.加强对员工的保密教育，提高保密意识，签订保密协议。2.对涉及保密信息的文件、资料等进行严格管理，标明密级，限定传阅范围。3.办公区域设置专门的保密文件柜，存放保密文件，钥匙由专人保管。4.计算机等办公设备存储保密信息的，应设置加密措施，防止信息泄露。5.严禁在非保密场所谈论、传播保密信息，因工作需要使用保密信息的，应严格履行审批手续。（三）保密监督与检查1.办公室定期对保密制度执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反保密制度的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理，情节严重的依法追究法律责任。六、培训与发展（一）培训计划1.根据煤矿区发展需求和员工岗位技能状况，制定年度培训计划，明确培训目标、内容、方式、时间等。2.培训计划涵盖业务知识、操作技能、安全意识、法律法规等方面，以提升员工综合素质。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展各类培训活动，可采用内部培训、外部培训、在线学习、实地操作等多种方式。2.培训过程中，做好培训记录，包括培训内容、培训时间、培训人员等信息。3.鼓励员工积极参与培训，对培训表现优秀的员工给予表彰和奖励。（三）员工发展1.建立员工职业发展通道，为