行政采购制度管理规范

PAGE行政采购制度管理规范一、总则（一）目的为加强公司行政采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有行政采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、劳保用品、维修材料、印刷品等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督，确保公平竞争。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算、用途等信息，并由部门负责人签字确认。2.提交采购申请：将采购申请表提交至行政部门。（二）采购审批1.行政部门初审：行政部门对采购申请进行初审，核实申请信息的完整性和准确性，判断采购需求是否合理。2.财务部门审核：财务部门根据公司预算情况，对采购申请的预算进行审核，确保采购费用在预算范围内。3.领导审批：根据采购金额大小，分别提交至相应领导审批。采购金额较小的，由行政部门负责人审批；采购金额较大的，需经公司分管领导或总经理审批。（三）采购实施1.采购方式选择：根据采购物品或服务的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争激烈的项目。通过发布招标公告，邀请潜在供应商投标，按照评标标准确定中标供应商。询价采购：适用于采购物品规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。向多家供应商发出询价函，比较各供应商的报价，选择报价合理的供应商。竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商进行协商，确定采购价格和条款。2.供应商选择：建立供应商库：行政部门负责建立和维护公司供应商库，收录各类供应商信息，包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等。供应商筛选：根据采购需求，从供应商库中筛选出符合要求的潜在供应商，并向其发出采购邀请。对于新的供应商，需进行资质审查和实地考察，确保其具备良好的信誉和供应能力。确定供应商：综合考虑供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，通过比较和评估，确定最终的供应商。3.签订采购合同：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，双方应严格履行合同约定。（四）采购验收1.验收准备：采购物品到货前，行政部门通知需求部门和相关人员做好验收准备工作，明确验收标准和方法。2.验收实施：采购物品到货后，由需求部门和相关人员按照验收标准进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、质量、外观等方面。对于重要设备或物资，可邀请专业技术人员参与验收。3.验收报告：验收合格后，验收人员填写验收报告，注明验收情况，并签字确认。验收报告作为付款和入库的依据。如验收不合格，应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（五）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，注明采购项目名称、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并附上采购合同、验收报告等相关凭证。2.付款审批：付款申请表经行政部门负责人、财务部门审核后，提交至相应领导审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款。三、采购预算管理（一）预算编制1.年度采购预算编制：行政部门每年年底根据公司下一年度的工作计划和业务需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并经财务部门审核和公司领导审批后执行。2.预算调整：在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应填写预算调整申请表，详细说明调整原因和调整金额，经行政部门、财务部门审核后，提交至相应领导审批。预算调整应遵循严格的审批程序，确保预算的严肃性。（二）预算执行与监控1.预算执行：采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，确保采购费用控制在预算范围内。对于超预算采购项目，必须事先经过预算调整审批程序。2.预算监控：财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并向相关部门反馈。行政部门应配合财务部门做好预算监控工作，加强对采购活动的管理和监督。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断、市场供应短缺等风险。2.质量风险：采购物品或服务不符合质量标准，影响公司正常运营。3.合同风险：合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等风险。4.人员风险：采购人员违规操作、贪污受贿等风险。（二）风险评估1.风险发生的可能性评估：根据历史数据、市场情况、供应商状况等因素，对各类风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：评估风险发生后对公司造成的影响程度，包括对公司运营、财务状况、声誉等方面的影响，分为重大、较大、一般三个等级。3.风险矩阵确定：根据风险发生的可能性和影响程度，绘制风险矩阵，确定各类风险的风险等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.风险规避：对于风险等级较高且无法有效控制的风险，采取风险规避措施，如放弃采购项目、更换采购方式等。2.风险降低：对于风险等级中等的风险，通过加强供应商管理、完善合同条款、加强采购过程监控等措施，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于部分风险，可通过购买保险、要求供应商提供担保等方式，将风险转移给第三方。4.风险接受：对于风险等级较低且对公司影响较小的风险，可采取风险接受措施，在风险发生时及时采取应对措施，降低损失。五、采购监督与审计（一）内部监督1.行政部门监督：行政部门负责对采购活动进行日常监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的履行情况等，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。2.财务部门监督：财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，审核采购付款申请，确保采购费用的合理性和合规性。3.内部审计监督：公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购成本的控制情况等，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）外部审计1.定期接受外部审计：公司应定期接受外部审计机构的审计，配合审计机构对采购活动进行全面审查，确保采购活动符合法律法规和相关政策要求。2.整改落实外部审计意见：对于外部审计机构提出的审计意见和建议，公司应认真对待，及时整改落实，并将整改情况反馈给外部审计机构。六、采购档案管理（一）档案收集采购活动结束后，采购部门应及时收集整理采购过程中形成的各类文件和资料，包括采购申请表、采购审批文件、采购合同、验收报告、付款凭证等，确保档案资料的完整性。（二）档案整理与归档采购部门按照档案管理的要求，对收集到的档案资料进行分类整理，编制档案目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。整理后的档案资料应及时归档，存放在专门的档案柜中，便于查阅和保管。（三）档案保管与查阅1.档案保管：档案管理人员应妥善保管采购档案，确保档案的安全和完整。定期对档