机关单位发文规范制度

PAGE机关单位发文规范制度一、总则（一）目的为进一步加强机关单位发文管理，确保文件质量，提高工作效率，促进各项工作规范化、制度化、科学化，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位内部制发的各类公文，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函等。（三）基本原则1.合法性原则：发文必须符合国家法律法规和党的路线方针政策，不得与上级规定相抵触。2.准确性原则：文件内容应准确无误，表述清晰，逻辑严谨，避免歧义。3.时效性原则：根据工作需要及时发文，确保信息传递及时、有效，不得拖延误事。4.精简高效原则：严格控制发文数量和篇幅，提高文件质量，减少不必要的发文环节，提高工作效率。5.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保文件在起草、印制、传递、保管、销毁等环节的安全保密。二、发文主体与职责（一）发文主体机关单位各部门、各内设机构为发文主体，负责本部门职责范围内公文的起草、审核、呈批、印发等工作。（二）职责分工1.起草部门负责公文的起草工作，确保文件内容符合工作实际和政策要求，语言表达准确、规范、简洁。对涉及多个部门的事项，应主动与相关部门沟通协调，共同研究起草文件。2.审核部门负责对起草部门提交的公文进行审核，重点审核文件内容的合法性、准确性、完整性、规范性等。对审核中发现的问题，应及时与起草部门沟通，提出修改意见，确保文件质量。3.呈批领导负责对审核后的公文进行审批，签署审批意见。根据文件内容和工作需要，做出同意发文、修改后发文、不同意发文等决定。4.印发部门负责按照领导审批意见，对公文进行编号、排版、印制、分发等工作。确保文件格式规范、印刷清晰、分发及时准确。三、发文流程（一）起草1.明确发文目的和主题：根据工作需要，确定发文的目的、主题和主要内容，确保文件针对性强。2.收集相关资料：起草人员应广泛收集与发文主题相关的政策法规、工作经验、数据信息等资料，为文件起草提供依据。3.拟定提纲：根据发文主题和内容，拟定文件提纲，明确文件的结构框架和层次要点。4.撰写正文：按照提纲进行正文撰写，语言表达要准确、规范、简洁，条理清晰，逻辑严密。内容应观点明确，论据充分，措施具体，具有可操作性。（二）审核1.初审：起草部门完成公文初稿后，应首先进行内部初审，重点审核文件内容是否符合工作实际、语言表达是否准确规范、格式是否符合要求等。初审合格后，将文件提交审核部门。2.审核：审核部门收到起草部门提交的公文后，应按照审核要点进行全面审核。审核要点包括：合法性：文件内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策。准确性：文件表述是否准确无误，数据是否真实可靠。完整性：文件内容是否完整，是否涵盖了应涉及的事项。规范性：文件格式、字体、字号、排版等是否符合机关单位公文格式规范要求。协调性：文件内容与其他相关文件是否协调一致，避免出现矛盾或重复。审核部门对审核中发现的问题，应及时与起草部门沟通，提出修改意见，起草部门应根据审核意见进行修改完善。（三）呈批1.送审：审核通过后的公文，由起草部门填写《发文呈批表》，连同文件一并送呈批领导审批。2.审批：呈批领导应认真审阅文件内容，根据文件性质和工作需要，签署审批意见。审批意见一般包括同意发文、修改后发文、不同意发文等。对于重要文件或涉及面广的文件，应经主要领导或领导班子集体研究决定。（四）印发1.编号：印发部门根据领导审批意见，对同意发文的文件进行编号。编号应按照机关单位公文编号规则进行，确保文件编号的唯一性和规范性。2.排版：按照机关单位公文格式规范要求，对文件进行排版。排版应做到页面布局合理、字体字号规范、行距适中、段落清晰，确保文件美观大方。3.印制：采用符合质量要求的印刷设备和纸张进行文件印制。印制过程中应严格把关，确保文件印刷清晰、字迹工整、无错漏页等问题。4.分发：文件印制完成后，印发部门应及时将文件分发到主送单位、抄送单位等。分发应做到准确无误，确保文件及时送达相关单位和人员手中。同时，应做好文件分发记录，以便查询和统计。四、发文格式（一）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）纸张。（二）页面设置1.页边距：上、下页边距各为2.54cm，左、右页边距各为3.17cm。2.页眉页脚：页眉距边界2.8cm，页脚距边界2.6cm。（三）字体字号1.标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。3.正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章：加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖签发人签名章的公文：单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（四）页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。五、发文语言规范（一）准确性1.用词准确：使用规范、准确的词汇，避免使用模糊、歧义、生僻的词汇。例如，“必须”“应当”“可以”等词汇要根据语境准确使用，表达明确的要求或允许。2.数据准确：涉及的数据要真实可靠，引用的数据要有出处，计算要准确无误。（二）简洁性1.语言简洁：避免冗长、繁琐的表述，能用简短语句表达清楚的，尽量不用复杂句式。例如，“经研究决定”可简化为“经研究”。2.内容精炼：去除无关紧要的内容，突出重点，使文件主题明确，中心突出。（三）规范性1.语法规范：符合现代汉语语法规则，句子成分完整，搭配合理，避免出现病句。2.标点规范：正确使用标点符号，标点符号的位置和用法要符合国家标准。（四）庄重性1.语言风格庄重：使用正式、严肃的语言风格，避免使用口语化、随意性的表述。例如，“据悉”“兹有”等词汇体现庄重性。2.称谓规范：对单位、人员的称谓要规范统一，避免使用不恰当或不尊重的称呼。六、发文保密管理（一）保密制度1.建立健全发文保密制度，明确文件起草、审核、印制、传递、保管、销毁等环节的保密要求和责任。2.对涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密等重要文件，要严格按照保密规定进行管理。（二）保密措施1.起草环节：起草人员要严格遵守保密规定，对涉及保密内容的文件，不得在非保密场所起草，不得向无关人员透露文件内容。2.审核环节：审核人员要对文件保密内容进行严格审核，确保文件在审核过程中不发生泄密问题。3.印制环节：文件印制要在保密场所进行，严格控制印制份数，对印制过程中产生的废页、废纸等要及时销毁。4.传递环节：文件传递要通过机要渠道或专人传递，严禁通过普通邮寄、电子邮件等非保密方式传递涉及保密内容的文件。5.保管环节：文件要存放在保密文件柜中，由专人负责保管，严格限制查阅范围，查阅文件要履行审批手续。6.销毁环节：对过期、作废等需要销毁的文件，要按照保密规定进行销毁，销毁过程要有专人监督，确保文件彻底销毁，不留痕迹。七、发文归档与查询（一）归档1.印发部门应及时将发文原稿、正文、附件、发文呈批表等相关材料进行整理归档。2.归档文件应按