档案管理存用制度规范

PAGE档案管理存用制度规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。2.真实性原则档案应如实反映本公司/组织各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案应全面涵盖本公司/组织各项活动的各个方面，保证档案的完整性和系统性。4.保密性原则对涉及公司/组织机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应遵循便于利用的原则，建立科学合理的档案管理体系，提高档案利用效率。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置本公司/组织设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理工作的具体实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度。2.制定和完善本公司/组织档案管理的各项规章制度和业务流程。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。4.对档案进行科学保管，确保档案的安全，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作。5.开展档案的鉴定工作，定期对档案进行价值鉴定，确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案提出销毁意见。6.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。7.为公司/组织各部门及员工提供档案查阅、借阅等利用服务，做好档案利用登记工作。8.参与公司/组织重大活动、重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整收集和有效整理。9.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。10.负责与上级主管部门、档案行政管理部门等相关单位的沟通协调，及时报送档案管理工作情况。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类档案包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、行政事务档案等。2.业务经营类档案涵盖市场营销、客户资料、合同协议、项目文档、产品研发、生产管理、质量控制等方面的档案。3.基本建设类档案涉及公司/组织的基建项目、技术改造、设备采购等项目的立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等全过程的档案资料。4.科研类档案包括科研项目的申报、研究、实验、成果鉴定等环节形成的档案。5.会计档案按照国家有关会计档案管理的规定，收集整理本公司/组织的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计档案。6.电子档案对公司/组织在信息化建设过程中形成的电子文件、数据库、电子报表等电子档案进行收集和管理。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围，及时、准确地收集本部门形成的各类档案，并定期移交档案管理部门。2.对于重要活动、重大项目形成的档案，相关部门应在活动结束或项目完成后[X]个工作日内，将档案资料整理齐全后移交档案管理部门。3.档案收集过程中，应确保档案资料的完整性和准确性，对不符合要求的档案应及时补充或修正。4.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，督促各部门做好档案收集工作。（三）档案整理方法1.分类按照档案的形成领域、时间、来源等因素，将档案分为不同的类别，如行政管理类、业务经营类、基本建设类、科研类、会计档案类、电子档案类等。每个大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用统一的编号规则。编号可采用数字编码、字母编码或数字与字母相结合的方式。3.编目编制档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、日期、保管期限、密级等项目。档案目录应一式多份，一份留存档案管理部门，一份供内部查阅使用，一份作为档案移交时的必备材料。4.装订对纸质档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，破损的档案应进行修补。5.装盒将装订好的档案装入档案盒，档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。每个档案盒内的档案数量应适中，便于查找和管理。四、档案的保管（一）档案保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等，确保档案保管环境符合要求。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案保管方式1.纸质档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份，并定期进行数据维护和更新。3.对重要的档案应进行异地备份，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本公司/组织的重要历史文件、规章制度、财务审计报告、人事任免文件、重大项目档案等。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的业务文件、合同协议、项目文档等。4.短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括临时性的文件、资料等。5.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和本公司/组织的实际情况，由档案管理部门会同相关部门进行鉴定后确定。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育，提高档案管理人员的安全意识。2.档案库房应安装门禁系统、监控系统等安全设施，确保档案库房的安全。3.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。4.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。5.对档案的借阅、归还等环节进行严格登记，防止档案丢失或损坏。五、档案的利用（一）档案利用范围1.本公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因履行法定职责或合作需要查阅本公司/组织相关档案，但必须按照规定办理审批手续。（二）档案利用方式1.查阅本公司/组织内部人员查阅档案，可直接到档案管理部门办理查阅手续。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。档案管理人员应根据查阅登记表提供相应的档案，并在现场进行监督。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、预计归还日期等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员应根据借阅申请表提供相应的档案，并与借阅人签订借阅协议，明确双方的权利和义务。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制因工作需要复制档案的，应填写复制申请表，注明复制日期、复制人姓名、复制内容、用途等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应根据复制申请表进行复制，并在复制件上加盖档案管理部门印章。复制件应与原件核对无误后，方可提供给申请人使用。（三）档案利用审批1.本公司/组织内部人员查阅、借阅档案，由所在部门负责人审批。2.外部单位查阅、借阅本公司/组织档案，应经本公司/组织分管领导审批，并按照国家有关规定办理相关手续。3.涉及公司/组织机密、商业秘密等敏感信息的档案，其利用审批应严格按照公司/组织的保密制度执行，必要时需经公司/组织主要领导审批。（四）档案利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.档案利用登记内容应包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用内容、利用方式、审批情况、归还日期等信息。3.档案利用登记应及时、准确、完整，档案管理人员应定期对登记情况进行统计和分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据国家有关规定和本公司/组织的实际情况，对档案进行全面审查和评估。3.档案鉴定的主要内容包括档案的内容、来源、时间、形式等方面，判断档案是否具有保存价值。4.档案鉴定小组应形成鉴定意见，填写档案鉴定表，注明档案的编号（或题名）、保管期限、鉴定意见等信息。鉴定意见应经鉴定小组全体成员签字确认。（二）档案销毁1.对失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，档案管理部门应编制档案销毁清册，注明档案的编号（或题名）、保管期限、数量等信息。档案销毁清册应一式多份，一份留存档案管理部门，一份作为审批依据，一份作为销毁凭证。3.档案销毁清册应报经本公司/组织分管领导审批后，方可进行销毁。4.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门会同相关部门共同实施。销毁过程中应