提名签字制度规范要求

PAGE提名签字制度规范要求一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织内部提名签字流程，确保各项事务的处理符合法律法规及行业标准，明确责任主体，提高工作效率，保障公司/组织的正常运营和健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有涉及提名签字的工作场景，包括但不限于文件审批、项目申报、合同签订、人事任免等各类需要授权签字的事项。（三）基本原则1.依法合规原则：提名签字行为必须严格遵守国家法律法规、行业规范以及公司/组织内部的规章制度。2.权责明确原则：明确各层级人员在提名签字过程中的职责和权限，确保签字行为与职责相匹配。3.审慎负责原则：签字人员应认真审查相关事项，对签字内容的真实性、准确性、完整性负责，审慎行使签字权。4.高效便捷原则：在确保合规的前提下，优化提名签字流程，提高工作效率，避免不必要的延误。二、提名签字的主体与权限（一）公司/组织高层管理人员1.董事长董事长是公司/组织的法定代表人，全面负责公司/组织的重大决策和战略规划。董事长有权签署涉及公司/组织整体发展、重大投资、重要合作协议等具有重大影响的文件和事项。在人事任免方面，董事长对公司/组织高级管理人员的提名和任命具有最终决定权，并签署相关文件。2.总经理总经理负责公司/组织的日常运营管理工作，执行董事会的决策。总经理有权签署公司/组织日常经营活动中的重要文件，如年度经营计划、预算报告、重要业务合同等，但需遵循公司/组织的决策程序和审批权限规定。在人事管理方面，总经理对公司/组织中层管理人员的提名和任免具有建议权，经董事长批准后签署相关文件。（二）部门负责人1.职责范围各部门负责人负责本部门的业务管理和团队建设，对本部门的工作质量和效率负责。部门负责人有权根据本部门的工作需要，提名本部门内部的岗位调整、人员晋升、奖励推荐等事项，并签署相关内部文件。2.签字权限部门负责人签署的文件主要限于本部门业务范围内的事项，如部门工作计划、工作总结、内部流程优化方案等。对于涉及跨部门合作、资源调配、重大业务决策等事项，需按照公司/组织的规定提交上级审批后，由相应层级的管理人员签字。（三）项目负责人1.项目职责项目负责人负责具体项目的策划、组织实施、进度控制和质量保证等工作。在项目执行过程中，项目负责人有权提名项目团队成员、确定项目分工，并根据项目实际情况提出资源需求和调整建议。2.签字权限项目负责人签署与项目直接相关的文件，如项目立项报告、项目预算、项目进度报告、项目验收报告等。对于涉及项目资金使用、合同签订等重要事项，但超出项目负责人签字权限的，需按照公司/组织的财务和合同管理规定，提交上级审批后由相应人员签字。（四）其他人员1.根据工作需要，公司/组织可能会指定其他特定人员在某些特定事项上具有提名签字权，但这些人员的签字权限应在公司/组织的相关规定中明确界定，并严格按照规定执行。2.例如，财务部门的会计人员在办理特定财务手续时，需按照财务制度规定，在授权范围内签署相关财务文件；法务人员在审核法律文件时，根据法律专业判断签署意见等，但最终的决策和签字仍需符合公司/组织的整体管理要求和审批流程。三、提名签字流程（一）事项发起1.任何需要提名签字的事项，应由发起人按照公司/组织规定的格式和要求填写相关申请表或起草文件初稿。2.申请表或文件初稿应详细说明事项的背景、内容、涉及范围、预计影响等信息，并明确提名签字的层级和权限要求。3.发起人应确保所提供的信息真实、准确、完整，如有虚假信息，将承担相应的法律责任。（二）部门初审1.事项发起人所在部门对提交的申请或文件进行初审。2.初审内容包括事项的合规性、必要性、可行性等方面的审查，确保事项符合公司/组织的战略规划、业务流程和相关政策法规要求。3.部门初审通过后，由部门负责人在申请表或文件上签署初审意见，并注明日期。（三）流转审批1.根据事项的性质和签字权限要求，申请表或文件按照规定的流程流转至相应层级的管理人员进行审批。2.审批人员应认真审查申请事项，对不符合要求的事项应及时提出修改意见或不予批准，并说明理由。3.在审批过程中，如涉及多个部门或需要征求其他相关部门意见的，应按照公司/组织的沟通协调机制进行沟通协商，确保各部门意见得到充分考虑。4.审批通过后，审批人员在申请表或文件上签署同意意见，并注明日期。（四）签字确认1.经审批通过的事项，由最终有权签字人在相关文件上签字确认。2.签字人应仔细核对文件内容，确保签字内容与审批意见一致。3.签字完成后，签字人应妥善保存签字文件，并按照公司/组织的档案管理规定进行归档。（五）特殊情况处理1.如遇紧急情况或特殊事项，需要简化或调整提名签字流程的，应按照公司/组织的应急管理规定，由相关负责人批准后实施，并做好记录。2.对于涉及重大风险或可能对公司/组织造成较大影响的事项，在签字前应进行专项风险评估，并根据评估结果采取相应的风险应对措施。四、提名签字的文件管理（一）文件分类1.根据提名签字事项的性质和用途，将相关文件分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等类别。2.行政文件主要包括公司/组织的规章制度、会议纪要、工作报告等；业务文件涵盖项目文件、合同协议、业务报表等；财务文件包括预算报告、财务报表、资金审批文件等；人事文件涉及人员招聘、任免、考核、培训记录等。（二）文件编号1.为便于文件的识别、检索和管理，对各类提名签字文件进行统一编号。2.文件编号应遵循一定的编码规则，体现文件类别、年份、顺序号等信息，确保编号的唯一性和系统性。3.例如，行政文件编号格式为：XZYYYYZZ，其中XZ代表行政文件类别，YYYY表示年份，ZZ为顺序号；业务文件编号格式为：YWYYYYZZ，以此类推。（三）文件归档1.提名签字文件完成签字确认后，应及时按照文件分类和编号进行归档。2.归档工作由公司/组织的档案管理部门负责，确保文件的完整性和准确性。3.档案管理人员应建立文件索引目录，便于快速查找和调阅文件。4.对于电子文件，应按照电子档案管理规定进行存储和备份，确保数据的安全性和可访问性。（四）文件查阅与借阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅提名签字文件的，应按照档案管理部门的规定办理查阅手续。2.查阅人员应在指定地点查阅文件，不得擅自复印、拍照或带出档案管理区域。3.如需借阅文件，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人批准后办理借阅手续。4.借阅人员应妥善保管借阅文件，按时归还，如发现文件损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。五、监督与责任追究（一）监督机制1.公司/组织设立专门的监督部门或岗位，负责对提名签字制度的执行情况进行监督检查。2.监督部门应定期对提名签字流程、文件管理等方面进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.鼓励员工对提名签字过程中的违规行为进行举报，公司/组织应建立健全举报受理和处理机制，保护举报人权益。（二）责任追究1.对于违反提名签字制度的行为，公司/组织将视情节轻重，对相关责任人进行严肃处理。2.如签字人员未认真履行审查职责，导致签署的文件存在虚假、错误或其他违法违规问题，签字人员应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。3.对于因违规提名签字给公司/组织造成重大损失的，除追究直接责任人的责任外，还将根据公司/组织内部规定，对相关管理人员进行问责。4.公司/组织将对违规行为进行记录，并作为员工绩效考核、晋升、奖惩等方面的重要参考依据。六、培训与宣贯（一）培训计划1.为确保公司/组织全体员工熟悉提名签字制度规范要求，公司/组织应制定年度培训计划。2.培训计划应涵盖提名签字制度的各个方面，包括制度内容、流程操作、文件管理等，并根据不同岗位和层级的需求，设计有针对性的培训课程。3.培训计划应明确培训时间、培训地点、培训师资、培训对象等信息，确保培训工作有序开展。（二）培训方式1.采用多种培训方式相结合，提高培训效果。培训方式可包括内部培训讲座、在线学习课程、案例分析、模拟演练等。2.内部培训讲座由公司/组织内部的管理专家或业务骨干担任讲师，对提名签字制度进行详细讲解和答疑；在线学习课程提供便捷的学习渠道，员工可根据自己的时间自主学习；案例分析通过实际案例剖析，加深员工对制度的理解和应用；模拟演练让员工在模拟场景中进行提名签字操作，提高实际操作能力。（三）宣贯工作1.除培训外，公司/组织还应加强提名签字制度的宣贯工作。2.通过公司内部网站、宣传栏、邮件通知等渠道，广泛宣传提名签字制度的重要性和具体要求，营造良好的制度执行氛围。3.在新员工入职培训、岗位晋升培训等环节，重点对提名签字制度进行培训和讲解，确保新员工和晋升员工及时了解和掌握相关制度。七、附则（一）解释权本制度由公司/组织[具体部门名称]负责解释。在制度执行过程中，如有任何疑问或需要