规范公司视频会议制度

PAGE规范公司视频会议制度一、总则（一）目的为了提高公司视频会议的效率和质量，规范视频会议的组织和管理，确保视频会议能够顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构之间通过视频会议系统召开的各类会议。（三）基本原则1.高效便捷原则：充分利用视频会议系统的优势，提高会议效率，减少会议成本，确保信息及时、准确传达。2.规范有序原则：明确视频会议的组织流程、参会人员职责等，确保会议规范、有序进行。3.安全保密原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，确保视频会议信息安全，防止信息泄露。二、视频会议系统管理（一）系统维护1.公司指定专人负责视频会议系统的日常维护和管理，确保系统正常运行。2.定期对视频会议系统进行检查和维护，及时处理系统故障和问题，保证系统的稳定性和可靠性。3.对视频会议系统的软件、硬件进行升级和更新，以适应公司业务发展和技术进步的需要。（二）账号管理1.视频会议系统账号由公司统一分配和管理，各部门、各分支机构不得擅自设立账号。2.账号申请人需填写《视频会议系统账号申请表》，经所在部门负责人审核后，提交至公司视频会议系统管理部门进行账号开通。3.账号申请人应妥善保管个人账号和密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号被盗用或存在安全隐患，应及时通知公司视频会议系统管理部门进行处理。（三）数据备份1.视频会议系统管理部门应定期对会议数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.备份数据应包括会议记录、参会人员名单、会议文件等重要信息，以便在需要时进行查阅和恢复。3.定期对备份数据进行检查和验证，确保备份数据的完整性和可用性。三、视频会议组织与安排（一）会议发起1.各部门、各分支机构如需召开视频会议，应提前填写《视频会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容。2.《视频会议申请表》经所在部门负责人审核后，提交至公司办公室进行统筹安排。3.公司办公室根据会议申请情况，合理安排视频会议时间和会议室资源，并及时通知相关部门和人员。（二）会议通知1.公司办公室应在视频会议召开前[X]小时，通过邮件、即时通讯工具等方式向参会人员发送会议通知，通知内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、会议要求等。2.参会人员应及时查看会议通知，确认是否能够参加会议。如因特殊情况无法参加会议，应提前向会议组织者请假，并说明原因。3.会议组织者应在会议召开前[X]分钟，再次提醒参会人员会议时间和相关要求，确保参会人员按时参加会议。（三）会议准备1.会议组织者应提前做好会议准备工作，包括准备会议资料、调试视频会议设备、测试网络连接等。2.会议资料应包括会议议程、汇报材料、讨论议题等，确保参会人员能够提前了解会议内容，做好发言准备。3.视频会议设备应提前进行调试，确保图像清晰、声音正常、网络连接稳定。如发现设备存在问题，应及时通知公司视频会议系统管理部门进行处理。（四）会议主持1.视频会议由会议组织者指定的人员担任主持人，主持人应具备良好的沟通能力和组织协调能力，能够有效地引导会议进程。2.主持人应提前熟悉会议议程和参会人员情况，在会议开始时简要介绍会议目的、议程和要求，确保会议顺利进行。3.在会议过程中，主持人应合理控制会议时间，引导参会人员围绕会议主题进行发言和讨论，避免出现跑题、超时等情况。（五）会议记录1.视频会议应安排专人负责会议记录，会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议发言、讨论结果、决议事项等。2.会议记录应准确、完整、清晰，确保能够如实反映会议情况。会议记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，并形成会议纪要。3.会议纪要应经主持人审核后，发送至参会人员和相关部门，作为会议决策和工作安排的依据。四、参会人员职责（一）参会人员基本要求1.参会人员应按时参加视频会议，不得迟到、早退或无故缺席。如因特殊情况无法参加会议，应提前向会议组织者请假，并说明原因。2.参会人员应提前做好会议准备工作，熟悉会议议程和相关资料，确保能够在会议中积极发言，参与讨论。3.参会人员应保持良好的会议纪律，不得在会议期间随意走动、接听电话、发送信息等，以免影响会议秩序。（二）主持人职责1.负责会议的组织和主持工作，确保会议按照预定议程顺利进行。2.引导参会人员围绕会议主题进行发言和讨论，控制会议时间和节奏，避免出现跑题、超时等情况。3.对会议讨论结果进行总结和归纳，形成会议决议，并明确责任人和时间节点。（三）参会人员职责1.认真听取会议内容，积极参与讨论，发表自己的意见和建议。2.按照会议要求提供相关资料和信息，确保会议讨论的准确性和全面性。3.遵守会议纪律，尊重他人发言，不得打断他人讲话或进行人身攻击。4.对会议决议进行认真落实，按时完成工作任务，并及时向会议组织者反馈工作进展情况。（四）会议记录人员职责1.负责会议记录工作，认真记录会议发言、讨论结果、决议事项等内容。2.确保会议记录准确、完整、清晰，能够如实反映会议情况。会议记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，并形成会议纪要。3.将会议纪要经主持人审核后，发送至参会人员和相关部门，作为会议决策和工作安排的依据。五、会议纪律与要求（一）会议纪律1.参会人员应严格遵守会议时间，提前进入视频会议室，做好会议准备工作。2.会议期间，参会人员应保持安静，不得随意走动、接听电话、发送信息等，以免影响会议秩序。3.参会人员应尊重他人发言，不得打断他人讲话或进行人身攻击。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地表达自己的观点。4.会议期间，不得进行与会议无关的活动，如玩游戏、看视频等。（二）会议要求1.参会人员应提前熟悉会议议程和相关资料，确保能够在会议中积极发言，参与讨论。2.会议发言应简洁明了，重点突出，避免冗长和无关的内容。3.会议讨论应围绕会议主题进行，不得偏离主题或进行无关的争论。4.会议决议应明确责任人和时间节点，确保能够得到有效落实。六、会议后续工作（一）会议纪要整理与分发1.会议记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，并形成会议纪要。会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、会议发言、讨论结果、决议事项等内容。2.会议纪要经主持人审核后，发送至参会人员和相关部门，作为会议决策和工作安排的依据。3.参会人员应认真阅读会议纪要，了解会议决议和工作要求，并按照要求及时落实相关工作。（二）会议决议执行与跟踪1.会议决议明确的责任部门和责任人应按照决议要求，制定具体的工作计划和措施，确保决议得到有效执行。2.公司办公室应定期对会议决议的执行情况进行跟踪和检查，及时掌握工作进展情况，协调解决执行过程中遇到的问题。3.对于未能按时完成会议决议的部门和责任人，公司办公室应及时进行督促和提醒，并将执行情况纳入绩效考核体系。（三）会议资料归档1.会议组织者应在会议结束后，将会议资料进行整理和归档，包括会议申请表、会议通知、会议资料、会议记录、会议纪要等。2.会议资料应按照时间