施工单位采购制度规范

PAGE施工单位采购制度规范一、总则（一）目的为加强施工单位采购管理，规范采购行为，确保采购工作的科学性、合理性、公正性和透明度，保证工程建设所需物资和服务的质量，控制采购成本，提高经济效益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本施工单位内所有物资采购、设备采购、服务采购等相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合工程建设要求。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。4.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公正、公平的竞争机制，确保所有潜在供应商都有平等参与的机会。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝贪污受贿、不正当交易等行为。二、采购计划管理（一）需求预测1.项目部门应根据工程建设进度计划，提前对所需物资和服务进行详细的需求预测。包括物资的种类、规格、数量、质量要求以及服务的内容、标准、时间节点等。2.需求预测应充分考虑工程变更、设计调整等因素，确保预测的准确性和及时性。（二）采购计划编制1.采购部门依据需求预测结果，结合库存状况，编制详细的采购计划。采购计划应明确采购物资和服务的名称、规格、数量、采购时间、交货地点等具体内容。2.采购计划应分阶段、分批次进行编制，确保与工程建设进度相匹配，避免出现物资积压或短缺现象。3.对于重要物资和关键设备的采购计划，应组织相关部门进行评审，确保计划的合理性和可行性。（三）采购计划调整1.在采购执行过程中，如因工程变更、设计调整、市场供应变化等原因导致采购计划需要调整，项目部门应及时通知采购部门。2.采购部门根据实际情况对采购计划进行相应调整，并重新履行审批手续。调整后的采购计划应及时传达给相关部门和供应商，确保各方知晓并做好相应准备。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件和资质要求。包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面的要求。2.通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对收集到的供应商进行初步筛选。3.组织相关部门对初步筛选合格的供应商进行实地考察和评估。考察内容包括生产能力、质量管理、技术水平、售后服务等方面。4.根据考察评估结果，建立供应商名录，并定期对名录进行更新和维护。（二）供应商评价1.建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面进行评价。2.评价方式可采用定量评分和定性评价相结合的方法，根据评价结果对供应商进行分类管理。3.对于评价结果优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励措施；对于评价结果较差的供应商，及时发出整改通知，限期整改，如整改后仍不符合要求，应取消其合作资格。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。2.定期组织供应商座谈会或交流会，加强与供应商的合作与交流，共同探讨如何提高采购效率和质量，降低成本。3.对于长期合作的重要供应商，可建立战略合作伙伴关系，实现互利共赢、共同发展。四、采购流程管理（一）采购申请1.使用部门根据工程建设需求，填写采购申请表。采购申请表应详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购原因、预计采购时间等内容。2.采购申请表经使用部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核。审核内容包括采购申请的合理性、必要性、与采购计划的一致性等方面。2.对于金额较大、重要物资或关键设备的采购申请，应提交公司领导或相关部门进行审批。审批通过后方可进入采购流程。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购部门选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。2.对于招标采购，应按照国家有关法律法规和行业标准组织招标活动。编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。3.在采购过程中，采购人员应与供应商进行充分沟通和谈判，争取最有利的采购条件。同时，要严格按照采购合同约定的条款进行操作，确保采购过程的顺利进行。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或达成采购意向后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同内容合法合规、公平合理。审核通过后的合同方可正式签订。（五）采购验收1.采购物资或服务到货前，采购部门应通知使用部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作。2.物资到货后，由质量检验部门按照合同约定的质量标准进行检验。检验合格的物资办理入库手续，检验不合格的物资应及时通知供应商进行处理。3.对于服务采购，应按照合同约定的服务标准进行验收。验收合格后，由使用部门签署验收意见。（六）付款结算1.采购部门根据采购合同约定和验收情况，及时办理付款结算手续。付款方式应严格按照合同约定执行，确保付款的准确性和及时性。2.付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经采购部门负责人审核签字后，提交财务部门进行审核付款。3.财务部门应加强对采购付款的审核和监督，确保资金支付的安全和合规。五、采购风险管理（一）风险识别1.建立采购风险识别机制，定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、廉洁风险等方面。2.通过数据分析、案例分析、专家咨询等方式，及时发现潜在的采购风险，并对风险的可能性和影响程度进行评估。（二）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过市场调研、价格监测、套期保值等方式进行应对；对于质量风险，加强质量检验和供应商管理，签订质量保证协议；对于供应商风险，建立供应商备用机制、加强供应商监督等；对于合同风险，完善合同条款、加强合同执行监督；对于廉洁风险，加强廉洁教育、建立监督举报机制等。2.定期对风险应对措施的执行效果进行评估和调整，确保风险得到有效控制。六、采购监督与审计（一）内部监督1.建立采购内部监督机制，明确监督职责和流程。采购部门应定期对采购活动进行自查自纠，及时发现和纠正存在的问题。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等方面。3.鼓励员工对采购过程中的违规行为进行监督举报，对于举报属实的给予相应奖励。（二）外部监督1.积极接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，配合做好各项监督工作。2.对于外部监督检查提出的问题和建议，应认真整改落实，并及时反馈整改情况。七、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，及时收集与采购相关的市场信息、供应商信息、政策法规信息等。2.信息收集应注重准确性、及时性和全面性，为采购决策提供充分的依据。（二）采购信息整理与分析1.将收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，总结采购工作中的经验教训，为优化采购流程、提高采购效益提供参考。（三）采购信息共享1.建立采购信息共享平台，实现采购部门与使用