仓库货物验收与盘点操作规程

仓库货物验收与盘点操作规程一、目的与适用范围为规范仓库货物验收、盘点作业流程，确保入库货物数量准确、质量达标，保障库存数据真实可靠，为仓储管理及后续业务提供准确依据，特制定本规程。本规程适用于公司各类型仓库（含原材料仓、成品仓、备件仓等）的货物验收及定期/不定期盘点工作，全体仓储作业人员、质检人员、财务人员须严格遵照执行。二、货物验收操作规程（一）验收准备人员与职责：仓储主管根据到货计划，组建验收小组（含仓管员、质检员、单证员），明确分工：仓管员负责数量核对，质检员负责质量检验，单证员负责单据流转与记录。工具与环境：提前校验地磅、扫码枪、质检仪器等设备精度；清理验收区域，设置待检区、合格品区、不合格品区的物理隔离，确保场地干燥、照明充足。资料准备：单证员调取采购订单、合同、技术规格书，核对到货计划与订单的货物名称、规格、数量、交货期等信息，形成《验收任务单》。（二）到货接收送货车辆到达后，仓管员核对送货单与《验收任务单》的核心信息（供应商、货物名称、批次、送货数量等）。若信息不符（如型号错误、数量超/短交），须立即联系采购人员或供应商核实，未经确认不得卸货。（三）数量验收计件货物：按最小包装单元（箱、袋、件）清点数量，贵重/精密货物逐件核对；抽查包装完整性（抽查比例≥5%，若3%以上包装异常则全检）。计重货物：使用经校准的地磅/电子秤称重，去除包装重量（若有），重量误差需符合合同约定或行业标准（如±0.5%）。计量货物：以长度、面积、体积为单位的货物（如钢材、布料），使用卷尺、激光测距仪测量尺寸并换算数量，双人复核数据。（四）质量验收外观检验：检查货物表面是否有破损、变形、锈蚀、霉变、色差等缺陷，核对货物标识（型号、规格、生产日期、保质期）与订单一致性。规格与性能检验：对照技术规格书，用卡尺、测厚仪等检测尺寸、精度；电器、机械类货物需通电/空载试运行（供应商或技术人员配合）。质检报告验证：要求供应商提供第三方质检报告或出厂检验单，核对检测项目、结果是否符合合同要求（重点关注关键指标）。（五）单据核对与验收结论单证员将验收数据（数量、质量结果）与采购订单、送货单、质检报告逐一核对，确认一致后填写《货物验收单》，由验收小组签字确认。合格货物转入合格品区；不合格货物标注“不合格”标识，移入不合格品区，启动异常处理流程。（六）异常处理数量/质量不符：暂停验收、拍照留证，填写《验收异常报告单》（说明短少、破损、性能不达标等情况），经仓储主管审核后，联系采购人员与供应商协商处理（换货、补货、折价、退货等）。紧急放行：因生产急需，经生产、质量、采购部门联合审批，可对部分非关键缺陷货物办理“紧急放行”，但需标注标识、记录批次，待后续补检。三、货物盘点操作规程（一）盘点准备计划制定：仓储主管根据库存规模、货物特性制定盘点计划，明确范围（全仓/区域）、方式（实地/循环/动态盘点）、时间（月末/季末/年末或动态盘点），报上级审批后发布《盘点通知》。仓库清理：盘点前3天停止非必要出入库作业，整理货架、货位，确保货物摆放整齐、标识清晰；完成系统记账，保证账实同步。工具与人员：准备盘点表、扫码枪、盘点机等工具；培训盘点人员，明确方法、数据记录要求及异常反馈流程。（二）盘点实施实地盘点法：按货位顺序逐一清点货物，记录实际数量、货位、批次，填写《盘点表》（双人签字确认）；贵重、易损货物需“复盘”（换组人员重新盘点）。循环盘点法：按货物ABC分类（A类：高价值、高流转；B类：中等；C类：低价值、低流转），优先盘点A类（每月1次）、B类（每季度1次）、C类（半年1次），标记已盘货物避免重复/遗漏。动态盘点法：结合出入库作业，对动碰货物（出库剩余、入库新批次）即时盘点，更新库存卡与系统数据（适用于小批量、高频次出入库货物）。（三）数据处理记录与录入：盘点人员将《盘点表》数据录入“库存管理系统”，生成“盘点明细表”，系统自动比对账面与实际数量，输出“盘盈/盘亏报表”。差异核对：对差异较大的货物（盘盈/盘亏超5%）二次盘点，核对出入库单据、库存卡、系统记录，排查记账错误、货物混放、标识不清等问题。（四）差异分析与处理原因排查：盘盈：入库多收、出库少发、系统漏记、货物混放等（核对验收单、出库单，检查货位标识）。盘亏：出库多发、入库少收、盗窃、损耗、记录错误等（调取监控、核查单据，评估自然损耗率）。处理措施：记账错误：调整系统账目，完善单据流转流程，培训相关人员。实物损耗/盗窃：按制度报损、追责，优化存储条件（防潮、防盗、温湿度控制）。流程漏洞：修订仓储管理制度（加强出入库审核、增加盘点频率、优化货位管理）。（五）盘点报告盘点结束后3个工作日内，仓储主管编制《盘点报告》，内容包括：盘点基本信息、结果（账实差异汇总、Top10差异货物分析）、原因分析、整改措施及责任人、预计完成时间。报告经财务、运营部门审核后，报总经理审批，作为绩效考核、流程优化依据。四、注意事项1.人员职责：验收、盘点过程中，各岗位须严格履职，禁止推诿、篡改数据；重大异常须第一时间上报。2.操作规范：设备使用遵守规程（地磅禁止超载、质检仪器定期校准）；货物搬运轻拿轻放，避免二次损坏。3.安全管理：盘点时注意货架稳定性，禁止攀爬货架；夜间盘点开启应急照明，配备防刺、防滑装备。4.文档管理：验收单、盘点表、异常报告等单据编号存档，保存期不少于3年，便于追溯与审计。五、