公司费用报销管理制度

公司费用报销管理制度全体员工在公司经营活动中产生的费用报销，适用本制度规范。费用报销须遵循真实性、合理性、时效性及预算控制原则。真实性要求费用须为实际发生的与公司业务相关支出，报销时须提供合法有效票据，票据需注明公司全称、纳税人识别号，内容与业务实质一致，电子发票需通过税务平台验真且无重复报销记录；合理性指费用标准须符合公司规定，无不必要或超标准开支；时效性要求费用发生后30日内完成报销，因特殊情况逾期的须提交书面说明并经部门负责人及财务负责人审批；预算控制要求费用支出须在经批准的部门年度/月度预算额度内，超预算费用需提前履行追加预算审批程序后方可报销。费用报销流程分为事前申请、票据整理、填写单据、逐级审批、财务支付五个环节。事前申请：除日常小额办公费用外，差旅、招待、会议、培训等费用须提前申请。差旅需填写《出差申请单》，注明出差人员、时间、地点、事由及预计交通、住宿、餐饮等费用；业务招待需填写《招待申请单》，注明招待对象、人数、事由及预计金额（人均不超过300元，单次总额不超过5000元，特殊情况超标准需分管领导审批）；会议费需提交《会议审批表》，附会议议程、参与人员名单及费用预算（场地租赁、餐饮、资料印刷等分项列明）；培训费需提供培训通知或合同，注明培训内容、时间、费用标准及是否与岗位相关。票据整理：费用发生后，应及时收集合规票据，确保票据开具日期、内容、金额与业务发生时间、事项一致。票据需按费用类型分类粘贴，电子发票需打印并标注“已验真无重复”，定额发票需注明使用时间及事由，无票据或票据缺失的费用原则上不予报销（特殊情况需提供书面证明并经总经理审批）。填写单据：报销人需使用公司统一格式的《费用报销单》，准确填写报销日期、部门、姓名、费用类型（如差旅费、招待费等）、金额（大小写一致，不得涂改），并在“备注”栏注明业务事由（如“XX项目客户接待”“XX会议资料印刷”）。报销单后需附事前审批单、票据原件及其他辅助材料（如出差行程单、会议签到表、培训考核记录等），多张票据需编制《票据清单》列明每张票据的日期、金额及对应事项。逐级审批：报销单由报销人提交部门负责人初审，重点审核业务真实性、预算符合性及费用合理性；部门负责人审批通过后提交财务部门复核，财务审核内容包括票据合法性、金额准确性、审批流程完整性（如是否缺少事前申请单）、费用标准合规性（如差旅费中高铁票是否超二等座标准、住宿费是否超过地区限额——一线城市500元/天/人、二线350元/天/人、三线260元/天/人）；财务复核通过后，按金额分级审批：5000元（含）以下由分管领导审批，5000元至20000元（含）由总经理审批，20000元以上需经董事长审批。财务支付：审批完成后，财务部门在5个工作日内完成付款。报销金额小于或等于借款金额的，优先冲抵个人借款；超过借款部分或无借款的，通过银行转账至报销人工资卡（特殊情况需支付现金的，需财务负责人审批）。费用标准具体如下：差旅费中，交通费按职级限制：总监及以上可乘坐飞机经济舱、高铁商务座，经理级可乘坐飞机经济舱、高铁一等座，普通员工可乘坐高铁二等座、动车二等座、长途汽车（超标准部分由个人承担）；住宿费按地区及职级设定上限（普通员工一线城市不超过400元/天、经理级不超过500元/天、总监级不超过600元/天，需提供酒店开具的带住宿人姓名、入住离店时间、单价的正规发票）；餐补及市内交通补贴实行包干制，一线城市150元/天、二线120元/天、三线100元/天（无需提供票据，与实际发生额无关）。业务招待费中，单次招待陪同人数不得超过客户人数的50%（最多不超过3人），需在发票背面注明客户单位、姓名及职务；赠送礼品需提前备案，单次金额不得超过2000元，且需附礼品清单及接收人签收记录。会议费中，场地租赁费用需提供租赁合同及付款凭证，餐饮费用人均不超过150元，资料印刷费需附印刷品清单及样稿。办公费中，日常文具采购单次金额超过1000元需通过供应商比价，超过5000元需签订采购合同；固定资产（单价2000元以上，使用年限1年以上）采购需经设备管理部门验收并登记台账；低值易耗品（如计算器、文件夹）实行领用登记制度，部门年度总额不得超过人均500元。违规处理：对提供虚假票据、虚构业务套取资金的，一经查实，全额追回报销款，并处以违规金额2倍罚款，情节严重的解除劳动合同；对票据不全、填写不规范的，财务部门退回并要求3个工作日内补正，逾期未补正的不予报销；对超标准报销的，超额部分由个人承担，已支付的从次月工资中扣除；对未履行事前申请的费用，不予报销（紧急情况需电话请示分管领导，事后24小时内补签申请单）；对逾期超过60天且无合理说明的报销，扣减10%补贴（如差旅餐补）。借款管理：因业务需要预借资金的，需填写《借款申请单》，注明借款用途、金额及还款计划（出差借款需在返回后5个工作日内报销冲抵，其他借款需在业务完成后10个工作日内结清）。前次借款未结清