关于公司费用报销管理制度

关于公司费用报销管理制度公司费用报销管理遵循真实性、合规性、必要性原则，所有费用支出需与公司业务相关，符合国家法律法规及内部管理要求。一、报销范围及标准1.差旅费：包括员工因公务出差产生的交通费、住宿费、餐饮补贴及其他合理支出。交通费按职级标准执行：高管可乘坐飞机商务舱、高铁商务座；部门负责人及以上可乘坐飞机经济舱、高铁一等座；其他员工乘坐高铁二等座或长途汽车，特殊情况需超标准乘坐的，需提前经分管领导审批并注明原因。住宿费实行限额报销，一线城市（北京、上海、广州、深圳）高管限额1500元/晚、部门负责人1000元/晚、其他员工600元/晚；二线城市（省会及计划单列市）分别为1200元/晚、800元/晚、500元/晚；三线及以下城市分别为1000元/晚、600元/晚、400元/晚，实际住宿费用低于限额的按实报销，超限额部分由个人承担。餐饮补贴按出差自然天数计算，不分职级统一为150元/天（含早餐、午餐、晚餐），无需提供餐饮发票。2.办公费：指日常办公所需的文具、打印耗材、办公设备维修等费用，单次采购金额超过2000元需通过采购流程审批并签订合同，报销时需附采购清单、验收单（由使用部门签字确认）及正规发票。3.业务招待费：因业务洽谈、客户维护等产生的餐饮、礼品、住宿等费用，需提前填写《业务招待申请单》，注明招待对象（单位、姓名、职务）、人数、事由及预计金额，经部门负责人审核、分管领导批准后方可支出。单次招待金额5000元以下由分管领导审批，5000元（含）以上需总经理审批。报销时需提供发票、消费明细单（如餐饮需附菜单）及《业务招待申请单》复印件，礼品支出需注明礼品类型、赠送对象并附签收记录。4.会议费：公司组织或参与的各类会议、培训产生的场地租赁、资料印刷、住宿餐饮等费用。主办部门需提前提交《会议审批表》，列明会议时间、地点、议程、参会人数、预算明细，经总经理批准后执行。报销时需提供会议通知（含议程）、参会人员签到表、费用明细清单（需与预算对应）、场地及服务提供方发票，其中场地租赁费超过1万元需附合同。5.车辆费用：公司自有车辆的燃油费、过路过桥费、维修费、保险费等。燃油费实行定额管理，根据车辆排量及使用频率核定月限额（如1.5L以下车型月限额1200元），超限额部分需说明原因并经部门负责人审批；维修费单次超过2000元需附维修清单及报价单，经行政部门审核后报销；过路过桥费需注明出行时间、起点及事由，与车辆使用登记记录一致。二、报销流程1.填写单据：申请人需通过公司财务系统填写《费用报销单》，按费用类型分类填写金额、事由，上传原始凭证扫描件（或拍照），确保单据信息与发票内容一致。电子发票需通过系统查重功能校验，重复提交的系统自动拦截。2.部门审核：部门负责人需在2个工作日内审核报销内容的真实性、业务相关性及是否符合部门预算，确认无误后提交财务部门。3.财务审核：财务部重点审核单据合规性（发票真伪、抬头是否为公司全称、内容是否与业务匹配）、金额准确性（计算是否正确、是否超标准）、预算执行情况（是否在年度/月度预算内）。对不符合要求的单据，财务需在1个工作日内退回并注明原因，申请人需在3个工作日内补充或修正。4.领导审批：财务审核通过后，系统自动推送至分管领导审批（单次报销金额5万元以下）；5万元（含）以上需总经理审批。审批人需在2个工作日内完成，逾期未处理的系统自动提醒。5.款项支付：审批完成后，财务部在3个工作日内通过银行转账方式支付至申请人提供的本人银行卡（需与工资卡一致），现金支付仅适用于500元以下且无法通过银行支付的特殊情况，需经财务负责人批准。三、单据管理要求1.原始凭证必须为税务部门认可的正规发票（含电子发票），发票需注明公司全称、纳税人识别号，内容清晰完整，无涂改。收据、白条原则上不予报销，特殊情况（如向个人采购农产品）需提供对方身份证复印件、收款证明及部门负责人签字确认的情况说明，经财务负责人批准后可作为辅助凭证。2.电子发票需同时提供纸质打印件，并在系统中标记已报销状态，避免重复使用。3.所有报销单据需按时间顺序粘贴整齐（使用公司统一的粘贴单），金额、日期、印章清晰可见，附件（如行程单、消费明细）需与报销内容对应，不得遗漏。四、时间限制日常费用（办公费、业务招待费等）需在费用发生后15个工作日内提交报销，逾期未提交的需书面说明原因并经分管领导批准；差旅费需在返程后5个工作日内报销（因项目驻场等特殊情况可延长至10个工作日）；年度费用报销截止日为12月25日，12月25日后发生的费用需计入下一年度预算，跨年度费用原则上不予报销（经总经理特批的除外）。五、违规处理1.对提供虚假发票、篡改单据金额、虚构业务内容等虚假报销行为，一经查实，全额追缴已报销款项，扣发责任人当月绩效奖金，情节严重的（单次金额超过1万元或累计超过2万元）予以解除劳动合同并追究法律责任。2.超标准报销未提前审批的，超支部分由个人承担，同时对部门负责人处以超支金额10%