灯具厂销售部货款催收管理制度

灯具厂销售部货款催收管理制度汇报人：***（职务/职称）日期：2025年**月**日货款催收管理总则客户信用评估体系销售合同规范管理发货前风险控制应收账款台账管理常规催收工作流程重点客户管理措施目录催收沟通技巧规范法律手段运用指引坏账处理与核销绩效考核与奖惩信息系统支持部门协作机制制度培训与宣贯目录货款催收管理总则01明确从业务员到法律部门的阶梯式催收步骤，避免因职责不清导致的催收滞后或重复催收，确保账款回收效率最大化。规范催收流程通过建立合同执行档案和财务核账机制，固化债权证据，为可能的法律诉讼提供完整依据，减少因证据不足导致的坏账损失。降低坏账风险在催收过程中保持专业沟通，平衡催收力度与客户关系维护，避免因催收方式不当导致客户流失或商誉受损。维护客户关系制度制定的目的与依据涵盖经销商、代理商、终端客户等所有存在账期的业务合作方，针对不同信用等级客户设置差异化的账期和催收策略。所有催收行为需基于双方确认的合同条款及对账记录，禁止私自变更还款条件或隐瞒催收进展，确保过程可追溯。根据账龄（30/60/90天）动态调整催收强度，对高风险客户提前启动法律预案，避免风险累积。销售部、财务部、法务部需按阶段介入催收，业务员不得擅自承诺延期，财务需定期同步账款状态，法务及时提供法律支持。适用范围及基本原则适用全类型客户透明公正原则风险分级管理协作执行原则相关部门职责划分销售部负责初期催收（14天内），整理合同执行材料并提交《客户还款承诺书》，定期更新客户经营状况反馈至财务部。财务部逾期15天后接管催收，出具加盖公章的《账款确认函》，监控客户回款账户变动，每月生成账龄分析报表供管理层决策。法务部逾期90天后介入，发送律师函、准备诉讼材料，评估客户资产状况并建议是否采取财产保全等强制措施。客户信用评估体系02新客户信用调查流程金融机构征信核查通过银行或第三方征信机构获取客户基础信用报告，重点核查工商注册信息、司法涉诉记录及历史还款表现，建立客户信用档案。由销售经理协同财务专员实地考察客户经营场所，核验营业执照、财务报表原件，评估存货周转率与现金流健康度，形成《客户实地考察记录表》。通过行业协会、上下游供应商等多渠道交叉验证客户履约能力，特别关注重大合同纠纷史及同业评价，作为信用评级的辅助依据。实地尽职调查行业口碑验证信用等级评定标准1234财务指标评估根据客户近3年审计报告计算资产负债率（警戒线70%）、流动比率（基准值1.5）及利息保障倍数（最低阈值3倍），量化财务风险等级。统计历史订单履约率（A级需达98%）、平均回款周期（优质客户≤45天）及逾期次数（年度超2次降级），建立行为评分卡模型。交易行为分析担保能力核查评估抵押物变现价值（要求覆盖授信额度120%）或第三方担保资质（限定AA级以上企业），设置风险缓释系数。行业风险调整针对灯具行业特性，对工程类客户增设项目进度监管指标，对出口客户增加汇率波动风险溢价系数。信用额度动态调整机制季度滚动复审每季度末重新测算客户履约能力得分，对连续两期评分下降超10%的客户自动触发额度重检流程，调整幅度不超过原额度30%。重大事项预警当客户发生股权变更、重大诉讼或主要账户冻结时，48小时内暂停授信并启动紧急评估，必要时要求追加担保或转为预付款交易。季节性浮动管理针对灯具行业旺季（9-12月）设置临时额度上浮机制，上浮比例不超过基础额度的20%，次年1月自动回调并核查使用情况。销售合同规范管理03货款支付条款设置标准支付方式规范化限定银行转账等可追溯支付方式，明确收款账户信息（开户行、账号、户名），禁止现金交易或第三方代付，降低资金纠纷风险。付款时间节点绑定交付进度将货款支付与交货验收、安装调试等关键里程碑挂钩，例如“货到现场7日内支付60%”“验收合格后15日内付清尾款”，避免拖延风险。分期付款比例合理化根据项目金额和客户信用等级，明确预付款（30%-50%）、交货款（60%-80%）和质保金（5%-10%）的分阶段支付比例，确保资金回笼与风险可控。约定每日0.05%-0.1%的滞纳金标准，超过30日未付可终止合同并追偿损失，必要时保留法律诉讼权利。明确验收标准（如国标GB7000.1）、异议期（通常7-15天）及退换货流程，避免争议扩大化。通过细化违约情形及对应处罚措施，强化合同约束力，保障企业合法权益，同时为客户履行义务提供清晰指引。逾期付款违约金计算因供方原因延迟交货，按合同总额0.1%/日扣减货款；因需方原因导致延迟，需方承担仓储及二次运输费用。交货延迟责任划分质量争议处理机制违约责任明确约定合同审批与存档要求分级审批流程金额≤10万元由销售经理审批，10万-50万元需财务总监会签，＞50万元须总经理终审，确保风险可控。特殊条款（如延长账期、定制产品）需法务部门出具书面风险评估意见后方可签署。电子化存档与调阅合同签订后3个工作日内扫描录入ERP系统，分类标注“客户名称+合同编号+签订日期”，支持关键词检索。原始纸质合同由档案室专柜保存，调阅需填写申请单并经部门负责人审批，防止信息泄露。发货前风险控制04感谢您下载平台上提供的PPT作品，为了您和以及原创作者的利益，请勿复制、传播、销售，否则将承担法律责任！将对作品进行维权，按照传播下载次数进行十倍的索取赔偿！预付款收取标准常规订单预付款比例根据行业惯例和公司政策，常规灯具订单需收取合同金额10%-30%的预付款，具体比例根据客户信用等级调整，优质客户可适当降低比例。预付款支付时限合同签订后7个工作日内需支付预付款，逾期未付则自动取消订单并重新评估客户信用等级。定制产品预付款要求对于非标定制灯具或特殊工艺产品，预付款比例需提高至40%-50%，以覆盖原材料采购和前期生产成本。长期合作客户优惠与公司保持2年以上稳定合作的优质客户，可享受阶梯式预付款政策（首单30%，后续订单20%），但需提供银行保函作为担保。信用额度使用监控异常交易监控对单笔超过信用额度50%的订单或月累计超限订单，启动专项风险评估流程，必要时要求客户追加保证金。分级预警机制设置信用额度使用阈值（70%黄灯预警、90%红灯锁定），系统自动触发预警并暂停后续发货，需财务总监审批方可解除。动态信用评估体系建立包含财务报表分析、历史付款记录、行业风险评级的客户信用档案，每季度更新信用评分并调整授信额度。特殊订单审批流程针对信用评级C级及以下的客户订单，必须收取50%预付款并提供抵押担保，同时由风控部门全程跟踪履约情况。合同金额超过50万元的订单需经销售总监、财务总监、总经理三级会签，并附客户资信调查报告和现金流影响分析。涉及跨境交易的订单需额外审核客户SWIFT代码、信用证开证行资质，并投保出口信用保险。因客户需求变更导致的加急订单，需评估生产线负荷和物料储备情况，收取30%加急费后方可排产。大额订单审批高风险客户订单涉外贸易订单紧急插单处理应收账款台账管理05台账建立与维护规范台账必须包含客户名称、交易日期、合同编号、应收金额、付款条件、到期日、当前状态等核心字段，确保数据完整性和可追溯性。采用统一格式录入，避免因信息缺失导致管理漏洞。标准化字段设置要求销售人员在交易发生后24小时内完成台账录入，财务人员需每日核对系统数据与实际到账情况，对已回款或逾期的记录及时标注更新，保持台账实时准确性。动态更新机制设置不同层级的数据访问权限，销售专员仅可查看自身客户数据，财务主管拥有全量数据编辑权限，审计人员保留只读权限，通过权限隔离保障数据安全。权限分级管理账龄分析报告制度4绩效考核关联3跨部门协同机制2重点客户追踪1分级账龄划分将销售人员的回款率与账龄健康度纳入KPI考核，逾期账款占比超过15%的团队需参加专项培训，连续两季度超标者调整信用审批权限。对单笔超5万元或连续3次逾期的客户单独标记，在报告中附加其历史付款记录、信用评级变化及业务往来频率等深度分析数据。每月5日前向销售、财务、法务部门同步账龄报告，销售部需在3个工作日内提交逾期客户跟进方案，法务部对超90天账款启动法律评估流程。将应收账款按逾期程度划分为0-30天、31-60天、61-90天及90天以上四个等级，每周自动生成账龄分布图表，直观显示各区间金额占比及变化趋势。智能阈值监控一级预警（逾期15天）由业务员电话催收；二级预警（逾期30天）由销售主管上门对账；三级预警（逾期60天）移交法务部门发送律师函，并冻结该客户新订单。三级响应流程风险客户数据库建立历史异常客户黑名单，记录其拖欠原因、处理过程及最终结果，新签订合同前强制进行名单筛查，对重复上榜客户实行预付款或担保交易制度。在ERP系统中设置自动预警规则，当客户累计欠款超过信用额度80%、单笔账款逾期超7天或付款频率骤降时触发系统提醒，通过邮件和短信同步推送至相关责任人。异常账款预警机制常规催收工作流程06到期前提醒程序账龄预警通知在货款到期前15天，由销售专员通过电话或邮件向客户发送账龄提醒，明确标注合同约定的付款日期、金额及违约金条款，确保客户知悉履约责任。01付款能力确认货款到期前3-5个工作日，需二次联系客户财务负责人，核实其资金安排情况，记录客户承诺的具体付款时间，为后续跟进提供依据。书面催收函预备对于历史付款记录不佳的客户，提前准备加盖公章的《付款提醒函》，列明发货单号、合同编号等关键信息，以备到期未付时立即发出。系统自动触发提醒通过ERP系统设置分层预警机制，对临近账期的订单自动推送短信提醒至客户指定联系人，并同步抄送销售责任人。020304逾期分级催收策略初级催收（逾期1-15天）每日电话跟进并发送催款邮件，附加合同违约条款截图；同步暂停该客户新订单生产，待款项结清后恢复。销售经理带队上门对账，携带对账单原件要求签收确认；启动法律顾问介入程序，发送律师函至客户注册地址。联合财务部门冻结客户信用额度，停止所有后续供货；整理全套债权凭证（合同/送货单/验收单）准备诉讼材料，同步在行业联盟内通报失信行为。中级催收（逾期16-30天）重度催收（逾期31天以上）催款函、律师函等纸质文件需保留寄送凭证及签收记录，电子版按"客户名称+催收日期"命名存入专用服务器。书面证据归档上门催收后24小时内提交《催收情况报告》，包含客户经营现状照片、财务人员访谈记录及还款计划书面承诺。现场催收报告01020304所有电话催收需在CRM系统中记录通话时间、对接人、沟通要点及承诺还款日期，上传录音文件至云端备份。全流程沟通日志诉讼阶段的起诉状、证据清单、庭审记录等由法务部门单独建档，保存期限不少于合同终止后5年。法律文件专项管理催收记录存档要求重点客户管理措施07优先服务保障为VIP客户设立专属服务通道，包括24小时响应机制、定制化产品解决方案及优先排产权，确保其订单交付时效性高于普通客户30%以上，巩固核心客户粘性。VIP客户特殊政策弹性账期管理根据客户历史回款信用（如连续12个月准时回款），可适当延长账期至45-60天，但需签订补充协议明确逾期罚息条款（建议日息0.03%-0.05%），平衡风险与客户关系。定期高层互访每季度安排销售总监及以上管理层拜访VIP客户，同步行业趋势、产能规划等信息，同时隐性评估客户经营状况，提前预警潜在财务风险。大额欠款专项跟踪分级预警机制：欠款逾期7天：系统自动触发提醒邮件至客户对接人及销售主管；逾期15天：财务部介入核查客户近期流水，销售团队提交风险评估报告；逾期30天：法务部门启动律师函催收程序，冻结后续订单交付。抵押担保要求：对单笔超50万元的订单，强制要求客户提供银行保函或固定资产抵押，并在合同中明确担保物处置权限，降低坏账损失风险。跨部门催收小组：由销售、财务、法务组成专项团队，每周召开复盘会议，制定上门催收、债务重组或法律诉讼等策略，避免单线跟进效率低下。长期合作客户维护信用额度动态调整每季度根据ERP系统数据（如回款周期、订单增长率、行业景气指数）重新核定客户信用额度，对连续3个月逾期率超10%的客户，额度下调20%-50%并书面通知。建立“信用积分”体系：准时回款加分（可兑换技术服务优先权），逾期扣分（触发账期缩短或预付款比例提升），积分公开透明以增强客户自律性。增值服务绑定为年采购量TOP10客户提供免费仓储托管（最长3个月）、物流补贴（5%-8%运费减免）等增值服务，但需签订“回款挂钩协议”——服务权益与回款准时率直接关联。定期举办客户技术培训会，邀请长期合作客户参与新产品研发讨论，通过深度业务绑定提升其违约成本，间接保障回款稳定性。情感维系与数据监控结合客户经理每月至少2次非业务沟通（如节日问候、行业资讯分享），建立私人信任关系，便于敏感时期（如催款）的沟通润滑。同时，后台实时监控客户公开数据（司法纠纷、股权变更等），一旦发现异常立即启动“冷静期”政策——暂停赊销并要求预付款提货。长期合作客户维护催收沟通技巧规范08电话催收标准话术明确欠款信息通话开始需清晰说明欠款金额、逾期天数及合同条款，例如"张总您好，贵司2023年5月订单尾款8.6万元已逾期45天，根据合同第3条约定..."施压与协商平衡先强调法律后果"持续逾期将触发合同违约条款"，再提供解决方案"若本周内支付50%，剩余可分3期处理"保持专业态度使用中性语气避免情绪化，可采用"理解贵方资金周转压力，但逾期已影响我司正常运营，能否告知具体还款计划？"等结构化话术书面函件模板库初级催告函由法务部门出具，需列明利息计算方式、拟采取的诉讼保全措施，并附付款账户扫描件律师催款函还款协议范本账款确认书包含欠款明细、违约条款提示及7个工作日的宽限期，结尾处注明"期待贵司珍惜商誉及时履约"涵盖分期方案、担保条款、违约罚则等要素，特别注明"本协议经双方签章后与主合同具有同等法律效力"要求债务人签字确认欠款金额，包含"本确认书将作为债权债务关系存续的有效凭证"等法律声明面谈注意事项01.证据材料准备携带完整出货单、对账单、往来函件原件，必要时准备录音设备但需提前告知对方02.多人协同机制安排财务人员核对数据、法务人员解释条款，避免单人谈判被各个击破03.场所选择策略优先在债务人办公场所会谈，利用其员工在场形成的心理压力，但需避开其重要客户来访时段法律手段运用指引09律师函发送条件逾期超过合同约定期限客户未在合同约定的付款期限内履行义务，且经两次以上书面催收无果。客户明确表示拒绝付款、失联或转移资产等逃避债务的行为。需确保销售合同、交货凭证、对账单及催收记录等法律文件齐全，足以证明债权债务关系。存在恶意拖欠或逃避行为证据链完整诉讼时效管理要点1234时效起算节点合同约定付款日的从届满次日计算；未约定付款日的从首次书面催收送达日开始计算，需保留快递存根及签收记录。包括书面催款函（建议使用EMS公证送达）、对账确认函、部分还款凭证等，每次中断后重新计算3年时效。中断情形把握特殊时效情形涉外贸易合同适用4年时效；存在分期付款的，最后一期履行期满后统一计算时效。证据链完整性建立时效管理档案，按时间轴整理催收记录、往来函件、通话录音等，形成完整的时效延续证据链。财产保全申请流程前期证据准备需提供担保财产信息（通常为标的额30%现金或保函）、初步债权凭证（如胜诉可能性分析报告）。包括保全申请书、担保手续、购销合同复印件等，需在起诉同时或仲裁前提交，特殊情况可在48小时内获批。裁定书下达后7日内需完成查封冻结，需提前摸排债务人银行账户、不动产、设备等财产线索。法院材料提交执行节点控制坏账处理与核销10坏账确认标准逾期三年以上且无力偿还需提供书面催收记录、债务人财务状况证明（如资产负债表）等，证实其长期丧失偿债能力。债务人死亡或失踪须出具公安机关的死亡/失踪证明及遗产清偿文件，确认其财产或遗产不足以覆盖欠款。债务人破产清算需提供法院破产公告及清算文件，证明债务人财产不足清偿债务，且剩余款项无法收回。小额坏账审批大额坏账审批单笔金额低于5万元（具体阈值根据企业制度调整），由财务部门负责人及销售总监联合审批后执行核销。单笔超过5万元的坏账，需提交总经理办公会审议，并附法务部门的风险评估及审计部门的合规性意见。核销审批权限特殊情形审批涉及关联交易或争议性坏账，需董事会或股东会决议，同时报备上级主管部门备案。跨部门协作财务部需协同法务、审计部门核查证据链完整性，确保核销依据符合税法及会计准则要求。后续追偿管理台账登记与监控设立“坏账核销备查簿”，详细记录债务人信息、核销时间及金额，定期更新追偿进展。权利保留机制即使完成核销，仍保留法律追偿权，若发现债务人恢复偿债能力，需立即启动诉讼或协商程序。追回款处理成功追回的款项应冲减当期坏账损失，并同步更新财务账目及税务申报数据，确保账务一致性。绩效考核与奖惩11回款率考核指标复合评估机制结合货款回收率（实际收款/应收总额）、账龄结构（90天以上逾期占比）等辅助指标，形成多维度的绩效考核体系，避免单一数据失真。分级考核标准将客户按历史付款表现分为A（优质）、B（一般）、C（高风险）三类，A类客户回款率要求≥95%，B类≥85%，C类需单独制定动态目标并每周跟踪。核心指标定义回款率=（销售收入-销售退回-销售折让-折扣）/应收账款×100%，该指标直接反映销售团队回收货款的能力，需每月统计并与目标值对比分析。优秀催收案例奖励针对账龄超过2年的历史呆账，额外设置5%-10%的专项清理奖金，并颁发“清欠能手”荣誉证书。单个项目回款金额10万以下按2%提成，10-50万部分按3%，超50万部分按5%，上不封顶，激励大额欠款回收。对需要跨部门协作（如法务、财务介入）完成的复杂催收案例，按贡献度分配奖金池，最高可达回款额的8%。连续3个月回款率达标的前三名销售，可获得带薪假期、高端培训名额或晋升优先权等长期发展资源。阶梯式奖金设计特殊账龄奖励团队协作奖非现金激励责任追究制度分级问责机制首次逾期由销售专员书面说明；累计3次逾期扣减季度绩效20%；造成坏账的需承担不超过损失金额10%的经济责任。信用评估追责对未执行客户信用分级或故意隐瞒客户不良信用记录的业务人员，视情节轻重给予警告、降级直至解除劳动合同处分。因合同付款条款模糊（如未明确验收标准、罚息条款）导致的回款困难，追究合同审核人连带责任，扣减当月奖金15%。合同条款倒查信息系统支持12ERP系统催收模块灯具厂ERP系统内置专业催收模块，实现从订单生成、发货确认到回款跟踪的全流程闭环管理，自动关联客户信用额度和历史付款记录，为催收策略提供数据支撑。集成化催收管理系统根据账款逾期天数（如30/60/90天）自动分级，触发差异化催收流程，支持生成标准催收函、短信模板，并记录每次催收沟通结果，形成完整的催收轨迹。逾期账款分级处理通过ERP系统实时更新客户付款行为数据，动态调整信用评级，对频繁逾期的客户自动触发信用额度冻结或预付款要求，从源头降低坏账风险。客户信用动态评估设置发货前预提醒、账期到期前3天温和提醒、逾期后逐级升级提醒（从业务员到部门经理）的三级预警体系，确保催收时机精准把握。多层级预警机制基于客户历史回款习惯（如月末付款偏好），自动优化催收时间点安排，避开财务繁忙时段，提升催收电话的有效接通率。智能日程规划系统集成短信、邮件、钉钉/企业微信等多渠道通知功能，可自定义催收话术模板，支持批量发送和单客户定向推送，提高催收覆盖率和响应速度。多渠道自动触达对超长期逾期客户，系统自动生成律师函底稿并提示诉讼时效，关联法务模块完成证据链整理，实现从商务催收到法律程序的平滑过渡。法律程序衔接自动提醒功能设置01020304账款健康度仪表盘可视化展示DSO（应收账款周转天数）、逾期率、账龄结构等核心指标，支持按区域、产品线、业务员等多维度穿透分析，快速定位问题环节。客户付款行为画像催收效能评估报告数据分析报表应用通过机器学习分析客户付款周期、折扣敏感度等特征，生成客户付款能力矩阵图，辅助制定差异化收款政策（如提前付款折扣阶梯）。统计各业务员/团队的催收响应时间、回收金额转化率等KPI，结合客户满意度调查数据，优化催收话术和流程设计，平衡回款目标与客户关系维护。部门协作机制13销售与财务对接流程客户信用评估销售部门在签订合同前需提交客户资质文件至财务部，财务通过第三方征信平台核查客户信用等级，评估结果将直接影响账期设置和预付款比例。01发货指令联动销售系统生成发货单后自动触发财务审核，财务需核对客户预付款到账情况或信用额度余额，确认无误后同步物流部门执行发货。回款进度追踪财务部每日更新应收账款台账，通过企业微信向销售团队推送逾期客户名单，销售需在24小时内反馈催收进展并提交书面说明。对账差异处理每月5日前财务出具对账单，销售需协同客户完成账目核对，出现差异时由销售收集原始凭证交财务调整账务。020304法务支持申请渠道标准合同审核销售部门通过OA系统提交合同审批流，法务将在48小时内完成条款审查，重点核查付款条件、违约责任等法律风险点。