国企公司业务接待管理制度

业务接待管理制度总则对外接待工作是指接受来自公司外部人员到公司办公和工程建设区域的视察、参观、考察、访问、交流活动，是公司整体工作的一部份。对外接待工作分为市级、区级（集团）、媒体（群众）、一般性接待。对外接待工作是对外树立公司形象、展示公司员工面貌和工作成果、体现公司工作效率的窗口。为提升公司形象，提高工作效率，规范接待管理，特制定本制度。部门职责公司办公室为对外接待的主责部门，全面负责公司对外接待活动，各部门应配合办公室做好各项接待工作。接待程序根据不同的来访部门，由办公室制定出相应的接待程序。并组织来访人员填写《访客登记单》。需要招待来访人员的，接待部门需要提前填写《访客招待申请单》，不能提前提出申请的，必须及时补签。市级接待工作市级接待工作程序（一）市级接待工作是指市委、市政府领导到公司办公和建设工程区域的视察活动。（二）公司接到市级领导来公司视察的通知后，办公室应立即与相关部门联络，确认视察者的姓名、职务、时间、目的、以及随行人员等事项。（三）办公室在确认视察者姓名、职务、时间、目的等相关信息后，应立即报公司总经理，并着手接待工作的准备工作。（四）接待准备工作包括：成立接待小组、明确公司工作汇报人员、准备汇报材料、确定接待地点、接待人员等。具体见附件“市级接待工作预案”。（五）视察结束后，由办公室负责撰写纪要和简讯。市级接待工作预案市级接待工作是指市委市政府领导来公司办公和建设工程区域的视察接待工作。为做好市级领导视察活动的接待工作，公司工作将分组分步骤地做好接待准备工作。具体如下：分组及主要职责公司将组成接待工作领导小组、秘书组、外联组、接待组、媒体组、现场保障组、道路安保组等七个小组。1、领导小组组长：ddd副组长：ddd成员：dd、dd、dd、ddd主要负责公司资源的统一调配、文字稿件的审核、确定主要汇报人员、陪同人员、监督准备工作落实情况、调度工作任务。2、秘书组组长：ddd成员：ddd、ddd主要负责公司汇报材料的撰写、新闻通稿、公司项目简介、标语口号的起草等文字性工作。3、外联组组长：ddd成员：ddd、ddd主要负责与政府相关部门的联系、协调，确定视察人员名单、来访路线、活动安排（程序）、视察路线。4、接待组组长：ddd成员：ddd、dddddd主要负责会议室、贵宾休息室布置、领导迎送、胸牌制作、酒店预订、礼品的采购及发放。5、媒体组组长：ddd成员：ddd、ddd、ddd主要负责新闻稿发放、媒体人员路线引导、拍摄活动的影像资料。6、现场保障组组长：ddd成员：ddd、ddd、ddd主要负责现场和道路的平整、清扫、水电供应保障、现场布置（彩旗、门头等）、方便场所设置。7、道路安保组组长：dddd成员：ddd、ddd、ddd、总包、监理主要负责道路标识的制作和设置、高速路口至现场及现场周围保安人员的布置、防止民访。市级领导接待准备工作安排组别项目具体内容责任人备注领导小组统一调配公司资源调配公司人力、物力、财力等资源汇报材料、文字稿件的审核汇报用PPT、word等文件的审核工作确定主要汇报人员及陪同人员确定主要汇报人及陪同人员名单调度工作任务调度各项具体工作的实施监督准备工作的落实情况监督各项准备工作的具体执行及落实情况秘书组汇报材料的准备汇报用PPT、word等文件的起草和准备工作新闻通稿新闻通稿的起草公司项目简介公司项目简介的起草和制作口号标语欢迎用口号标语的起草和制作工作外联组确定视察人员名单、来访路线、活动安排（程序）及视察路线与政府相关部门联系，确定视察人员名单、来访路线、活动安排（程序）及视察路线等事宜接待组会议室及贵宾休息室的布置准备好会议桌、台布、桌花、桌签、椅子、烟、打火机、烟灰缸、饮水机、暖瓶、水杯、瓶装水、消毒柜（内放毛巾）、湿纸巾、面巾纸、水果、茶叶、激光笔、录音笔、投影仪、笔记本电脑、纸笔等必需品领导的迎送做好领导的迎接与欢送工作胸牌的制作完成视察领导及相关人员胸牌的制作餐厅预订（如果需要）根据视察人员的人数，预订符合视察人员身份的饭店包房礼品采购（如果需要）做好视察人员礼品的采购工作，并完成现场发放工作媒体组发放新闻稿做好新闻稿的发放工作媒体人员路线引导为媒体人员做好行进路线的引导拍摄影像准备好摄像机、照相机等器材，完成活动过程的影像拍摄工作现场保障组现场道路的平整及清扫做好现场道路的平整、场地的平整及清扫工作，配备洒水车控制灰尘水电供应保障做好现场水电的保障工作，及应急设备现场布置准备好工程条幅（安全、质量、工期、消费）、门头装饰、花篮、场地指示标识、方便场所的设置准备好现场的方便场所道路安保组道路标识的制作和设置完成从西三旗、西二旗、回龙观等地进入项目现场的道路标识的制作及设置工作高速路口至现场及现场周围保安人员的布置做好高速路口至现场及现场周围的安保工作，沿途安排保安维持秩序，指引车辆防止民访做好现场的安保工作，防止民防等不愉快事件发生区级（集团）接待工作区级（集团）接待工作程序（一）区级（集团）接待工作是指本市区县级党委、政府领导和集团领导到公司办公和建设工程区域的视察、考察活动。（二）公司接到区级领导来公司视察的通知后，办公室应立即与相关部门联络，确认视察者的姓名、职务、时间、目的、以及随行人员等事项。（三）办公室在确认视察者姓名、职务、时间、目的等相关信息后，应立即报公司总经理，并着手接待工作的准备工作。（四）接待准备工作包括：成立接待小组、明确公司工作汇报人员、准备汇报材料、确定接待地点、接待人员等。具体见附件“区级接待工作预案”。（五）视察结束后，由办公室负责撰写纪要和简讯。区级（集团）接待预案区级或集团领导接待工作是指市区委区政府或集团公司领导来公司办公和建设工程区域的视察接待工作。为做好区级领导或集团公司领导视察活动的接待工作，公司工作将分组分步骤地做好接待准备工作。具体如下：分组及主要职责公司将组成接待工作领导小组、秘书组、外联组、接待组、媒体组、现场保障组、道路安保组等七个小组。1、领导小组组长：DDD副组长：DD、DD成员：DD、DDD主要负责公司资源的统一调配、文字稿件的审核、确定主要汇报人员、陪同人员、监督准备工作落实情况、调度工作任务。2、秘书组组长：DD成员：DD主要负责公司汇报材料的撰写、新闻通稿、公司项目简介、标语口号的起草等文字性工作。3、外联组组长：DD成员：DDD主要负责与政府相关部门的联系、协调，确定视察人员名单、来访路线、活动安排（程序）、视察路线。4、接待组组长：DD成员：DD主要负责会议室、贵宾休息室布置、领导迎送、胸牌制作、酒店预订、礼品的采购及发放。5、媒体组组长：DDD成员：DDDD主要负责新闻稿发放、媒体人员路线引导、拍摄活动的影像资料。6、现场保障组组长：DDD成员：DDDD主要负责现场和道路的平整、清扫、水电供应保障、现场布置（彩旗、门头等）、方便场所设置。7、道路安保组组长：DD成员：DDD主要负责道路标识的制作和设置、高速路口至现场及现场周围保安人员的布置、防止民访。区级领导接待准备工作安排组别项目具体内容责任人备注领导小组统一调配公司资源调配公司人力、物力、财力等资源汇报材料、文字稿件的审核汇报用PPT、word等文件的审核工作确定主要汇报人员及陪同人员确定主要汇报人及陪同人员名单调度工作任务调度各项具体工作的实施监督准备工作的落实情况监督各项准备工作的具体执行及落实情况秘书组汇报材料的准备汇报用PPT、word等文件的起草和准备工作新闻通稿新闻通稿的起草公司项目简介公司项目简介的起草和制作口号标语欢迎用口号标语的起草和制作工作外联组确定视察人员名单、来访路线、活动安排（程序）及视察路线与政府相关部门联系，确定视察人员名单、来访路线、活动安排（程序）及视察路线等事宜接待组会议室及贵宾休息室的布置准备好会议桌、台布、桌花、桌签、椅子、烟、打火机、烟灰缸、饮水机、暖瓶、水杯、瓶装水、消毒柜（内放毛巾）、湿纸巾、面巾纸、水果、茶叶、激光笔、录音笔、投影仪、笔记本电脑、纸笔等必需品领导的迎送做好领导的迎接与欢送工作胸牌的制作完成视察领导及相关人员胸牌的制作餐厅预订（如果需要）根据视察人员的人数，预订符合视察人员身份的饭店包房礼品采购（如果需要）做好视察人员礼品的采购工作，并完成现场发放工作媒体组发放新闻稿做好新闻稿的发放工作媒体人员路线引导为媒体人员做好行进路线的引导拍摄影像准备好摄像机、照相机等器材，完成活动过程的影像拍摄工作现场保障组现场道路的平整及清扫做好现场道路的平整、场地的平整及清扫工作，配备洒水车控制灰尘水电供应保障做好现场水电的保障工作，及应急设备现场布置准备好工程条幅（安全、质量、工期、消费）、门头装饰、花篮、场地指示标识、方便场所的设置准备好现场的方便场所道路安保组道路标识的制作和设置完成从西三旗、西二旗、回龙观等地进入项目现场的道路标识的制作及设置工作高速路口至现场及现场周围保安人员的布置做好高速路口至现场及现场周围的安保工作，沿途安排保安维持秩序，指引车辆防止民访做好现场的安保工作，防止民防等不愉快事件发生媒体（群众）接待工作媒体（群众）接待工作程序（一）媒体（群众）接待工作是指媒体和群众到公司办公和建设工程区域的采访和参观活动。（二）公司接到媒体和群众要求来公司办公和建设工程区域进行采访和参观的要求后，办公室应立即与相关部门联络，确认采访人员和参观人员的姓名、职务、时间、采访题目、参观目的等事项。（三）办公室在确认采访和参观人员姓名、职务、时间、采访提纲、参观目的等相关信息后，应立即报公司总经理审批，并着手接待工作的准备工作。（四）媒体（群众）采访和参观活动主要由公司新闻发言人出面接待，相关部门配合。具体见附件“媒体（群众）接待工作预案”。（五）采访和参观活动结束后，由办公室负责撰写接待纪要。一般性接待工作（一）一般性接待工作是指政府业务职能部门和其他单位到公司办公和建设工程区域的参观、考察和交流活动。（二）公司接到政府业务部门和其他单位要求来公司办公和建设工程区域进行参观、考察和交流活动的要求后，公司相关部门应立即与来访单位联络，确认来访人员的姓名、职务、时间、来访目的等事项。（三）相关部门在确认来访人员姓名、职务、时间、来访目的等相关信息后，应报公司总经理审批，并着手接待工作的准备工作。（四）一般性接待活动主要由公司相关部门负责人或由其指定的相关人员出面接待。（五）来访活动结束后，由相关部门负责做好接待纪要。会务接待（一）公司召开的大型涉外会议，由办公室制定详细的会议方案，各部室积极配合做好相关接待工作。（二）公司各部室组织召开的各类专业性较强、涉及面不大、参加会议人员不足30人的一般性会议、培训等，由各部室自行安排接待，办公室根据需要予以配合。各部室在会议举办前应报总经理审批。媒体（群众）接待工作职责媒体采访及群众参观接待工作是指市各家媒体或一般群众来公司办公或建设工程区域的采访及参观的接待工作。为做好媒体采访及群众参观活动的接待工作，公司工作将分组分步骤地做好接待准备工作。具体如下：主要责任人及职责公司新闻发言人为接待媒体采访和群众参观的主要责任人。其主要职责为接待来访的媒体和群众，并回答他们提出的问题。主要责任部门及职责主要责任部门为公司办公室。其主要职责为联系来访单位，确定来访时间和来访人员名单、获得采访提纲、根据采访提纲，为公司新闻发言人起草发言稿（终稿由公司领导确定）、安排接待流程、通知公司相关部门做好接待准备、布置接待室（桌椅、投影设备、录音设备、饮用水）、协助新闻发言人做好接待工作。配合部门根据来访内容和接待流程，相关部门做好相应的准备工作，如建设现场布置、接待、提供项目具体情况等。媒体采访及群众参观接待详细安排组别项目具体内容责任人备注新闻发言人接待媒体采访和群众来访回答媒体和群众提问办公室外联工作确定来访目的、时间、地点、来访内容、文书工作起草发言稿、项目介绍、口号、标语安排接待流程确定接待规格、接待时间、地点、参观路线接待通知通知相关部门做好接待工作准备接待室布置桌椅、横幅、投影设备、录音设备、纸巾、饮用水、纸笔、接待室清洁、来访迎送迎送来访人员相关部门协助接待来访建设现场接待整理、新闻稿和项目介绍原材料的提供就餐管理安排就餐应明确接待目的及对象，本着从简节约的原则，有效控制经费开支，非业务工作关系的一律不予安排就餐。（一）各部门因业务往来、工作联系需对外来人员进行正常招待的，原则上一律实行“工作餐”制度，即各部门在办公室领取工作餐。（二）凡因工作需要，确需在外进行业务招待的，由招待部门填报“来客招待申请单”（附件二），经公司领导批准后方可用餐。填写“来客招待申请单”时应注明招待事由，来客姓名、职务及陪客人员等。公司领导招待时由办公室申请招待手续。（三）实行先填“来客招待申请单”后就餐的原则，特殊情况下可在就餐后3日内补办手续，无“来客招待申请单”的，办公室不予结算，费用由签单人自理。（四）接待标准1、来客确需宴请并有公司领导参加，原则上按以下标准：公司外就餐80元/人。特殊情况超过标准须有公司主要领导签字审批。2、对来公司联系工作的一般人员实行工作餐制，标准15元/人