案件商量会规范化制度

PAGE案件商量会规范化制度一、总则（一）目的为了规范公司案件商量会的组织与运作，提高案件处理的效率和质量，确保公司在面对各类案件时能够依法依规、科学合理地进行决策和处理，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及各类法律纠纷案件、重大业务决策案件以及其他需要通过商量会进行讨论和决策的案件相关活动。（三）基本原则1.依法合规原则：案件商量会的组织和运作必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保决策和处理过程合法合规。2.公正公平原则：在商量过程中，要充分听取各方意见，公正对待每一个案件细节，确保决策结果公平合理，不偏袒任何一方。3.科学民主原则：鼓励参会人员充分发表意见，运用科学的分析方法和专业知识，进行深入讨论，以达成科学合理的决策。4.保密原则：对于案件商量会涉及的敏感信息、商业秘密等，参会人员必须严格保密，不得泄露给无关人员。二、案件商量会的组织架构（一）商量会成员构成1.核心决策层：由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理等，负责对重大案件的最终决策和整体方向把控。2.专业支持团队：涵盖法务部门、业务部门专家、财务部门相关人员等。法务人员提供法律专业意见，业务专家基于业务实际情况发表看法，财务人员从财务角度分析案件对公司财务状况的影响。3.相关利益代表：根据具体案件情况，邀请可能受到案件影响的部门代表或利益相关方参与商量会，如涉及项目合作的合作方代表等，以便全面了解各方诉求。（二）职责分工1.核心决策层职责负责确定案件商量会的召开必要性和决策方向。对商量会讨论结果进行最终审核和决策。协调各方资源，确保商量会顺利进行。2.专业支持团队职责法务人员：对案件进行法律定性分析，提供法律法规依据，评估法律风险，起草法律意见报告。业务部门专家：从业务流程、行业惯例、市场影响等方面进行分析，提出业务操作层面的建议和风险防范措施。财务人员：分析案件可能产生的财务收支、成本费用、利润影响等，提供财务数据支持和财务策略建议。3.相关利益代表职责充分表达自身利益诉求和立场。提供与案件相关的实际情况和业务信息。协助商量会全面了解案件对各方的影响，促进决策的科学性和合理性。三、案件商量会的召开流程（一）案件发起与准备1.案件发起各部门在发现需要通过商量会处理的案件后，应填写《案件商量会申请表》，详细说明案件的基本情况、涉及问题、初步分析及建议等内容。将申请表提交至法务部门进行初步审核。法务部门审核通过后，确定案件的性质、复杂程度以及是否需要召开商量会。2.准备工作法务部门负责组建商量会筹备小组，明确小组成员职责分工。筹备小组收集与案件相关的各类资料，包括合同文件、往来信函、业务数据、法律文书等，并进行整理和分析。根据案件情况，确定商量会的参会人员名单，提前向参会人员发送会议通知，告知会议主题、时间、地点、议程安排以及需准备的资料等信息。（二）会议召开1.开场介绍主持人介绍会议目的、参会人员及会议议程安排。简要介绍案件的基本情况，使参会人员对案件有初步了解。2.情况汇报与分析由案件主办人员详细汇报案件的背景、经过、现状以及已采取的措施等情况。专业支持团队成员按照各自职责，分别对案件进行专业分析，阐述法律风险、业务影响、财务状况等方面的情况，并提出相应的专业意见和建议。3.讨论交流参会人员围绕案件情况和专业意见进行充分讨论，发表自己的看法和观点，提出疑问和建议。主持人引导讨论方向，确保讨论围绕案件核心问题展开，避免偏离主题或出现混乱局面。对于争议较大的问题，组织相关人员进行深入辩论，以澄清事实，明确分歧点。4.决策形成在充分讨论的基础上，核心决策层综合各方意见，结合公司整体战略和利益，进行最终决策。决策结果应以明确的决议形式记录下来，包括决策内容、依据以及后续工作安排等。（三）会议记录与纪要1.会议记录安排专人负责会议记录，记录内容应准确、完整，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、发言要点、决策结果等。会议记录应采用书面记录与电子记录相结合的方式，确保记录的准确性和可追溯性。2.会议纪要会议结束后，由会议记录人员根据会议记录整理会议纪要。会议纪要应突出会议重点、决策结果以及后续工作要求，语言简洁明了，逻辑清晰。会议纪要经主持人审核后发送给参会人员，并抄送相关部门存档。四、案件商量会的决策执行与监督（一）决策执行1.决策形成后，由相关责任部门负责制定具体的执行方案，明确执行步骤、时间节点、责任人等内容。2.执行方案应报核心决策层审核通过后实施。在执行过程中，责任部门要严格按照执行方案推进工作，确保决策得到有效落实。3.对于执行过程中出现的问题或需要调整的情况，责任部门应及时向核心决策层汇报，并根据指示进行相应处理。（二）监督机制1.建立案件商量会决策执行监督小组，由公司内部审计部门、法务部门等相关人员组成，负责对决策执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对决策执行情况进行跟踪检查，检查内容包括执行进度、执行效果、是否符合决策要求等方面。3.对于发现的问题，监督小组应及时向核心决策层汇报，并提出整改建议。责任部门应按照整改建议及时进行整改，确保决策执行的有效性。五、案件商量会的档案管理（一）档案范围案件商量会相关档案包括《案件商量会申请表》、会议通知、会议记录、会议纪要、专业分析报告、决策决议、执行方案以及执行过程中的相关文件资料等。（二）档案整理与归档1.会议结束后，由筹备小组负责对相关档案资料进行整理。按照档案类别和时间顺序进行分类，确保资料的完整性和系统性。2.将整理好的档案资料移交至公司档案管理部门进行归档保存。档案管理部门应建立专门的案件商量会档案目录，便于查询和管理。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅案件商量会档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。3.档案查阅和借阅人员必须严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、转借、复印档案资料，确保档案的安全和完整。六、附则（一）制度修订本制度将根据