电梯档案保管制度规范

PAGE电梯档案保管制度规范一、总则（一）目的为加强电梯档案的科学管理，确保电梯档案的完整性、准确性和安全性，为电梯的维护、维修、改造、报废等工作提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有电梯档案的管理，包括但不限于电梯设备档案、运行档案、维护保养档案、安全检查档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：电梯档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映电梯的实际情况，不得虚假记录。3.完整性原则：涵盖电梯从采购、安装、运行到报废全过程的相关资料。4.保密性原则：对涉及电梯技术秘密、商业秘密等敏感信息严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善电梯档案管理制度，并组织实施。2.收集、整理、归档电梯档案资料，建立健全档案目录和索引。3.负责档案的保管、借阅、查阅等日常管理工作，确保档案的安全和完整。4.定期对档案进行检查、鉴定和统计，及时更新档案信息。5.协助相关部门查阅和利用档案资料，提供必要的技术支持。（二）电梯使用部门职责1.负责本部门电梯档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好电梯档案的管理工作，如实提供电梯运行、维护保养等相关信息。3.在电梯设备采购、安装、改造、维修等过程中，负责收集和保管相关文件资料，并按规定移交。（三）电梯维护保养单位职责1.建立健全电梯维护保养档案，详细记录每次维护保养的内容、时间、人员等信息。2.定期向电梯使用单位和档案管理部门提交维护保养报告和相关资料。3.协助电梯使用单位和档案管理部门做好电梯档案的整理和归档工作。（四）电梯安全监督管理部门职责1.监督检查电梯档案管理制度的执行情况，确保档案管理工作符合相关法律法规和行业标准。2.对电梯档案资料进行抽查，核实档案内容的真实性和完整性。3.指导和督促电梯使用单位、维护保养单位做好电梯档案管理工作。三、档案内容与分类（一）设备档案1.电梯采购合同、发票、技术协议等文件。2.电梯安装工程合同、安装单位资质证书、安装人员资格证书等。3.电梯产品质量合格证明、特种设备制造许可证、型式试验报告等。4.电梯安装竣工资料，包括安装说明书、电气原理图、布线图、安装验收报告等。5.电梯随机文件，如操作手册、维护保养手册、使用说明书等。（二）运行档案1.电梯运行记录，包括每日运行时间、运行次数、故障记录等。2.电梯运行参数监测记录，如速度、加速度、温度、湿度等。3.电梯能耗记录，包括电量、水量等消耗情况。（三）维护保养档案1.维护保养计划，包括年度、季度、月度维护保养计划。2.维护保养记录，每次维护保养的项目、内容、结果等详细记录。3.维护保养人员签到表，记录每次维护保养的人员姓名、资质等信息。4.维护保养费用清单，包括材料费用、人工费用等。（四）安全检查档案1.定期安全检查记录，包括月度、季度、年度安全检查报告。2.专项安全检查记录，如节日期间、重大活动前的安全检查记录。3.安全隐患排查与整改记录，对发现的安全隐患进行详细记录，并跟踪整改情况。4.安全检查人员资质证书及签到表。（五）应急救援档案1.电梯应急救援预案，包括应急救援组织机构、职责分工、应急处置流程等。2.应急救援演练记录，包括演练时间、地点、内容、参与人员等。3.电梯困人救援记录，详细记录每次困人事件的发生时间、地点、被困人员情况、救援过程等。（六）改造与报废档案1.电梯改造项目立项文件、改造方案、改造合同等。2.改造过程中的技术文件、施工记录、验收报告等。3.电梯报废申请文件、报废鉴定报告、报废处理记录等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理职责，及时收集本部门负责的电梯档案资料，并确保资料的真实性和完整性。2.电梯采购、安装、改造、维修等项目完成后，相关部门应在规定时间内将项目文件资料移交档案管理部门登记归档。3.电梯运行过程中产生的各类记录，如运行记录、维护保养记录、安全检查记录等，应定期整理后移交档案管理部门。（二）整理方法1.档案管理部门收到档案资料后，应按照档案分类标准进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。3.编制档案目录，详细列出档案的类别、编号、名称、日期、来源等信息，建立档案索引。4.对纸质档案资料进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固；对电子档案资料进行分类存储，建立电子档案数据库，并定期进行备份。五、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.在档案库房内，应设置档案架、档案柜等存储设备，对档案进行分类存放，并标明档案类别和编号。（二）保管方式1.纸质档案应采用专柜存放，按档案类别和时间顺序排列，便于查找和调阅。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行加密处理，防止数据丢失和泄露。3.对重要的档案资料，应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的可用性。（三）保管期限1.电梯设备档案应长期保管，直至电梯报废后按规定销毁。2.电梯运行档案、维护保养档案、安全检查档案等应至少保存[X]年，以备查阅和追溯。3.应急救援档案应保存至应急救援预案修订或电梯报废后[X]年。4.改造与报废档案应长期保存，作为电梯全生命周期管理的重要依据。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存储情况符合要求。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对清查结果应进行详细记录，形成档案清查报告，上报主管领导。六、档案借阅与查阅（一）借阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要借阅电梯档案的，应填写《电梯档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请表进行审核，对符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并登记借阅档案的相关信息。3.借阅人员应按照规定的时间归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员不得擅自将档案转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案内容。（二）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅电梯档案的，应填写《电梯档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应安排专人负责陪同查阅，并提供必要的协助。查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅人员如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。复印或摘录的档案资料应加盖档案管理部门印章，注明出处。（三）外单位查阅规定1.外单位因工作需要查阅电梯档案的，应出具单位介绍信，并填写《电梯档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，经公司/组织主管领导批准后，方可到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案时，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得擅自复制、拍照、录像或带走档案原件。如需复制档案内容，应按照国家有关规定办理相关手续。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立档案保密制度，明确档案管理人员和借阅查阅人员的保密职责。2.对涉及电梯技术秘密、商业秘密、安全隐患等敏感信息的档案，应进行严格保密，限制查阅范围，并采取加密存储、专人保管等措施。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容，不得私自将档案提供给无关人员。4.在档案借阅查阅过程中，借阅查阅人员应妥善保管档案，不得泄露档案信息。如需对外提供档案信息，应按照规定的程序进行审批。（二）安全管理1.档案管理部门应加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护。2.档案管理人员应掌握基本的安全知识和技能，熟悉档案库房的安全操作规程，确保档案的安全存放。3.在档案整理、装订、存储等过程中，应注意防火、防潮、防虫、防盗等安全事项，避免档案受到损坏或丢失。4.对电子档案的存储和传输，应采取安全可靠的技术措施，防止数据泄露、篡改或丢失。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案的存毁价值。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家、财务人员等组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的类别、内容、来源等信息，对档案进行逐一审查，分析档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。2.对保管期限已满、确无保存价值的档案，应提出销毁意见；对仍有保存价值的档案，应继续保存。3.在鉴定过程中，如发现档案内容涉及重要历史事件、重大决策等，应及时向上级主管部门报告，并妥善处理。（四）销毁程序1.经档案鉴定小组审