服务合同规范管理制度

PAGE服务合同规范管理制度一、总则（一）目的为了规范公司服务合同的管理，防范合同风险，维护公司的合法权益，提高公司的经济效益和社会效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与客户签订的各类服务合同，包括但不限于技术服务合同、咨询服务合同、培训服务合同、劳务服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则服务合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则合同双方应当在平等、自愿、公平、诚实信用的基础上签订服务合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.全面履行原则合同双方应当按照合同约定全面履行自己的义务，确保合同目的的实现。4.风险防范原则加强对服务合同的风险评估和防范，采取有效的措施降低合同风险，保障公司的合法权益。二、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据市场需求和公司业务发展规划，提出签订服务合同的立项申请，填写《服务合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、服务内容、服务期限、服务费用等。2.立项申请经业务部门负责人审核后，提交至公司合同管理部门。合同管理部门对立项申请进行初审，重点审查合同的必要性、可行性、合法性等。3.初审通过后，合同管理部门将立项申请提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司的战略规划和业务发展需要，对立项申请进行审批。（二）合同起草1.合同立项审批通过后，由业务部门负责起草服务合同文本。合同文本应当符合法律法规和行业标准的要求，明确双方的权利义务、服务内容、服务期限、服务费用、违约责任等条款。2.在起草合同文本过程中，业务部门应当充分征求公司内部相关部门的意见，如法务部门、财务部门、技术部门等，确保合同文本的合法性、完整性和可操作性。3.合同文本起草完成后，业务部门应当将合同文本提交至合同管理部门进行审核。合同管理部门对合同文本进行全面审核，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性、逻辑性等，提出审核意见。（三）合同审核1.合同管理部门将审核后的合同文本提交至法务部门进行法律审核。法务部门对合同文本进行法律审查，重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险，提出法律审核意见。2.法务部门审核通过后，合同管理部门将合同文本提交至财务部门进行财务审核。财务部门对合同文本进行财务审查，重点审查合同费用的合理性、支付方式、结算周期等，提出财务审核意见。3.财务部门审核通过后，合同管理部门将合同文本提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司的战略规划和业务发展需要，对合同文本进行审批。（四）合同签订1.合同审核通过后，由业务部门负责与客户签订服务合同。签订合同前，业务部门应当向客户详细介绍合同条款的内容，确保客户充分理解合同条款的含义和法律后果。2.签订合同应当采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）确认。合同文本应当一式多份，双方各执一份，同时报公司合同管理部门备案。3.在签订合同过程中，如发现合同条款存在问题或需要修改的情况，业务部门应当及时与客户协商解决，并重新提交合同文本进行审核和审批。三、合同履行管理（一）合同交底1.服务合同签订后，业务部门应当及时组织合同交底会议，向项目团队成员详细介绍合同的基本情况、服务内容、服务期限、服务费用、违约责任等条款，确保项目团队成员充分了解合同要求。2.在合同交底会议上，业务部门应当明确项目团队成员各自的职责和任务，制定详细的项目实施计划，确保合同的顺利履行。（二）服务提供1.项目团队成员应当按照合同约定和项目实施计划，认真履行自己的职责，按时、按质、按量提供服务。2.在服务提供过程中，如发现客户需求发生变化或出现其他问题，项目团队成员应当及时与客户沟通协调，采取有效的措施解决问题，确保服务的顺利进行。（三）服务监督1.公司合同管理部门应当定期对服务合同的履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。2.业务部门应当建立服务合同履行情况报告制度，定期向合同管理部门报告合同履行情况，包括服务进度、服务质量、客户反馈等。（四）服务验收1.服务完成后，业务部门应当及时向客户提交服务验收申请，要求客户对服务进行验收。2.客户应当按照合同约定对服务进行验收，并出具服务验收报告。如客户对服务质量存在异议，应当及时与业务部门沟通协商，共同解决问题。3.服务验收合格后，业务部门应当及时办理服务费用结算手续，确保公司的合法权益得到保障。四、合同变更管理（一）变更申请1.在服务合同履行过程中，如因客户需求发生变化、法律法规调整、不可抗力等原因需要变更合同内容的，业务部门应当及时向客户提出变更申请，填写《服务合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、影响等。2.变更申请经业务部门负责人审核后，提交至公司合同管理部门。合同管理部门对变更申请进行初审，重点审查变更的必要性、可行性、合法性等。（二）变更审核1.合同管理部门将初审通过的变更申请提交至法务部门进行法律审核。法务部门对变更申请进行法律审查，重点审查变更条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险，提出法律审核意见。2.法务部门审核通过后，合同管理部门将变更申请提交至财务部门进行财务审核。财务部门对变更申请进行财务审查，重点审查变更费用的合理性、支付方式、结算周期等，提出财务审核意见。3.财务部门审核通过后，合同管理部门将变更申请提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司的战略规划和业务发展需要，对变更申请进行审批。（三）变更签订1.变更申请审批通过后，由业务部门负责与客户签订服务合同变更协议。变更协议应当采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）确认。变更协议文本应当一式多份，双方各执一份，同时报公司合同管理部门备案。2.在签订变更协议过程中，如发现变更条款存在问题或需要修改的情况，业务部门应当及时与客户协商解决，并重新提交变更协议文本进行审核和审批。五、合同解除管理（一）解除申请1.在服务合同履行过程中，如因客户原因、法律法规调整、不可抗力等原因需要解除合同的，业务部门应当及时向客户提出解除申请，填写《服务合同解除申请表》，详细说明解除的原因、时间、影响等。2.解除申请经业务部门负责人审核后，提交至公司合同管理部门。合同管理部门对解除申请进行初审，重点审查解除的必要性、可行性、合法性等。（二）解除审核1.合同管理部门将初审通过的解除申请提交至法务部门进行法律审核。法务部门对解除申请进行法律审查，重点审查解除条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险，提出法律审核意见。2.法务部门审核通过后，合同管理部门将解除申请提交至财务部门进行财务审核。财务部门对解除申请进行财务审查，重点审查解除费用的结算、支付方式等，提出财务审核意见。3.财务部门审核通过后，合同管理部门将解除申请提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司的战略规划和业务发展需要，对解除申请进行审批。（三）解除签订1.解除申请审批通过后，由业务部门负责与客户签订服务合同解除协议。解除协议应当采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）确认。解除协议文本应当一式多份，双方各执一份，同时报公司合同管理部门备案。2.在签订解除协议过程中，如发现解除条款存在问题或需要修改的情况，业务部门应当及时与客户协商解决，并重新提交解除协议文本进行审核和审批。六、合同档案管理（一）档案收集1.服务合同签订后，业务部门应当及时将合同文本及相关资料提交至公司合同管理部门进行归档。合同文本及相关资料应当包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议、服务验收报告、服务费用结算凭证等。2.合同管理部门应当对业务部门提交的合同文本及相关资料进行认真核对，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理部门应当对归档的合同文本及相关资料进行整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类编号，建立合同档案目录。2.在整理合同档案过程中，合同管理部门应当对合同文本及相关资料进行扫描备份，建立电子档案，方便查询和使用。（三）档案保管1.合同管理部门应当指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全和完整。2.合同档案应当存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序进行存放，便于查找和使用。3.合同管理部门应当定期对合同档案进行检查和清理，及时发现和处理档案保管过程中存在的问题。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应当填写《服务合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审核后，提交至合同管理部门。2.合同管理部门对查阅申请进行审核，批准后按照档案查阅规定提供查阅服务。查阅人员应当在指定的地点查阅合同档案，不得擅自将合同档案带出档案保管场所。3.查阅人员应当遵守档案查阅规定，不得在合同档案上涂改、标记、损坏等，如需复印合同档案资料的，应当经合同管理部门同意后按照规定进行复印。（五）档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应当填写《服务合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人审核后，提交至合同管理部门。2.合同管理部门对借阅申请进行审核，批准后按照档案借阅规定办理借阅手续。借阅人员应当在规定的时间内归还合同档案，不得擅自延长借阅期限。3.借阅人员应当遵守档案借阅规定，妥善保管合同档案，不得转借他人或用于其他非工作目的，如需复印合同档案资料的，应当经合同管理部门同意后按照规定进行复印。七、合同风险管理（一）风险识别1.公司合同管理部门应当定期对服务合同进行风险识别，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如客户信用风险、市场风险、法律风险、技术风险等。2.在风险识别过程中，合同管理部门应当充分收集相关信息，包括合同文本、市场动态、法律法规变化、行业标准等，为风险评估提供依据。（二）风险评估1.合同管理部门应当根据风险识别的结果，对服务合同的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.在风险评估过程中，合同管理部门应当采用科学的评估方法，