报销单据填写规范制度

PAGE报销单据填写规范制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，确保报销单据的真实性、准确性和完整性，提高财务工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：报销单据必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得虚报、瞒报。2.准确性原则：报销内容、金额、票据等信息应准确无误，计算正确。3.完整性原则：报销单据应具备完整的要素，包括但不限于发票、收据、审批单等，缺一不可。4.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销单据的种类及要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写齐全，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。2.发票上的字迹应清晰可辨，不得涂改、挖补。如发现发票有误，应及时退回开票单位重开。3.发票应加盖发票专用章，印章应清晰、完整，与开票单位名称一致。（二）收据1.收据应是财政部门监制或税务部门认可的正规收据，收据内容应填写齐全，包括收据名称、收据号码、开票日期、交款单位、收款事由、金额等。2.收据上的字迹应清晰可辨，不得涂改、挖补。如发现收据有误，应及时退回开票单位重开。3.收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，印章应清晰、完整，与收款单位名称一致。（三）其他凭证1.如火车票、飞机票、汽车票等，应是正规的交通运输票据，票据上的信息应填写齐全，包括日期、出发地、目的地、票价等。2.如住宿发票、餐饮发票等，应是正规的服务业发票，发票上的信息应填写齐全，包括日期、住宿或餐饮单位名称、金额等。（四）报销审批单1.报销审批单应填写完整，包括报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、金额、附件张数等。2.报销审批单应按照公司规定的审批流程进行签字审批，审批人应认真审核报销内容，确保其符合公司规定和财务制度。三、报销单据的填写规范（一）报销日期填写实际报销的日期。（二）报销人姓名填写报销人的真实姓名，不得使用化名或简称。（三）部门填写报销人所在的部门名称。（四）报销事由详细填写报销的经济业务内容，应与发票、收据等票据上的内容一致。（五）金额1.填写报销的实际金额，大小写金额应一致。2.如报销金额为外币，应按照国家外汇管理局公布的汇率折算为人民币填写。（六）附件张数填写报销单据所附发票、收据等票据的张数。（七）签字审批1.报销人应在报销审批单上签字，确认报销内容真实、准确、完整。2.部门负责人应在报销审批单上签字，对报销事项进行审核，确认其合理性和必要性。3.财务负责人应在报销审批单上签字，对报销单据的合法性、合规性进行审核，确认其符合财务制度。4.公司领导应在报销审批单上签字，对报销事项进行最终审批。四、报销流程（一）报销申请员工在经济业务发生后，应及时收集相关发票、收据等票据，并填写报销审批单，按照公司规定的审批流程进行签字审批。（二）报销审核1.部门负责人应认真审核报销内容，确认其合理性和必要性，签字后交财务负责人审核。2.财务负责人应认真审核报销单据的合法性、合规性，确认其符合财务制度，签字后交公司领导审批。3.公司领导应认真审核报销事项，确认其符合公司规定，签字后予以批准。（三）报销支付1.财务部门根据公司领导的审批意见，对审核通过的报销单据进行支付。2.报销支付方式包括现金支付、银行转账支付等，具体支付方式由财务部门根据实际情况确定。（四）报销归档1.财务部门应将报销单据按照类别、时间等进行整理、归档，以便日后查阅。2.报销单据的保管期限应按照国家有关规定执行，一般为五年。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在经济业务发生后[X]个工作日内办理报销手续，逾期不予受理。（二）差旅费报销员工应在出差返回后[X]个工作日内办理报销手续，逾期不予受理。（三）其他费用报销其他费用报销时间按照公司规定执行，一般为经济业务发生后[X]个工作日内。六、违规处理（一）对于虚报、瞒报、伪造报销单据等违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。（二）对于因违规报销给公司造成经济损失的，公司将依法