煤矿规范合同管理制度

PAGE煤矿规范合同管理制度一、总则（一）目的本合同管理制度旨在加强煤矿企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护企业合法权益，促进企业依法合规经营，保障煤矿生产经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于煤矿企业及其所属各部门、各分支机构在生产经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、劳务合同、技术合同、运输合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规、政策以及行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则合同双方当事人在签订合同过程中应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，充分表达各自的意愿，不得强迫或欺诈对方。3.风险防范原则加强合同风险管理，对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行识别、评估和控制，采取有效措施防范和化解风险。4.统一管理原则合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理的原则。煤矿企业设立专门的合同管理部门，负责合同的统一审核、登记、归档等工作，各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订等具体工作，并接受合同管理部门的指导和监督。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会煤矿企业设立合同管理委员会，由企业主要领导担任主任，各相关部门负责人为成员。合同管理委员会的主要职责是：1.审议合同管理制度、流程和重大合同事项；2.协调解决合同管理工作中的重大问题；3.对合同管理工作进行监督和指导。（二）合同管理部门合同管理部门为煤矿企业负责合同管理的职能部门，具体职责如下：1.制定和完善合同管理制度、流程和文本格式；2.负责合同的统一审核，对合同的合法性、合规性、完整性进行审查；3.办理合同的登记、编号、归档等工作；4.监督合同的履行情况，协调解决合同履行过程中的纠纷；5.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议；6.对合同管理人员进行培训和考核。（三）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并指定专人作为合同管理员，负责与合同管理部门的沟通协调，及时报送合同相关资料。业务部门的主要职责是：1.根据业务需要起草合同文本，确保合同条款明确、具体、合法、合规；2.组织合同谈判，与对方当事人就合同条款进行协商，维护企业利益；3.负责合同的签订工作，确保合同签订程序符合规定；4.履行合同约定的义务，及时处理合同履行过程中的问题；5.定期向合同管理部门报送合同履行情况报告。三、合同签订管理（一）合同承办人资格1.合同承办人应具备相应的业务知识和法律知识，熟悉合同签订流程和相关法律法规。2.合同承办人应经过企业授权，代表企业签订合同。未经授权，任何人不得擅自签订合同。（二）合同文本起草1.合同文本一般由业务部门负责起草。起草合同文本时，应参照国家法律法规、行业标准以及企业合同示范文本，结合实际情况，明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。2.对于重要合同或涉及金额较大的合同，合同管理部门应参与文本起草工作，提供法律意见和风险防范建议。（三）合同谈判1.合同承办人在起草合同文本后，应组织相关人员与对方当事人进行合同谈判。谈判人员应包括业务人员、法律人员、财务人员等，必要时可邀请技术专家等参加。2.谈判过程中，应充分了解对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力等情况，对合同条款进行认真协商，争取有利的合同条件。同时，要注意防范合同风险，对可能出现的问题进行提前预判和应对。（四）合同审核1.合同签订前，必须经过合同管理部门的审核。合同承办人应将合同文本及相关资料报送合同管理部门，合同管理部门按照审核流程进行审核。2.合同审核的内容包括合同的合法性、合规性、完整性、可行性等。重点审查合同条款是否符合法律法规和政策要求，是否存在潜在风险，双方权利义务是否对等，合同标的是否明确，价款或报酬是否合理，履行期限、地点和方式是否明确可行，违约责任是否具体明确等。3.合同管理部门在审核过程中，如发现问题应及时与合同承办人沟通，提出修改意见。合同承办人应根据审核意见对合同文本进行修改完善，再次报送审核，直至审核通过。（五）合同签订1.合同审核通过后，由合同承办人按照企业规定的签订程序办理合同签订手续。合同签订应使用企业统一的合同专用章，并严格按照印章管理规定进行用印。2.合同签订时，双方当事人应在合同文本上签字（盖章），确保签字（盖章）真实、有效。合同一式多份，并由合同管理部门统一编号、登记。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，签订后应及时报合同管理委员会备案。四、合同履行管理（一）合同履行计划1.合同签订后，业务部门应制定合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等，确保合同按时、按质、按量履行。2.合同履行计划应报送合同管理部门备案，合同管理部门对履行计划进行跟踪和监督。（二）合同履行跟踪1.业务部门应按照合同履行计划，及时跟踪合同履行情况，定期向合同管理部门报送合同履行情况报告。报告内容应包括合同履行进度、存在的问题及解决措施、下一步工作计划等。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，发现问题及时督促业务部门采取措施解决，并向企业领导汇报。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如需要变更合同内容，合同承办人应及时与对方当事人协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订程序进行审核、签订和备案。合同变更后，业务部门应及时调整合同履行计划，并将变更情况通知相关部门。（四）合同终止管理1.合同履行完毕或提前终止时，业务部门应及时办理合同终止手续，并将合同履行情况进行总结和报告。2.合同终止后，合同管理部门应及时对合同档案进行整理和归档，妥善保管相关资料。五、合同纠纷管理（一）纠纷预防1.加强合同签订前的调查和审核工作，充分了解对方当事人的资信状况和履约能力，避免与信誉不佳或履约能力不足的单位签订合同。2.在合同履行过程中，严格按照合同约定履行义务，及时沟通协调，避免因自身原因引发合同纠纷。3.加强对合同管理人员和业务人员的培训，提高法律意识和风险防范意识，增强应对合同纠纷的能力。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办人应及时报告业务部门负责人和合同管理部门，并积极与对方当事人协商解决。协商过程中，应注意收集相关证据，维护企业合法权益。2.如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决纠纷。在纠纷处理过程中，应及时向企业领导汇报进展情况，并按照企业要求配合相关部门做好工作。3.合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时将处理结果报告合同管理部门，并对纠纷产生的原因进行分析总结，提出改进措施，避免类似纠纷再次发生。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办人应及时将合同文本及相关资料（包括合同谈判记录、审核意见、变更协议、履行情况报告、纠纷处理文件等）报送合同管理部门。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保档案资料齐全、完整。（二）档案整理1.合同管理部门对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、签订时间、编号等顺序进行排列，并编制档案目录。2.对合同档案资料进行装订、编页，确保档案整齐、规范。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，并采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案安全。2.建立合同档案借阅制度，严格借阅手续。因工作需要借阅合同档案的，应经合同管理部门负责人批准，并办理借阅登记手续，按时归还。（四）档案查阅1.内部人员查阅合同档案，应填写查阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。2.外部单位或人员查阅合同档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经企业领导批准。查阅过程中，应安排专人陪同，不得将档案资料带离指定场所。（五）档案销毁1.合同档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，由合同管理部门提出销毁申请，经企业领导批准后，按照规定程序进行销毁。2.销毁合同档案时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等内容，保存期限不少于[X]年。七、合同信息化管理（一）信息化系统建设1.煤矿企业应建立合同信息化管理系统，实现合同签订、履行、变更、终止等全过程的信息化管理。2.合同信息化管理系统应具备合同文本起草、审核、签订、登记、归档、查询、统计分析等功能，提高合同管理工作的效率和准确性。（二）数据录入与维护1.合同承办人应及时将合同相关信息录入合同信息化管理系统，确保数据真实可靠。2.合同管理部门应定期对系统数据进行维护和更新，保证系统数据的完整性和时效性。（三）系统应用与管理1.合同管理人员应熟练掌握合同信息化管理系统的操作，充分利用系统功能进行合同管理工作。2.加强对合同信息化管理系统的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。定期对系统进行备份，确保数据安全。八、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对各业务部门的合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同管理工作考核评价制度，对各业务部门和合同管理人员的合同管理工作进