红头文件制作规范制度

PAGE红头文件制作规范制度一、总则（一）目的为了规范公司红头文件的制作，确保文件格式统一、内容准确、传达及时，提高公司行政效率，加强内部管理，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门以公司名义印发的各类红头文件，包括但不限于通知、通报、报告、请示、批复等。（三）基本原则1.合法性原则：红头文件的内容必须符合国家法律法规及相关政策要求，不得与法律法规相抵触。2.准确性原则：文件表述应准确清晰，避免歧义，数据、事实等应真实可靠。3.规范性原则：严格按照本制度规定的格式、字体、排版等要求制作文件，确保文件的规范性和严肃性。4.时效性原则：及时传达公司决策、工作部署等信息，确保文件的时效性。二、文件格式（一）页面设置1.纸张：采用A4纸，纵向排版。2.页边距：上、下页边距为2.54厘米，左、右页边距为3.17厘米。（二）字体字号1.标题：一般用二号宋体字，加粗，居中排列。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，顶格书写，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。3.正文：一般用三号仿宋体字，每自然段左空二字，回行顶格。数字、年份不能回行。4.附件：附件名称后不加标点符号。附件与正文一起装订时，在正文下空一行左空二字用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××”）；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名：一般用三号仿宋体字，靠右书写。6.成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），右空四字编排。7.印章：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（三）段落格式1.行距：一般采用固定值28磅，以保证文档的美观和易读性。2.缩进：正文段落首行缩进2个字符。（四）页码页码一般用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。三、文件内容（一）标题1.标题应准确概括文件的主要内容，一般由发文机关名称、事由和文种组成。2.发文机关名称应使用全称或规范化简称；事由应简洁明了，准确反映文件的核心内容；文种应根据文件的性质和用途正确选用。例如：《[公司名称]关于加强安全生产工作的通知》（二）主送机关1.主送机关是文件的主要受理机关，应使用全称、规范化简称或同类型机关统称。2.主送机关应顶格书写在标题下空一行位置，回行时仍顶格。（三）正文1.正文应条理清晰，逻辑严密，层次分明。一般按照开头、主体、结尾的结构撰写。2.开头应简要说明发文的目的、依据或背景；主体应详细阐述文件的主要内容，可根据需要分条列项进行表述；结尾应明确提出要求、希望或执行期限等。3.正文中引用上级文件、法律法规等内容时，应注明文件名称、文号及条款序号；涉及数据、统计资料等应确保准确无误，并注明来源。（四）附件1.附件是正文的补充说明或参考资料，与正文具有同等效力。2.附件应在正文后空一行左空二字用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××”）；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。3.附件应随正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。（五）发文机关署名发文机关署名应使用全称或规范化简称，一般在正文下空一行靠右书写。（六）成文日期成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期应使用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。（七）印章1.印章是文件生效的标志，应加盖发文机关印章。2.印章应端正、清晰，不得模糊不清或歪盖。印章上的文字应与发文机关署名一致。3.单一机关行文时，印章应下压发文机关署名和成文日期；联合行文时，印章应一一对应，端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。四、文件编号（一）编号规则1.红头文件应进行编号管理，编号格式为：[年份]+[部门代码]+[文件顺序号]。例如：[2023]+[01]+[001]2.年份为文件印发的公元年份，用阿拉伯数字全称标注，如“2023”。3.部门代码根据公司内部各部门的代码确定，由两位数字组成，如“01”代表行政部，“02”代表财务部等。4.文件顺序号由三位数字组成，从“001”开始依次编排。（二）编号位置文件编号一般编排在发文机关标识下空二行，居中排布。五、文件审批（一）审批流程1.拟稿人完成文件初稿后，应填写《红头文件审批表》，详细说明文件的起草背景、目的、主要内容等，并签字确认。2.将《红头文件审批表》及文件初稿提交给部门负责人审核。部门负责人应认真审核文件内容，确保文件符合部门工作实际和公司整体要求，审核通过后签字。3.部门负责人审核通过的文件，提交给分管领导审批。分管领导应对文件的必要性、可行性、合规性等进行全面审查，审批通过后签字。4.涉及多个部门或重大事项的文件，需经总经理审批。总经理审批通过后签字。（二）审批意见审批人应认真填写审批意见，明确表示同意、不同意或提出修改意见。对于不同意的文件，应说明理由；对于提出修改意见的文件，拟稿人应根据审批意见进行修改完善，再次提交审批。六、文件印发（一）印发部门红头文件由公司行政部负责统一印发。行政部应按照审批通过的文件内容和格式要求进行排版、印刷、装订等工作。（二）印发份数根据文件的传达范围和实际需要确定印发份数。印发份数应合理控制，避免浪费。（三）印发时间行政部应按照规定的时间要求及时印发文件，确保文件能够按时传达给相关部门和人员。对于紧急文件，应优先安排印发，确保文件的时效性。七、文件归档（一）归档范围公司印发的所有红头文件均应进行归档管理，包括文件的正本、定稿、附件、审批表等相关材料。（二）归档要求1.归档文件应齐全完整，字迹清晰可辨，签字盖章手续完备。2.归档文件应按照文件编号顺序进行排列，编制归档目录，便于查找和利用。3.归档文件应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应按照档案管理要求进行装订、编目、上架；电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，确保数据的安全性和完整性。（三）保管期限红头文件的保管期限根据文件的重要性和时效性确定，一般分为永久、长期和短期三种。1.涉及公司重大决策、重要人事任免、长期规划等重要文件应永久保存。2.涉及公司阶段性工作、一般性业务文件等可长期保存，保管期限一般为10年至30年。3.临时性、事务性文件等可短期保存，保管期限一般为1年至5年。八、文件保密（一）保密级别根据文件内容的敏感程度和重要性，将红头文件分为绝密、机密、秘密三个保密级别。1.绝密文件：涉及公司核心机密，如商业秘密、技术秘密、财务数据等，一旦泄露将对公司造成重大损失。2.机密文件：涉及公司重要信息，如战略规划、重大项目方案、重要客户资料等，泄露后可能对公司产生较大影响。3.秘密文件：涉及公司一般信息，如内部管理制度、工作流程、一般性业务文件等，泄露后可能对公司造成一定影响。（二）保密措施1.绝密文件应严格控制知悉范围，仅限公司高层管理人员和相关核心部门人员知悉。知悉人员应签署保密协议，承诺对文件内容严格保密。2.机密文件应控制在公司中层管理人员和相关业务部门人员范围内知悉。知悉人员应遵守保密规定，不得擅自传播或泄露文件内容。3.秘密文件应按照公司规定的范围进行传达，确保相关人员能够了解文件内容并执行。传达过程中应注意保密，避免文件被无关人员获取。4.所有红头文件均应在文件上标明保密级别，并按照保密级别进行相应的保管和处理。对于绝密、机密文件，应采用加密存储、专人保管等措施，防止文件泄露。九、文件修订与废止（一）修订1.随着公司业务发展、法律法规变化等原因，红头文件需要进行修订时，由相关部门提出修订建议，填写《红头文件修订申请表》，说明修订的原因、内容等。2.《红头文件修订申请表》经部门负责人审核后，提交给行政部。行政部对修订建议进行汇总整理，并组织相关部门进行讨论和论证。3.修订后的文件应按照本制度规定的审批流程进行审批，审批通过后由行政部负责印发。修订后的文件应注明修订日期和修订版本号。（二）废止1.当红头文件所依据的法律法规发生变化、文件内容已不再适用或因其他原因需要废止时，由相关部门提出废止建议，填写《红头文件废止申请表》，说明废止的原因。2.