考勤销毁制度规范要求

PAGE考勤销毁制度规范要求一、总则（一）目的本制度旨在规范公司考勤记录的销毁流程，确保考勤信息的安全、准确和合法处理，维护公司与员工的权益，同时符合相关法律法规及行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的考勤记录管理及销毁工作。（三）基本原则1.合法性原则：考勤记录的销毁必须符合国家法律法规及相关行业规定，确保操作过程合法合规。2.准确性原则：准确识别需要销毁的考勤记录，避免误操作导致重要信息丢失或泄露。3.安全性原则：在销毁过程中，采取必要的安全措施，防止考勤信息被非法获取或滥用。4.可追溯性原则：对考勤记录的销毁过程进行详细记录，以便在需要时能够追溯查询。二、考勤记录的分类与保存期限（一）考勤记录分类1.日常考勤表：记录员工每日的出勤、请假、迟到、早退等情况。2.考勤汇总表：定期对员工考勤情况进行汇总统计的表格。3.请假申请单：员工提交的请假申请相关文件。4.加班记录：记录员工加班时间、加班事由等信息的文件。（二）保存期限1.日常考勤表保存期限为[X]年。2.考勤汇总表保存期限为[X]年。3.请假申请单保存期限为[X]年。4.加班记录保存期限为[X]年。保存期限自考勤记录形成之日起计算，超过保存期限的考勤记录将按照本制度规定进行销毁。三、考勤记录销毁的条件（一）达到保存期限考勤记录已达到上述规定的保存期限，且公司不再有继续保存的必要。（二）记录无效或错误1.经核实，考勤记录存在明显错误，且无法进行修正或补充，已失去实际使用价值。2.因特殊原因导致考勤记录无效，如记录设备故障、数据传输错误等，且无法恢复或重新获取有效记录。（三）公司业务调整由于公司业务转型、组织结构变更等原因，原有的考勤记录不再与公司业务相关且无保留价值。四、考勤记录销毁的审批流程（一）提出申请1.各部门负责人或相关考勤管理人员，根据考勤记录的实际情况，判断是否满足销毁条件。如满足条件，填写《考勤记录销毁申请表》，详细说明需要销毁的考勤记录类别、所属期间、数量等信息，并阐述申请销毁的原因。2.将《考勤记录销毁申请表》提交至人力资源部门审核。（二）部门审核1.人力资源部门收到申请后，对申请内容进行初步审核。审核内容包括申请的考勤记录是否确实达到保存期限、是否符合销毁条件、申请信息是否完整准确等。2.如审核通过，人力资源部门负责人在申请表上签署意见，并将申请表提交至财务部门进行财务审核。（三）财务审核1.财务部门对考勤记录销毁申请进行财务审核，主要检查与考勤记录相关的费用是否已结清，是否存在未处理的财务事项。2.若财务审核无异议，财务部门负责人在申请表上签字确认。（四）高层审批经人力资源部门与财务部门审核通过的《考勤记录销毁申请表》，提交至公司高层领导审批。高层领导根据公司整体情况及相关规定，对考勤记录销毁申请进行最终审批。（五）审批结果反馈1.审批通过后，由人力资源部门将审批结果及时反馈给申请部门。2.若审批未通过，申请部门需根据审批意见进行整改或补充相关材料，重新提交申请。五、考勤记录销毁的实施流程（一）制定销毁计划1.申请部门根据审批通过的《考勤记录销毁申请表》，制定详细的考勤记录销毁计划。销毁计划应包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。2.将销毁计划提前通知相关部门及人员，确保各方做好准备工作。（二）准备销毁场地与设备1.选择安全、保密的销毁场地，确保销毁过程不受外界干扰，防止信息泄露。2.准备合适的销毁设备，如碎纸机、焚烧炉等，并确保设备正常运行，能够满足销毁要求。（三）实施销毁操作1.在规定的时间和地点，由专人负责对考勤记录进行销毁操作。操作过程应严格按照既定的销毁方式进行，确保考勤记录被彻底破坏，无法恢复。2.对于采用碎纸机销毁的考勤记录，应确保纸张被粉碎成无法辨认的小颗粒；对于采用焚烧方式销毁的，应保证焚烧完全，无残留灰烬。（四）现场监督与记录1.在销毁过程中，安排专人进行现场监督，确保销毁操作符合规定要求，防止出现违规行为。2.指定专人负责对销毁过程进行详细记录，记录内容包括销毁时间、地点、参与人员、销毁考勤记录的类别及数量、销毁方式等信息。记录应形成书面文件，并由监督人员和操作人员签字确认。六、考勤记录销毁后的备案与查询（一）备案要求1.考勤记录销毁完成后，申请部门应及时将销毁情况进行备案。备案材料包括《考勤记录销毁申请表》、销毁计划、销毁过程记录等相关文件。2.将备案材料整理成册，一式两份，一份由申请部门留存，一份提交至公司档案管理部门归档保存。（二）查询规定1.公司内部人员因工作需要查询已销毁考勤记录相关信息的，应填写《考勤记录销毁查询申请表》，说明查询原因及所需信息内容。2.经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据备案材料，为查询人员提供相关信息，但仅限于已备案的内容。3.外部机构或人员因法律纠纷、审计等特殊原因需要查询已销毁考勤记录的公司，必须按照法律法规规定的程序，向公司提出正式申请，并提供合法有效的证明文件。公司在审核通过后，按照相关规定协助提供必要的信息，但应确保信息提供过程符合法律法规要求，不泄露公司其他机密信息。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对考勤记录销毁制度的执行情况进行审计检查，确保销毁流程符合规定要求，销毁记录真实完整。2.人力资源部门负责对各部门考勤记录销毁工作进行日常监督，及时发现和纠正违规行为。（二）外部监督1.接受劳动监察部门、税务部门等相关外部机构的监督检查，积极配合提供有关考勤记录销毁的资料和信息，确保公司行为符合法律法规要求。2.对于外部监督检查提出的问题和建议，及时进行整改落实，并将整改情况向公司内部通报。八、违规处理（一）违规行为界定1.未按照本制度规定进行考勤记录销毁申请、审批，擅自销毁考勤记录。2.在考勤记录销毁过程中，未采取必要的安全措施，导致考勤信息泄露。3.销毁记录不完整、不准确，未按照规定进行备案或提供虚假备案材料。4.拒绝接受内部监督检查或不配合外部监督检查，隐瞒或篡改考勤记录销毁相关信息。（二）处理措施1.对于违规行为较轻的，给予责任人警告处分，并要求其立即整改，重新按照规定进行考勤记录销毁操作。2.对于违规行为造成一定影响或损失的，给予责任人记过处分，并处以相应的经济处罚，同时要求其采取措施挽回损失或消除影响。3.对于违规行为严重，导致公司面临法律风险或重大经济损失