承办会议业务合同范本

PAGE承办会议业务合同范本甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方有举办会议的需求，乙方具备承办会议业务的专业能力和资质，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：______________________2.会议时间：自____年__月__日起至____年__月__日止3.会议地点：____________________4.参会人数：预计____人，实际人数以会议签到记录为准二、服务内容及要求1.会议筹备协助甲方确定会议主题、议程、嘉宾名单等相关事项。根据会议需求，负责会议场地的选址、租赁及布置，包括但不限于舞台搭建、音响设备调试、灯光布置、桌椅摆放、会标制作、横幅悬挂等，确保场地布置符合会议主题及甲方要求。负责会议资料的准备与印刷，包括会议手册、资料袋、发言稿、证件等，资料内容需经甲方审核确认。协助甲方邀请会议嘉宾，发送邀请函，并跟进嘉宾行程安排，确保嘉宾按时出席会议。2.会议组织与实施负责会议期间的接待工作，包括安排专人在会议入口处迎接参会人员，引导其签到、领取会议资料并就座，为参会人员提供必要的咨询和服务。按照会议议程安排，组织会议的各项活动，确保会议流程顺畅进行，包括开幕式、主题演讲、分组讨论、闭幕式等环节的组织与协调，负责现场秩序的维护。配备专业的会议记录人员，对会议内容进行详细记录，并根据甲方要求整理会议纪要。负责会议期间的餐饮服务安排，包括提供午餐、茶歇等，确保餐饮质量符合卫生标准及甲方要求，合理安排用餐时间和地点。负责会议期间的住宿安排，与合作酒店沟通协调，确保参会人员的住宿需求得到满足，办理入住、退房手续等相关事宜。3.会议宣传推广根据甲方提供的会议信息及宣传需求，制定会议宣传方案，包括但不限于设计制作宣传海报、宣传视频、新闻稿等宣传资料，并通过多种渠道进行发布，如社交媒体平台、行业网站、线下宣传活动等，提高会议的知名度和影响力。协助甲方邀请媒体记者参加会议，安排媒体采访、报道等相关事宜，及时向甲方反馈媒体报道情况。4.其他服务根据会议实际情况及甲方需求，提供其他与会议承办相关的个性化服务，如会议摄影、摄像服务，为会议留下影像资料；提供翻译服务，满足不同语言参会人员的沟通需求等。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方承办会议的各项工作进行监督和检查，提出意见和建议，要求乙方及时整改。有权根据会议实际情况，对会议的议程、嘉宾名单、宣传方案等进行调整，但应提前通知乙方，并承担因调整而产生的额外费用。在会议结束后，有权要求乙方提供会议相关的总结报告、影像资料、会议纪要等资料。2.义务按照本合同约定，向乙方支付承办会议的费用。向乙方提供与会议相关的详细信息和资料，包括但不限于会议主题、议程、嘉宾名单、参会人员信息、宣传需求等，并确保所提供信息的真实性和准确性。协助乙方办理与会议相关的审批手续（如有），提供必要的文件和证明材料。在会议筹备及举办过程中，积极配合乙方的工作，及时与乙方沟通协调，解决出现的问题。（二）乙方权利与义务1.权利有权按照本合同约定，收取承办会议的费用。根据会议筹备及举办的实际需要，要求甲方提供必要的协助和支持，如增加预算、调整会议安排等，但应提前通知甲方并说明理由。2.义务按照本合同约定及甲方要求,全面、专业、高效地履行承办会议的各项义务，确保会议顺利举办。严格遵守国家法律法规及相关政策规定，在承办会议过程中，确保会议活动的合法性、安全性和有序性。对会议筹备及举办过程中涉及的甲方商业秘密、参会人员信息等予以保密，不得向任何第三方泄露。自行承担因承办会议而产生的各项费用，包括但不限于场地租赁费用、设备租赁费用、餐饮住宿费用、工作人员薪酬、宣传推广费用等，但本合同另有约定的除外。在会议举办前，将会议筹备情况及详细安排告知甲方，并根据甲方意见进行调整和完善。会议结束后，及时向甲方提供会议总结报告、影像资料、会议纪要等资料，并对会议效果进行评估和分析，总结经验教训，为甲方今后举办类似会议提供建议。四、费用及支付方式1.会议承办费用本合同项下会议承办费用总计为人民币____元（大写：____元整）。该费用为固定总价，包含乙方承办会议所需的全部费用，除本合同约定的可调整事项外，不因任何因素调整。2.支付方式甲方应在本合同签订之日起____个工作日内，向乙方支付会议承办费用的____%作为预付款，即人民币____元（大写：____元整）。在会议筹备工作完成并经甲方验收合格后，甲方应在____个工作日内，向乙方支付会议承办费用的____%，即人民币____元（大写：____元整）。会议结束后，乙方应在____个工作日内向甲方提供会议总结报告、影像资料、会议纪要等资料，经甲方审核确认无误后，甲方应在____个工作日内，向乙方支付剩余会议承办费用，即人民币____元（大写：____元整）。3.乙方账户信息开户银行：____________________银行账号：____________________户名：____________________五、违约责任1.若甲方未按照本合同约定按时支付费用，每逾期一日，应按照未支付金额的____%向乙方支付违约金。逾期超过____日的，乙方有权暂停会议承办工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金，同时甲方应承担乙方因此遭受的数据损失、费用损失等一切损失。2.若乙方未按照本合同约定履行承办会议的义务，导致会议无法按时举办或出现其他重大问题，乙方应承担违约责任，退还甲方已支付的全部费用，并按照合同总金额的____%向甲方支付违约金。如给甲方造成其他损失的，乙方还应承担赔偿责任。3.任何一方违反本合同约定的保密义务，应向对方支付违约金人民币____元（大写：____元整），如因违约行为给对方造成损失的，还应承担赔偿责任。4.如因不可抗力或政府行为等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致一方无法履行本合同义务的，不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。六、争议解决本合同在履行过程中发生的争议，由双方协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。2.本合同未尽事宜，可由双方另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。补充协议与本合同约定不一致的，以补充协议为准。甲方（盖章）：____________________法定代表人（签字）：________________签订日期：____年__月__日乙方