采购申请标准化表格与审批流程指南

采购申请标准化表格与审批流程指南一、指南目的与适用范围为规范公司内部采购管理，明确采购申请的发起、审核、审批及执行流程，保证采购需求合理、流程高效、成本可控，特制定本指南。本指南适用于公司各部门因工作需要采购物品、服务或工程项目的所有采购申请场景，包括但不限于日常办公物资采购、项目专项采购、固定资产采购等。二、采购申请启动条件各部门在发起采购申请前，需确认满足以下条件：需求明确性：采购物品/服务的名称、规格、数量、用途等已明确，无模糊表述；预算匹配性：采购支出已纳入部门年度/月度预算，或超预算情况已按流程报批；必要性审核：非紧急采购需提前3个工作日发起申请，避免临时突击采购；确属紧急情况（如突发故障维修、应急项目支持），需在申请中标注“紧急”并说明原因，可适当缩短流程时限。三、采购申请全流程操作指引（一）第一步：需求提出与申请发起发起人：由采购需求部门指定专人（如部门内勤、项目负责人）作为申请发起人，对申请信息的真实性、准确性负责。沟通确认：发起人需与需求部门负责人确认采购需求的必要性，并与采购部门（或指定对接人，如*经理）沟通采购可行性（如供应商资源、交货周期等），避免需求无法满足。（二）第二步：填写《采购申请表》发起人需登录公司OA系统或标准化表格，完整填写以下信息（缺一不可）：基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；采购明细：采购类别（物品/服务/工程）、物品/服务具体名称、规格型号、单位、数量、预估单价（元）、预估总价（元）；需求说明：详细描述采购用途（如“用于项目办公设备配置”“替换报废型号打印机”）、技术参数（如适用，需注明品牌、材质、功能标准等）；附件清单：根据采购类型对应材料，例如：物品采购：3家以上供应商报价单（或比价记录）、需求部门签批的《采购需求确认单》；服务采购：服务方案、供应商资质文件（如营业执照、相关行业许可证）；工程采购：工程概算书、设计图纸（如有）。（三）第三步：部门内部审核审核人：需求部门负责人（如总监、主管）。审核要点：采购需求是否符合部门工作计划及预算；规格型号、数量是否合理，是否存在过度采购；附件材料是否齐全、规范。操作流程：部门负责人在OA系统中提交审核意见（通过/驳回，驳回需注明理由并退回申请人修改）。（四）第四步：财务预算审核审核人：财务部门指定人员（如会计、专员）。审核要点：预估总价是否与预算科目匹配，是否超出部门预算额度；超预算采购是否已按规定履行预算调整审批流程；报价单金额是否合理，是否存在明显虚高。操作流程：财务部门在1个工作日内完成审核，通过后流转至下一审批环节；驳回需反馈具体修改意见（如“预算科目错误，请调整为‘办公费-办公设备’”“预估单价高于市场均价，请重新比价”）。（五）第五步：分级审批执行根据采购金额划分审批权限，严格执行“谁审批、谁负责”原则：采购金额（预估总价）审批人说明5000元（含）以下需求部门负责人部门负责人审批通过后，可直接提交采购部门执行5000-20000元（含）分管领导（如*副总）需部门负责人+分管领导双签批20000元以上总经理需部门负责人+分管领导+总经理三级签批操作流程：审批人通过OA系统查看申请材料，在1-3个工作日内完成审批（紧急采购可加急处理）。审批通过后，系统自动将申请同步至采购部门；审批驳回需明确原因，由申请人整改后重新发起。（六）第六步：采购任务下达与执行采购部门接收：采购部门（对接人*经理）在收到审批通过的申请后，1个工作日内确认采购需求，明确采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购等）。供应商选择：按照公司《采购管理办法》规定，通过比价、谈判或招标方式确定供应商，保证“质优价廉、服务合规”。进度反馈：采购过程中，如遇交货周期延迟、价格变动等异常情况，需及时反馈至申请部门及审批人。（七）第七步：结果确认与归档验收确认：物品/服务送达后，由申请部门组织验收（可邀请采购部门、使用人共同参与），确认数量、质量、规格等是否符合申请要求，填写《采购验收单》（需验收人签字）。资料归档：采购部门将《采购申请表》《审批记录》《报价单》《采购合同》（如有）、《验收单》等资料整理成册，电子版存档至OA系统，纸质版保存不少于2年，保证可追溯。四、采购申请标准化表格模板采购申请表申请部门申请人联系方式申请日期采购类别□物品□服务□工程物品/服务名称规格单位数量预估单价（元）预估总价（元）预算科目用途说明（详细描述采购原因、使用场景、技术参数等，可另附页）附件清单□需求确认单□报价单（≥3家）□供应商资质□其他：_________审批流程部门负责人签字：_________日期：_________财务审核人签字：_________日期：_________分管领导审批：_________日期：_________（金额≥5000元）总经理审批：_________日期：_________（金额≥20000元）采购部门确认：_________日期：_________备注1.紧急采购需标注“紧急”并说明原因；2.预估总价需与预算科目一致，附件需齐全。五、执行过程中的关键要点信息准确性：申请人需保证填写信息真实、完整，避免因名称、规格、数量等错误导致采购物品无法使用或重复采购。预算控制：严格执行预算管理，无预算或超预算采购需提前履行报批程序，禁止先采购后补流程。审批时效：各部门审批人需在规定时限内完成审核，避免因流程拖延影响工作进度；紧急采购可启动“绿色通道”，但事后需补全审批手续。合规性要求：禁止采购与工作无关的高档消费品、礼品等；涉及招标、集