企业合同审核与存档标准模板

企业合同审核与存档标准模板一、适用场景与业务范围二、审核与存档全流程操作指引（一）合同审核流程合同接收与登记业务部门或经办人某某将待审合同（含电子版及纸质版）提交至法务部门，同时填写《合同审核申请表》，注明合同名称、签约对方、业务背景、审核重点等。法务部门接收后，在1个工作日内完成登记，分配审核编号（如“HT-2024-X”），并通过OA系统同步至相关部门。初步形式审查审核合同主体信息：签约方名称、统一社会信用代码、法定代表人等是否与营业执照、授权委托书一致，避免主体不适格。审核合同基本要素：合同标题、签约日期、签订地点、合同编号是否齐全，附件（如技术协议、订单）是否完整。形式审查不合格的，退回经办人某某补充材料，重新提交审核。专项内容审核法律条款审核：重点审核合同主体资格、权利义务约定、违约责任、争议解决方式、法律适用等是否符合法律法规及企业内部制度，避免霸王条款或法律风险。业务条款审核：由业务部门某某审核合同标的、数量、质量、交付期限、验收标准等是否与业务需求一致，保证条款可执行。财务条款审核：由财务部门某某审核金额、付款方式、税费承担、发票类型等是否符合财务管理制度，避免资金风险。审核意见反馈与修订法务部门汇总各部门审核意见，形成书面审核意见表，明确“通过”“修改后通过”“不通过”结论。若需修改，经办人某某根据意见组织签约方修订，修订后重新提交审核；若不通过，说明理由并终止流程。定稿与签署审核通过的合同，由法务部门确认最终文本，加盖合同专用章或企业公章（需履行用印审批流程）。纸质合同一式多份（如采购合同通常一式三份：企业、供应商、财务各执一份），双方签字盖章后生效；电子合同通过合法电子签名平台签署，保证法律效力。（二）合同存档流程签署后整理合同签署完成后，经办人某某在3个工作日内收集合同正本、附件、审核意见表、签署页等全套材料，保证无缺页、涂改。分类与编号按合同类型（采购/销售/服务等）、年度（如2024年）分类存放，编号规则为“合同类型-年度-序号”（如“CG-2024-001”）。同一类合同按签约日期排序，便于检索。归档登记填写《合同存档登记表》，记录合同编号、名称、签约方、签署日期、存放位置（如档案柜编号/电子路径）、保管期限等信息。电子合同同步至企业档案管理系统，设置访问权限，仅相关部门人员可查阅。存放与保管纸质合同存入专用档案柜，防火、防潮、防虫，由行政部门专人负责管理；电子合同定期备份（如每月一次），防止数据丢失。借阅与归还因工作需要借阅合同，需填写《合同借阅申请表》，经部门负责人某某审批后，档案管理员办理借阅手续，借阅期限不超过5个工作日。借阅期间不得涂改、复制（特殊情况需经总经理某某批准），到期及时归还，检查合同完整性。到期与销毁合同保管期满（如一般合同保管10年，重要合同保管20年），由档案管理部门提出销毁申请，经法务、财务部门审核及总经理某某批准后，双人监销并记录销毁清单。三、标准化模板表格表1：合同审核申请表合同编号合同名称签约方业务部门经办人提交日期HT-2024-X采购合同科技有限公司采购部*2024–审核重点□主体资格□法律条款□业务条款□财务条款□其他：__________附件清单□营业执照□授权委托书□技术协议□订单□其他：__________部门负责人审批签字：____________日期：____________表2：合同审核意见表合同编号审核环节审核部门审核人审核日期HT-2024-X法律条款法务部*2024–审核意见1.第5条违约责任约定过轻，建议明确违约金计算方式；2.争议解决方式建议约定为“企业所在地法院”。审核结论□通过□修改后通过□不通过（原因：__________）签字确认________________表3：合同存档登记表合同编号合同名称签约方签署日期存放位置保管期限HT-2024-X销售合同YY商贸有限公司2024–档案柜-01-0310年电子路径\fileserver\2024-X.pdf借阅记录借阅人：__________借阅日期：__________归还日期：__________备注含附件2份四、关键注意事项与风险提示合规性优先合同内容必须符合《民法典》《公司法》等法律法规，禁止签订违反强制性规定的条款（如“一切争议由对方所在地法院管辖”等显失公平条款）。涉及特殊行业（如建筑、医药）的合同，需遵守行业监管要求，保证资质齐全（如许可证、认证证书）。信息完整性合同关键信息（如金额、履行期限、违约责任）不得模糊表述，避免歧义；附件与主合同内容一致，矛盾时以主合同为准。签约方信息需与证件原件核对，避免因名称、地址错误导致合同无效。保密与安全涉及商业秘密的合同，需在合同中明保证密条款，限制信息传播范围；档案管理员不得泄露合同内容，违者追究责任。电子合同存储需加密，定期查杀病毒，防止数据泄露或损坏。动态管理合同履行过程中，如发生变更、解除等情况，需签订书面补充协议，并同步更新存档信息，保证档案与实际业务一致。定期（如每季度）检查合同存档情况，对缺失、损坏