行业合同审查与签订流程标准化工具

通用行业合同审查与签订流程标准化工具一、适用范围与应用场景本工具适用于各类企业（含中小企业、初创公司、集团化企业）在开展业务合作过程中，对合同从需求发起至签署归档的全流程标准化管理。具体场景包括但不限于：新合作方首次签订业务合同（如采购、服务、技术开发、销售等）；现有合作方合同续签、条款变更或补充协议签订；涉及重大权利义务（如金额超10万元、履行期限超1年、知识产权归属等）的合同审核；业务部门自行起草合同后需通过法务、财务等多部门协同审查的场景。二、标准化操作流程详解合同审查与签订流程分为需求发起→合同起草→内部审查→外部沟通→最终审批→签署存档六个核心步骤，各步骤责任主体、操作内容及输出成果第一步：业务需求发起与合同立项责任主体：业务部门负责人、业务经办人操作内容：业务部门根据合作需求，填写《合同需求提报表》（见表1），明确合同背景、合作方基本信息、核心交易条款（如标的物、数量、价款、履行期限、违约责任等）及特殊需求（如保密、知识产权等）。附上合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、资质证书等，若为首次合作需加盖对方公章的扫描件）。提交至法务部门/行政部门（企业可根据组织架构明确归口管理部门）进行立项登记。输出成果：《合同需求提报表》（含附件材料）、立项编号。第二步：合同文本起草责任主体：业务经办人、法务专员（若企业配备法务岗）操作内容：业务部门根据《合同需求提报表》及合作方初步沟通结果，起草合同文本。优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），无模板时参考行业示范文本。合同内容需包含核心要素：合同主体信息、标的描述、数量/质量标准、价款及支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、保密条款、不可抗力、合同生效条件等。法务专员（若有）对起草文本进行初步合规性指导，重点提示法律风险点（如格式条款、管辖约定等）。输出成果：合同初稿（含修订记录）、合作方确认的谈判纪要（若有）。第三步：多部门协同内部审查责任主体：法务专员、财务专员、业务部门负责人、风控专员（若有）操作内容：法务审查：重点审查合同主体资格（是否具备相应民事行为能力）、条款合法性（是否符合法律法规及行业监管要求）、权利义务对等性（是否存在单方免责条款）、争议解决方式（管辖法院/仲裁机构约定是否明确）等，形成《合同审查意见汇总表》（见表2）。财务审查：审查价款计算是否准确、支付方式是否符合财务制度（如预付款比例、发票开具要求、税务处理等）、违约责任中的违约金是否合理，避免财务风险。业务审查：确认合同内容是否与业务需求一致，标的物/服务描述是否清晰，履行期限、验收标准等是否可执行，避免商务条款漏洞。风控审查（若有）：评估合同履约风险（如合作方信用状况、市场波动影响等），提出风险应对建议。输出成果：各部门审查意见（标注“通过”“修改后通过”“不通过”）、修订后的合同文本。第四步：外部沟通与条款确认责任主体：业务经办人、法务专员（需参与重大条款沟通）操作内容：业务部门根据内部审查意见，与合作方进行沟通协商，重点调整存在争议的条款（如违约金金额、争议解决方式等）。沟通达成一致后，形成《合同修订说明》，明确修改内容及双方确认方式（如邮件确认、会议纪要等）。若合作方提出重大修改（如增加我方义务、降低违约责任），需重新启动内部审查流程。输出成果：双方确认的合同终稿、《合同修订说明》、沟通记录（邮件/会议纪要）。第五步：最终审批与授权签署责任主体：企业法定代表人/授权代表人、审批负责人*操作内容：业务部门提交《合同审批表》（见表3），附合同终稿、《合同审查意见汇总表》《合同修订说明》等材料，按企业审批权限逐级报批（如部门负责人→分管领导→总经理→董事会，根据合同金额及重要性划分权限）。审批负责人重点核查：合同是否符合企业战略利益、审批流程是否完整、风险是否可控。审批通过后，由法定代表人或其授权代表（需附《授权委托书》，见表4）在合同文本上签字盖章，保证签字与预留印鉴一致。输出成果：签署完成的合同正本、《合同审批表》、授权文件（若有）。第六步：合同归档与履约跟踪责任主体：行政部门、法务专员、业务部门*操作内容：行政部门在合同签署后3个工作日内，将合同正本（至少一式两份，合作方与我方各执一份）、审批材料、附件等统一归档，建立《合同签署登记表》（见表5），标注合同编号、名称、签署日期、存放位置等信息。业务部门负责合同履约跟踪，按约定履行通知、验收、付款等义务，及时记录履约情况（如验收报告、付款凭证）。法务部门定期对合同履行情况进行抽查，发觉违约风险及时提示业务部门处理。输出成果：合同档案、履约跟踪记录、风险预警报告（若有）。三、核心工具表单模板表1：合同需求提报表合同名称合作方名称合作方统一社会信用代码业务背景与目的核心需求□采购□销售□服务□技术开发□其他：______标的物/服务描述数量/质量要求价款及支付方式履行期限/地点/方式特殊条款需求（保密/知识产权等）附件清单发起部门联系人及电话*部门负责人签字*日期表2：合同审查意见汇总表合同编号合同名称审查环节□法务□财务□业务□风控审查人*审查日期审查要点（法务）主体资格、合法性、条款完整性、争议解决等（财务）价款准确性、支付方式、税务合规性等（业务）需求匹配度、履约可执行性等审查意见□通过□修改后通过□不通过（请注明原因）修改建议确认情况□已修改□未修改（说明理由）表3：合同审批表合同名称合同编号签署日期审批权限□部门负责人□分管领导□总经理□董事会审批金额部门意见负责人签字*：日期：法务意见签字*：日期：财务意见签字*：日期：最终审批审批人*（职务）：意见：日期：备注表4：授权委托书（模板）授权人（企业名称）统一社会信用代码授权代表人职务受托人姓名*证件号码号*授权事项□签署合同□谈判□收款□其他：______授权范围授权期限自______年_月_日至______年_月_日授权人盖章（公章）法定代表人签字*日期表5：合同签署登记表合同编号合同名称合作方名称签署日期签署份数存放位置（档案柜编号/电子路径）履约负责人*归档人*归档日期四、关键风险提示与操作建议合同主体资格核查要到位：合作方为企业的，需核实其营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同业务）、资质证书（如行业特殊许可），避免与分公司、分支机构或已注销主体签约；个人合作方需核实证件号码原件及无民事行为能力/限制民事行为能力情形，必要时要求提供担保。核心条款表述需明确：标的物/服务描述避免模糊用语（如“一批”“优质产品”），应明确规格、型号、标准；价款及支付方式需注明金额、币种、账户信息、支付节点（如“验收合格后15个工作日内支付”）；违约责任需量化（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”），避免“承担相应责任”等表述。版本控制与文件管理：合同文本需标注版本号（如V1.0、V2.0），每次修改后更新版本，避免“最终版”“最新版”等模糊称谓；签署的合同正本需妥善保管，电子合同应加密存储，防止泄露或篡改。履约跟踪与风险预警：业务部门建立《合同履约台账》