合同管理标准化模板及条款审查流程

合同管理标准化模板及条款审查流程工具指南一、适用范围与应用场景本工具指南适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同管理工作，覆盖合同起草、审查、审批、签署、履行及归档全流程。具体应用场景包括但不限于：日常经营合作：如采购与销售合同、服务外包合同、委托代理合同等；项目专项合作：如工程建设合同、研发合作合同、sponsorship协议等；内部管理协议：如劳动合同、保密协议、岗位责任书等；资产与权益变动：如租赁合同、转让合同、许可使用协议等。通过标准化模板与流程规范，可统一合同管理标准，降低法律风险，提升合同处理效率。二、标准化操作流程与步骤说明合同管理遵循“发起-起草-审查-审批-签署-履行-归档”的闭环流程，各环节责任主体与操作要求步骤1：合同发起与需求确认操作内容：业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（见模板1），明确合作方基本信息、合同标的、核心权利义务、履行期限、预算金额等关键要素，经部门负责人审批后启动合同起草。责任主体：业务部门发起人、部门负责人。关键点：需与合作方就合作意向达成初步共识，保证需求描述清晰、无歧义；涉及重大金额或特殊业务的，需提前法务部门介入风险评估。步骤2：合同模板选择与起草操作内容：根据合同类型（如采购、服务、租赁等），从《标准化合同模板库》（见模板2）中选择对应基础模板；若无合适模板，需参照通用合同结构（双方主体、标的、权利义务、违约责任、争议解决等）起草初稿。责任主体：业务部门经办人、法务部门（模板审核）。关键点：模板内容需符合《民法典》《公司法》等法律法规，优先使用企业标准化模板；核心条款（如金额、期限、违约责任）不得遗漏，表述需准确、完整。步骤3：条款审查与修订完善操作内容：形式审查：检查合同文本完整性（签字页、附件是否齐全）、编号规范性（按“年份-部门-序号”编号）、基本信息准确性（双方名称、统一社会信用代码等）；实质审查：重点审查主体资格（合作方是否具备履约能力）、条款合法性（是否违反法律强制性规定）、权利义务对等性（是否存在单方免责条款）、风险可控性（违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院）；修订反馈：法务部门出具《合同审查意见表》（见模板3），标注修改建议并说明法律依据；业务部门根据意见修订后，再次提交审查，直至无重大风险点。责任主体：法务部门（主审）、业务部门（配合修订）、财务部门（金额、支付条款审核）、风控部门（重大风险专项审核）。关键点：审查需在2个工作日内完成（复杂合同可延长至3个工作日）；修订内容需经法务部门确认，避免擅自变更核心条款。步骤4：审批流程与签署授权操作内容：审查通过的合同，按审批权限逐级报批（一般合同由业务部门负责人-分管领导-法务负责人审批；重大合同需提交总经理办公会或董事会审议）。审批通过后，由授权签署人（需持有《授权委托书》，见模板4）与合作方正式签署，签署文本需为打印件，双方签字盖章（合同章或公章）清晰、完整。责任主体：审批人、授权签署人。关键点：严禁越权审批或无授权签署；签署页需注明签署日期，合同文本份数满足归档及各方需求（一般一式3-5份）。步骤5：履行跟踪与归档管理操作内容：业务部门负责合同履行跟踪，记录履行进度、款项支付、验收情况等，建立《合同履行台账》（见模板5）；履行完毕或终止后，合同文本（含审批单、审查意见、补充协议等）由行政部统一归档，电子版至合同管理系统，保存期限不少于合同履行结束后5年。责任主体：业务部门（履行跟踪）、行政部（归档）。关键点：履行异常需及时上报，启动风险应对措施；归档材料需齐全、有序，便于后续查阅与审计。三、核心模板工具清单模板1：合同立项申请表申请部门项目名称合作方名称统一社会信用代码合同标的履行期限预算金额申请人需求说明（可附页）：部门负责人意见：签字：日期：法务部门初审意见：签字：日期：模板2：标准化合同模板（示例-服务合同）服务合同合同编号：_______甲方：_______（统一社会信用代码：_______）地址：_______联系人：_______乙方：_______（统一社会信用代码：_______）地址：_______联系人：_______第一条服务内容与要求乙方为甲方提供_______服务，具体标准、流程及交付成果详见附件1。第二条服务期限自_______年_______月_______日至_______年_______月_______日。第三条服务费用及支付方式总费用：人民币_______元（大写：_______）；支付方式：_______（如“分期支付，首期款_______%于合同签署后_______日内支付，尾款_______%于验收合格后_______日内支付”）。第四条双方权利义务甲方有权要求乙方按约定标准提供服务，并配合乙方开展工作；乙方应保证服务成果符合约定标准，对甲方信息承担保密义务。第五条违约责任乙方未按期交付服务成果的，每逾期一日按总费用_______%支付违约金；甲方未按期支付费用的，每逾期一日按应付未付金额_______%支付违约金。第六条争议解决本合同履行过程中发生争议，双方应协商解决；协商不成的，提交_______人民法院诉讼解决。第七条其他附件为本合同组成部分，与本合同具有同等法律效力；本合同一式_______份，双方各执_______份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：乙方（盖章）：法定代表人/授权人：_______法定代表人/授权人：_______签署日期：_______年_______月_______日签署日期：_______年_______月_______日模板3：合同审查意见表合同名称合同编号审查人审查日期审查内容问题描述修改建议法律依据主体资格乙方营业执照未提供复印件要求乙方提供加盖公章的营业执照复印件《民法典》第143条付款条款未约定逾期付款违约金增加“每逾期一日按应付未付金额_______%支付违约金”《民法典》第585条争议解决约定“由仲裁委员会仲裁”，未明确具体机构修改为“由_______仲裁委员会仲裁”《仲裁法》第6条综合结论：□通过□需修改后再次审查□不通过（说明理由：_______）模板4：授权委托书（示例）授权委托书委托人：_______（公司名称/个人姓名），统一社会信用代码/证件号码号：_______受托人：_______（姓名），证件号码号：_______现委托_______作为我方签署《_______合同》（合同编号：_______）的授权代表，授权范围包括：谈判、修改条款、签署合同及办理后续相关事宜。授权期限自_______年_______月_______日至_______年_______月_______日。委托人（盖章/签字）：_______日期：_______年_______月_______日模板5：合同履行台账合同编号合同名称合作方履行期限履行进度验收情况付款记录负责人2023-采-001办公设备采购合同科技公司2023.01.01-2023.03.31已交付并验收合格验收单号：_______首期款已付，尾款待付张*四、关键注意事项与风险提示主体资格审查：合作方为企业的，需核验其营业执照、经营范围及资质证明（如行业许可证）；为自然人的，需核验证件号码件，避免与无民事行为能力或限制民事行为能力人签约。条款表述规范：避免使用“大概”“尽量”等模糊表述，金额、日期、数量等需明确具体；违约责任应与义务对等，避免“霸王条款”。风险前置防范：对涉及知识产权、跨境业务、大额资金支付的合同，需提前进行专项法律咨询或尽职调