企业行政管理审批流程标准文件

企业行政管理审批流程标准文件一、适用范围与业务场景本标准文件适用于企业内部各类行政管理事项的审批流程，涵盖日常运营中需规范化管理的核心场景，包括但不限于：日常费用报销：如办公文具采购、快递费、通讯费、市内交通费等日常经营性支出；办公用品采购：批量采购办公耗材（如纸张、墨盒）、办公设备（如打印机、扫描仪）等；差旅管理：员工因公出差（含境内/境外）的交通、住宿、补贴申请及报销；固定资产申购：单价2000元以上、使用期限1年以上的资产（如电脑、家具）采购申请；会议与活动组织：内部会议、外部培训、团建活动等的事前审批及费用预算；用印申请：以企业名义对外签订合同、出具证明等需加盖公章/合同章的文件用印；行政服务申请：如办公场地调整、绿植养护、饮用水更换等后勤服务需求。二、审批流程操作步骤（一）发起申请申请人准备材料：根据审批事项类型，填写对应表单（详见第三章“常用审批表单模板”），并附上必要的证明材料（如采购报价单、出差行程单、会议通知等），保证信息真实、完整。线上/线下提交：通过企业OA系统、钉钉/企业等线上平台提交申请，或打印纸质表单经部门负责人初审后，流转至下一审批节点。（二）部门负责人审核审核重点：申请事项是否符合部门工作计划及预算范围；涉及多人或跨部门的事项，是否已协调一致；证明材料是否齐全、合规（如采购申请是否提供3家及以上供应商比价）。处理结果：符合要求的，在1个工作日内签署意见并提交至下一环节；不符合要求的，注明原因退回申请人修改，或直接驳回并说明理由。（三）职能部门审核（根据事项类型）财务部门审核（涉及费用类事项）：预算是否在部门年度/季度额度内，超预算事项是否已履行预算调整流程；费用标准是否符合企业《财务管理制度》（如差旅住宿标准、交通补贴标准）；发票、行程单等票据是否合规、抬头是否为企业全称。行政管理部门审核（涉及采购、资产、用印等事项）：采购需求是否符合企业统一采购目录，是否履行比价、招标流程（如适用）；固定资产申购是否已核查现有库存，避免重复采购；用印文件内容是否与审批事项一致，是否涉及法律风险（如合同条款是否经法务审核）。人力资源部门审核（涉及差旅、会议中涉及人员调配的事项）：出差人员是否已按规定办理出差备案，会议时间是否与员工本职工作冲突。（四）领导审批根据事项金额及重要性，划分审批权限：一般事项（如5000元以下日常费用、部门内部会议）：由分管行政/财务的副总经理审批；重要事项（如5万元以上固定资产采购、跨部门大型活动）：由总经理审批；重大事项（如20万元以上支出、对外合同签订）：提交总经理办公会集体审议，形成会议纪要后审批。审批时限：1-3个工作日（复杂事项可延长，但需提前告知申请人）。（五）结果反馈与执行审批结果告知：审批通过后，由行政/财务部门通过OA系统或书面通知申请人；驳回的，需说明具体原因及整改要求。事项执行：采购类：行政部门根据审批结果对接供应商，执行采购并验收；费用类：申请人凭审批通过的表单及票据至财务部门报销；用印类：行政部门在《用印登记表》记录用印时间、文件名称、份数等信息，申请人领取用印文件。（六）归档保存所有审批表单、证明材料、审批意见、会议纪要等，由行政/档案部门按年度分类归档，保存期限不少于5年（涉及合同、固定资产等重要档案保存期限不少于10年）。三、常用审批表单模板（一）日常费用报销申请表字段名称填写说明申请人（姓名）所属部门如“行政部”“市场部”报销事由简要说明费用发生原因（如“2023年10月办公文具采购”）费用明细序号、费用项目、数量、单价、金额（如：1.签字笔×10支×2元/支=20元）发票信息发票代码、发票号码、开票日期、金额申请报销金额大写（如：人民币壹仟元整）、小写（¥1,000.00）部门负责人意见□同意□不同意（请注明原因：_________________）签名：*_______日期：______财务部门审核意见□符合规定□不符合（请注明原因：_________________）签名：*_______日期：______领导审批意见□同意□不同意（请注明原因：_________________）签名：*_______日期：______备注如涉及多人报销，需附费用分摊说明（二）办公用品采购申请表字段名称填写说明申请人（姓名）（一般为行政专员或部门需求对接人）需求部门如“销售部”“研发部”采购物品清单物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价（如：A4纸×500包×25元/包=12,500元）采购用途说明物品使用场景（如“部门日常办公打印”）供应商报价供应商名称、报价（至少提供3家比价记录）行政部门审核意见□符合采购流程□需重新比价（请注明原因：_________________）签名：*_______日期：______财务部门预算审核□预算内□超预算（需说明预算调整情况）签名：*_______日期：______领导审批意见□同意采购□不同意（请注明原因：_________________）签名：*_______日期：______采购执行情况采购人：_______实际采购金额：_______验收人：_______日期：______（三）差旅审批表字段名称填写说明出差人（姓名）所属部门如“项目部”出差事由简要说明出差目的（如“客户项目现场对接”）出差时间自___年_月__日时至__年__月__日__时，共计__天出差地点如“北京市朝阳区”交通方式及预算□飞机□高铁□汽车□其他，预估金额：_______（需符合企业差旅标准）住宿及补贴预算住宿标准：_______元/晚，伙食补贴：_______元/天，市内交通补贴：_______元/天部门负责人意见□同意□不同意（请注明原因：_________________）签名：*_______日期：______人力资源部备案□已备案签名：*_______日期：______领导审批意见□同意□不同意（请注明原因：_________________）签名：*_______日期：______报销情况实际发生金额：_______报销人：*_______日期：______四、操作规范与风险提示（一）材料完整性要求申请人需保证提交的表单及证明材料齐全，避免因材料缺失导致审批延误。例如：采购申请需提供供应商报价单；差旅报销需附机票/车票、住宿发票、出差审批单；用印申请需附文件最终版及相关部门（如法务）审核意见。（二）审批时限管理各审批节点需在规定时限内完成，特殊情况需提前与申请人沟通并说明原因。若超时未审批，申请人可通过OA系统发起“催办”流程，或向行政部门反馈协调。（三）审批权限层级严禁越权审批或代签，审批人需对审批事项的合规性、合理性负责。例如：5000元以上费用报销需经分管副总审批，不得由部门负责人直接审批；固定资产申购需经总经理审批，行政部需核查“资产台账”避免重复购置。（四）信息真实性管控申请人需对提交信息的真实性负责，严禁虚报、瞒报费用或伪造证明材料。一经发觉，将按企业《员工奖惩管理制度》处理，情节严重者追究法律责任。（五）特殊情况处理紧急事项：如突发维修、紧急差旅等，可先通过电话/口头向分管领导报备，审批通过后24小时内补全书面申请；跨部门事项：需由牵头部门组织协调，各相关部门签署书面意见后，再提交领导审批；预算外事项：需提前向财务部门提交预算调整