公司组织架构与职责说明书编写模板

公司组织架构与职责说明书编写指南一、适用情境二、编写流程与操作步骤第一步：明确编写目标与范围目标确认：根据当前业务需求（如扩张、转型、合规）确定说明书的核心目标，例如“明确研发中心与市场部在产品迭代中的协作边界”或“规范新设海外事业部职责权限”。范围界定：确定覆盖的部门/岗位层级（全公司/特定业务线）、是否包含子公司/分支机构，以及是否需区分管理层与执行层职责。第二步：梳理现有组织架构收集公司现有组织架构图、部门设置文件、岗位说明书等资料，访谈各部门负责人（如总经办、人力资源部负责人），知晓当前架构运行中的痛点（如职责模糊、汇报线混乱）。初步绘制现有架构图，标注部门间协作关系与关键岗位空缺情况。第三步：设计目标组织架构根据战略目标调整部门设置：例如若公司拓展线上业务，可增设“数字营销部”；若推行扁平化管理，可合并部分职能重叠的小部门。明确部门层级关系：采用“总部-中心-部门-团队”四级架构（或根据实际简化），标注直接汇报线（如“销售部总监向分管副总汇报”）与虚线协作关系（如“产品经理需协同技术部、设计部”）。第四步：描述部门核心职责针对每个部门，明确其“核心定位”“主要职责”及“与其他部门的协作接口”，避免描述过于笼统（如“负责市场工作”）或过于细节（如“每周三提交报表”）。示例：“市场部核心定位为公司品牌推广与客户获取的执行部门，主要职责包括：制定年度营销计划、执行线上线下推广活动、管理新媒体平台运营、协助销售部进行客户线索转化；与销售部协作明确客户需求，与技术部协作输出产品宣传材料。”第五步：细化岗位职责说明书针对关键岗位（部门负责人、核心业务岗），编写岗位职责说明书，包含以下要素：岗位基本信息：岗位名称、所属部门、直接上级、直接下级、编制日期；核心职责：按“主导-协助-参与”分级描述（如“主导年度预算编制”“协助跨部门项目推进”）；任职要求：学历、专业、工作经验、核心能力（如“数据分析能力”“项目管理能力”）、资质证书（如需）。注意：同一层级岗位职责避免重叠（如“专员”与“助理”的审批权限需明确区分）。第六步：交叉审核与修订组织各部门负责人召开评审会，重点审核：部门间职责是否清晰无空白、岗位职责是否与部门定位匹配、汇报线是否符合管理效率原则。根据反馈调整架构图与职责描述，避免“多头管理”（如同一岗位向两位直接上级汇报）或“责任真空”（如某项工作无部门牵头）。第七步：定稿发布与动态更新经管理层（如总经理办公会）审批后，正式发布说明书，并至公司内网/知识库，保证全员可查阅。明确更新机制：每年定期复盘（如结合年度战略规划），或当组织架构/业务发生重大变化时（如并购、部门裁撤），及时修订说明书。三、模板框架与示例表格表1：公司组织架构图（示例）总经理├──总经办（主任：*主任）│├──行政组（组长：*组长）│└──文秘组（组长：*组长）├──人力资源部（总监：*总监）├──财务部（总监：*总监）├──研发中心（总监：*总监）│├──技术一部（经理：*经理）│└──技术二部（经理：*经理）└──市场部（总监：*总监）├──品牌推广组（主管：*主管）└──渠道拓展组（主管：*主管）表2：部门职责说明书（模板）部门名称所属中心直接上级核心定位主要职责协作部门市场部业务中心分管副总负责品牌建设与市场拓展，提升产品市场占有率1.制定年度/季度营销计划，报分管副总审批后执行；2.策划并执行线上线下推广活动（如行业展会、线上直播）；3.管理公司官方新媒体平台（公众号、抖音等），定期更新内容；4.收集市场反馈，形成分析报告提交研发部与销售部；5.协助销售部进行客户线索转化，提供营销物料支持。销售部、研发部、设计部、行政部表3：岗位职责说明书（模板）岗位名称所属部门直接上级直接下级核心职责任职要求市场部总监市场部分管副总品牌推广组主管、渠道拓展组主管1.统筹市场部整体工作，制定部门年度目标与预算，监督执行；2.组织市场调研，分析行业趋势与竞品动态，为公司战略提供依据；3.审批重大营销活动方案，协调跨部门资源保证落地；4.负责部门团队建设，包括人员培养、绩效考核与激励；5.向分管副总汇报部门工作进展，提交年度工作总结与计划。1.本科及以上学历，市场营销、工商管理等相关专业；2.5年以上市场营销管理经验，其中3年以上同岗位经验；3.具备出色的市场洞察力、项目管理能力与团队领导力；4.熟悉数字营销、品牌推广等工具与方法，有成功案例优先。四、关键注意事项职责清晰，避免重叠：每个部门/岗位的职责需唯一归属主体，例如“客户投诉处理”可明确由“客服部”牵头，“产品质量问题”由“研发部”牵头，避免出现“相关部门共同负责”的模糊表述。语言规范，简洁明确：职责描述使用“动词+宾语”结构（如“制定计划”“执行活动”“提交报告”），避免使用“负责相关工作”“参与部分事务”等笼统词汇，保证可执行、可考核。动态适配业务发展：组织架构与职责不是一成不变的，需结合公司战略调整（如业务转型、区域扩张）定期优化，避免说明书与实际运行脱节。全员参与共识达成：编写过程中需充分征求各部