标准化会议管理流程及记录模板

适用工作场景标准化操作流程一、会前筹备阶段明确会议目标与议题会议发起人需提前确定会议核心目标（如信息同步、问题解决、决策制定等），并梳理具体议题，按优先级排序，保证议题聚焦且可落地。示例：若为“项目进度推进会”，议题可包括“当前阶段成果汇报”“风险问题讨论”“下一阶段计划确认”等。确定参会人员与分工根据议题内容确定必要参会人员（决策层、执行层、相关协作部门等），明确主持人（负责控场、引导议程）、记录人（负责实时记录关键内容）及资料准备人（负责整理会议材料）。提前与参会人员确认时间，避免冲突，保证关键角色（如主持人、决策人）能够全程参与。拟定会议议程与通知制定详细会议议程，明确各议题讨论时长、负责人及预期产出，例如：09:00-09:10开场与议程确认（主持人*经理）09:10-09:30阶段一成果汇报（负责人*主管）09:30-09:50风险问题讨论（全员）09:50-10:10下一阶段计划确认（负责人*总监）10:10-10:20总结与行动项明确（主持人）提前1-3个工作日发送会议通知（可通过企业OA、邮件或即时通讯工具），包含会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程、参会人员及需提前准备的资料（如项目报告、数据报表等）。准备会议物资与场地线下会议需提前预订会议室，保证设备（投影仪、麦克风、白板等）正常可用，准备签到表、会议资料、文具等；线上会议需提前测试平台稳定性，并发送参会及注意事项（如设备要求、静音规则等）。二、会中执行阶段开场与议程确认（5-10分钟）主持人准时开场，明确会议目标及议程，确认参会人员到齐情况，简要说明会议纪律（如发言聚焦、手机静音等），记录人在此时分发会议资料（若有）。按议程推进讨论（核心环节）各议题负责人按既定顺序汇报，汇报内容需简明扼要（如用数据、图表支撑观点），参会人员围绕议题提问、补充或提出建议，主持人需控制发言时间，避免偏离主题。关键讨论点需实时记录，包括不同意见、争议焦点及初步共识，例如：“针对问题，部门提出A方案，*部门提出B方案，双方需进一步评估成本与可行性。”形成决议与行动项（10-15分钟）每个议题讨论结束后，主持人需总结共识，明确决议内容（如“通过采用A方案”“需在月日前完成*任务”），并同步确认行动项：具体任务、负责人、计划完成时间及所需资源。示例：“行动项1：完成客户需求调研报告，负责人专员，计划完成时间月*日，支持资源：市场部数据支持。”会议总结与后续安排（5分钟）主持人简要回顾会议成果（决议事项、行动项），明确会议记录的整理与分发时间，确认下次会议（若有）的初步安排，宣布散会。三、会后跟进阶段整理会议记录（24小时内）记录人根据会议中的实时记录，整理正式会议记录，内容包括：会议基本信息（主题、时间、地点、主持人、记录人、参会人员）、议程概要、各议题讨论要点、决议事项、行动项（负责人、截止时间）、附件清单（如演示文稿、调研报告等）。记录需客观准确，避免主观表述，关键数据、决议及行动项需经主持人核对无误。分发会议记录与资料（48小时内）将整理好的会议记录（PDF或Word格式）及会议附件通过邮件或企业通讯工具分发给所有参会人员及相关方，抄送部门负责人，并注明“请确认行动项，如有异议请在月日前反馈”。跟踪行动项落实情况记录人或指定专人负责跟踪行动项进度，在截止日前3天提醒负责人，收集完成情况并更新至《会议行动项跟踪表》。对未按时完成的行动项，需及时与负责人沟通原因，协调资源推动解决。归档会议资料将会议通知、签到表、会议记录、行动项跟踪表、附件等资料统一归档（可按年度、会议类型或项目分类），保存期限不少于1年，便于后续查阅或审计。会议记录模板表单会议基本信息项目内容会议主题例：2024年Q3产品迭代项目推进会会议时间例：2024年7月15日09:00-10:20会议地点例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议）主持人*经理记录人*助理参会人员总监、主管、专员、主管、*专员（共5人）缺席人员及原因（若有）*专员：因客户拜访请假会议议程见“会前筹备-议程拟定”部分议程讨论记录议题序号议题名称讨论要点（含关键数据、不同意见）决议事项1当前阶段成果汇报专员：已完成功能开发80%，测试通过率75%；主管：用户反馈界面交互需优化，建议增加引导模块。通过当前阶段成果，需在7月20日前完成剩余20%功能开发及优化。2风险问题讨论总监：第三方接口对接可能延迟，需备选方案；经理：开发资源紧张，申请增加1名开发人员支持。1.由主管负责对接第三方供应商，确认接口交付时间，7月18日前提交备选方案；2.人力资源部协调专员临时支援开发，7月17日前到岗。3下一阶段计划确认专员：计划7月25日开始用户验收测试；主管：需同步准备上线培训材料。1.用户验收测试阶段时间为7月25日-8月5日，负责人专员；2.培训材料准备由主管负责，8月3日前完成。行动项清单序号行动项描述负责人计划完成时间实际完成时间完成状态（□进行中□已完成□延期）备注（如需支持资源）1完成剩余20%功能开发及界面优化*专员2024-07-20□进行中□已完成□延期需测试部配合回归测试2提交第三方接口备选方案*主管2024-07-18□进行中□已完成□延期需技术部评估方案可行性3用户验收测试阶段推进*专员2024-08-05□进行中□已完成□延期每日测试问题同步至项目群4准备上线培训材料*主管2024-08-03□进行中□已完成□延期培训部协助审核材料内容附件清单《Q3产品迭代项目进度报告》（PPT）《用户反馈问题汇总表》（Excel）《第三方接口对接进度说明》（Word）使用要点提示会议目标前置：会前务必明确“通过本次会议要解决什么问题”，避免无目的讨论，保证会议效率。议程控制严格：主持人需严格按照既定时间推进议程，对超时发言及时引导，可设置“计时员”辅助（非必要角色）。行动项可量化：行动项描述需具体、可执行（避免“尽快研究”“关注进度”等模糊表述），明确“做什么、谁负责、何时完成”。记录及时准确：记录人需实时抓取关键信息（尤其是决议和行动项），会