员工用车申请及审批流程

员工用车申请及审批流程为规范公司公务车辆的使用管理，优化资源配置，保障员工公务出行的高效性与合规性，结合公司实际运营需求，特制定本流程，供全体员工参照执行。一、适用范围本流程适用于公司全体员工因公务需求（如商务洽谈、客户拜访、公务出差、物资采购、会议参会等）申请使用公司公务车辆的场景。私人事务原则上不纳入公务用车申请范畴，特殊情况（如突发疾病就医等）需经总经理特批。二、申请条件员工申请公务用车需满足以下条件之一：1.公务出行目的地无便捷公共交通（如地铁、公交无法直达或耗时过长）；2.出行任务紧急（如突发应急事件、重要文件递送等）；3.需携带大量物资、设备（如展会布展、物资采购等）；4.涉及重要商务接待（如客户接送、高层陪同出行等）。三、申请流程（一）需求提报员工需根据公务安排，通过公司OA系统“用车申请”模块（或填写纸质《用车申请表》）提交申请。申请内容需包含：申请人姓名、所在部门、用车日期及具体时段、出发地与目的地、用车事由（需简要说明公务性质）、同行人员名单（如有）、预计行驶里程（可估算）。紧急公务（如突发抢修、客户紧急约谈等）可先行联系行政部车辆管理员说明情况，事后24小时内补填申请并备注“紧急补报”。（二）部门初审申请人所在部门负责人需对申请的合理性与必要性进行审核：确认用车事由是否属于公务范畴、出行时间是否与工作安排匹配、是否存在可替代的出行方式（如网约车、公共交通）。审核通过后，部门负责人在系统中点击“同意”（或签署纸质申请表），提交至行政部车辆管理岗；若审核不通过，需反馈申请人并说明原因（如“本次出行可通过地铁直达，建议优先选择公共交通”）。四、审批流程（一）常规审批（适用于常规公务场景）行政部车辆管理员收到申请后，结合车辆调度台账（含车辆使用状态、司机排班、维修保养计划等）进行调度评估：若有可用车辆（含司机），则拟定派车方案（明确车辆牌号、司机姓名、预计费用明细），提交至行政部经理审批；若车辆资源紧张（如全部车辆已调度、司机休假等），需与申请人沟通，建议调整出行时间、采用拼车方式（同部门或同方向公务可合并用车），或推荐合规网约车平台（公司与平台合作的，可申请公务用车补贴）。（二）特殊审批（适用于长途、重要接待等场景）若用车需求涉及以下场景，行政部经理审核后需提交分管领导（如总经理助理、分管副总经理）终审：跨地级市及以上的长途公务（如出差至外省、参加异地会议）；重要客户接待（如上市公司高管、政府部门领导陪同出行）；预计用车成本较高（如需租赁特种车辆、夜间跨省行驶等）。分管领导需结合公司整体资源与任务优先级，在1个工作日内完成审批，特殊紧急情况可通过电话、微信等方式先行确认，事后补签审批手续。五、用车管理（一）车辆调度与交接行政部根据最终审批结果，向司机下达《派车单》（含行程信息、注意事项）。司机需提前1小时检查车辆状况（如油量、胎压、刹车系统、车辆证件是否齐全），并与申请人确认上车时间、地点。申请人需按时到达指定地点，若因个人原因延误超过30分钟，需重新申请并说明情况（紧急公务除外）。（二）用车过程规范1.行程管理：员工需严格按照申请路线行驶，确因公务需要临时调整路线（如客户临时变更地址、突发道路管制），需及时联系行政部车辆管理员报备，事后在《用车登记表》中备注说明。2.安全与责任：司机需遵守交通法规，确保行车安全；员工不得要求司机超速、违规驾驶。若发生交通事故，司机需第一时间报警、联系保险公司，并通知行政部；员工需配合处理现场，事后提交《事故情况说明》。3.车辆爱护：员工需爱护车内设施，不得在车内吸烟、乱扔杂物；若因个人原因造成车辆损坏（如刮擦、内饰污损），需承担维修费用或赔偿责任。（三）用车归还与备案公务结束后，司机需将车辆开回公司指定停车点（或按行政部要求停放至临时地点），并完成以下工作：1.清理车内卫生，关闭车窗、车门、电源；2.填写《车辆使用登记表》，记录实际行驶里程、油耗、异常情况（如故障、剐蹭）；3.行政部车辆管理员需定期汇总《登记表》，与油卡充值、维修记录进行核对，确保用车成本透明可追溯。六、注意事项1.申请纪律：严禁虚报用车事由、伪造审批手续、公车私用。一经发现，公司将按《员工手册》相关规定处理（如扣除绩效、通报批评，情节严重者解除劳动合同）。2.费用说明：公务用车产生的油费、过路费、停车费由公司承担，司机需在任务结束后3个工作日内提交报销凭证（需注明对应用车申请单号）。因个人私事产生的费用（如绕道回家、接送家属），需由个人承担并补交费用。3.应急处理：若遇极端天气（如暴雨、暴雪）、车辆突发故障等不可抗力因素，司机与员工需优先保障