询价函编制与审计实务精讲

询价函编制与审计实务精讲汇报人：XXX时间：XXXYOUR询价函基础概述YOUR询价函基本概念询价函是企业为获取特定项目或产品的价格及供应商报价而编制的函件。它包含、发件单位信息、项目概述等部分，能助力企业选择合适合作方。采购流程关键环节采购流程中，询价函起着关键作用。企业先明确项目背景和目的，再列出对供应商的要求、报价方式及回复期限等，以筛选优质供应商。明确采购需求载体询价函是明确采购需求的重要载体。它详细说明采购项目的规模、截止日期、产品或服务的数量和质量要求等，让供应商清晰了解需求。保障公平竞争工具询价函能保障采购过程的公平竞争。企业向多家供应商发出报价请求，通过比较选择，避免单一选择的弊端，确保公平公正。定义与核心作用类型与适用场景公开/限制性分类工程/货物/服务类询价函有公开和限制性之分。公开询价面向广泛供应商，能扩大选择范围；限制性询价则针对特定供应商，适用于特定项目需求。询价函可分为工程、货物、服务类。工程类适用于工程项目审计等；货物类用于采购产品；服务类则针对各类服务需求，满足不同采购场景。不同规模场景选择法规强制使用情形在不同规模的业务场景中，选择合适的询价函类型至关重要。小型采购场景可采用灵活简便的询价方式；大型项目则需更规范、严谨的询价流程，以确保公平公正和采购质量。在某些特定情况下，法规会强制要求使用询价函。比如涉及公共资金的采购、达到一定金额标准的项目等，必须遵循相关法规进行询价操作，以保障合规性。法规政策依据01政府采购法对询价函的使用有明确规定，包括适用范围、流程要求等。编制询价函时需严格遵循这些规定，确保采购活动合法、透明、公正。政府采购法规定02招标投标法与询价函编制也存在关联。在一些采购活动中，需根据招标法的相关标准和要求，合理设计询价函内容，保障采购过程的合法性和规范性。招标投标法关联03企业内控规范要求在询价函编制中建立健全内部控制制度。从需求提报到最终定标，各个环节都要遵循规范，防范风险，提高采购效率和质量。企业内控规范04不同行业有其特殊的要求和标准，在编制询价函时需充分考虑。例如，医疗行业对设备的资质和性能有严格规定，需在询价函中明确体现。行业特殊要求询价函标准化编制YOUR编制流程规范需求部门提报采购部门审核需求部门需详细梳理并提报采购需求，涵盖项目背景、目标、所需货物或服务的数量、质量及时间要求等，确保信息准确完整。采购部门要对需求部门提报内容进行严格审核，评估其合理性、可行性与预算匹配度，还要审查是否符合公司采购政策与流程。技术参数确认法律合规审查需组织专业人员对技术参数进行确认，保证其科学性、准确性与适用性，既要满足实际需求，又不能设置不合理门槛限制竞争。法律合规审查要确保询价函内容符合相关法律法规和政策要求，避免出现违法违规条款，保障整个采购过程合法合规。核心要素构成ABCD明确供应商应具备的资格条件，如资质证书、业绩经验、财务状况等，保证其有能力履行合同，为项目提供优质产品或服务。供应商资格要求详细说明所需产品或服务的技术规格，包括性能指标、质量标准、技术参数等，让供应商能准确理解要求并提供合适报价。技术规格说明报价文件格式应规范、清晰，涵盖商品单价、总价、使用货币、报价有效期等内容，还需提供公司全称、地址、联系人等信息，确保全面准确。报价文件格式响应截止时间需明确且合理设定，要给予供应商足够时间准备报价文件，同时便于采购方统筹安排后续评审等工作，避免时间过紧或过松。响应截止时间参数倾向性描述参数倾向性描述指在询价函中对技术参数描述偏向特定品牌或产品，这会限制公平竞争，使其他供应商处于不利地位，影响采购的公正性。资质设置不合理资质设置不合理表现为提出与采购项目无关或过高、过低的资质要求，可能导致符合条件供应商过少或过多，影响采购效率与质量。商务条款缺失商务条款缺失会使采购过程缺乏明确规则，如付款方式、交货时间、运输费用等不明确，易引发后续合作纠纷，影响项目顺利进行。评审标准模糊评审标准模糊使得评审过程缺乏明确依据，难以客观公正地评价各供应商报价文件，可能导致评审结果有失公平，影响采购结果的合理性。编制常见误区审计核心关注要点YOUR编制环节审计需求必要性审查参数合规性检查需要审查采购需求是否真正必要，判断其是否符合企业经营发展方向，避免盲目采购造成资源浪费，确保每一项需求都具有实际价值。要对询价函中的技术参数进行严格检查，查看其是否符合相关法规政策以及行业标准，防止出现违规参数影响采购流程的公正性与合法性。供应商准入审计流程审批完整性针对供应商准入进行审计，评估其资质、信誉、业绩等是否满足要求，保证进入采购流程的供应商具备相应能力，为后续合作奠定良好基础。审查询价函编制过程中的流程审批是否完整，包括需求部门、采购部门、合规部门等的审批环节，确保每一步都按规定执行，避免流程漏洞。发布过程审计01检查询价函的发布渠道是否合规，是否在规定的公开平台或符合要求的特定渠道发布，保证信息能有效传达给潜在供应商，且符合相关规定。发布渠道合规性02需关注询价函涉及信息的保密性管理，对供应商资料、采购需求等敏感信息采取保密措施，防止信息泄露带来的风险和不良影响。信息保密性管理03需精确把控询价函发布、报名截止、报价提交、开标评审等关键时间节点。时间安排要合理，给供应商足够准备时间，同时避免进程拖沓，确保采购高效推进。时间节点控制04建立清晰的询价函澄清流程，供应商如有疑问可在规定时间内提出，采购方应及时、准确回复，回复内容要统一传达给所有供应商，保证公平公正。澄清流程规范响应评审审计响应文件完整性评审小组合规性审查供应商响应文件是否涵盖报价、技术方案、商务条款等核心内容。文件格式应符合要求，签署盖章齐全，确保资料完整、有效，不遗漏关键信息。评审小组成员的专业构成、人数等应符合法规与项目要求。成员需具备专业知识和经验，保持独立、公正，严格遵守评审纪律。比价过程留痕定标依据充分性对供应商报价进行对比分析时，要详细记录比价过程，包括价格明细、差异说明等。留痕资料应妥善保存，以便核查与追溯。定标应基于明确、合理的依据，如价格、质量、服务等综合因素。依据要在询价函中提前公布，确保定标结果有说服力，经得起审计与质疑。典型风险识别与防范YOUR编制阶段风险ABCD技术参数排他性指在询价函编制中，设置特定技术参数，使部分供应商因无法满足而被排除，这违背公平原则，易限制竞争、滋生腐败，需严格审查避免。技术参数排他性资质设定歧视性是指在询价函里不合理地设定资质条件，对某些供应商进行不公平限制，阻碍公平竞争，破坏市场秩序，应确保资质要求科学合理。资质设定歧视性付款条款违规表现为询价函中的付款条件不符合相关法规或行业惯例，如付款时间过长、方式不合理等，损害供应商权益，影响采购项目正常进行。付款条款违规验收标准缺失意味着询价函未明确采购产品或服务的验收依据和方法，导致验收时缺乏统一尺度，易引发纠纷，影响采购质量和效果。验收标准缺失供应商串通报价供应商串通报价是指多个供应商相互勾结，统一报价策略，抬高或压低价格，损害采购方利益，破坏市场公平竞争环境，需加强监管防范。响应文件造假响应文件造假是供应商在回复询价函时，提供虚假的资质、业绩、技术方案等信息，以获取中标机会，严重影响采购结果公正性，必须严厉打击。评审过程干预评审过程干预是指在询价函评审过程中，存在非正当因素对评审工作施加影响。如利益相关方通过暗示、施压等手段干扰评委独立判断，破坏公平公正，导致评审结果失真，损害多方利益。合同签订偏离合同签订偏离指在询价函项目中，最终签订的合同条款与询价函要求、中标响应文件内容不一致。可能出现价格、服务范围、质量标准等方面的偏差，影响项目顺利实施和预期目标达成。执行阶段风险审计应对策略建立参数库管理实施交叉验证建立参数库管理是将各类询价函涉及的技术、商务等参数进行系统收集、整理与存储。通过科学分类和动态更新，为询价函编制提供标准参考，避免随意性，提高编制效率与质量。实施交叉验证是对询价函编制、响应评审等过程中的信息和数据进行多维度核对与校验。通过不同渠道、人员的相互印证，及时发现错误和风险，确保整个询价流程准确可靠。强化过程留痕开展后评价机制强化过程留痕要求在询价函的各个环节，包括编制、发布、评审等，详细记录所有操作和决策过程。涵盖文件收发、沟通记录、评审意见等，以便追溯和审计，保障流程合规透明。开展后评价机制是在询价项目完成后，对项目全过程进行全面评估与总结。分析目标达成情况、存在问题及原因，提出改进措施，为后续项目提供经验借鉴，实现持续优化。常见问题案例分析YOUR编制缺陷案例01在询价函编制中，参数指向特定品牌是严重缺陷。这限制了公平竞争，使其他优质供应商被排除，可能导致采购成本上升，还易引发质疑和投诉，影响采购公正性。参数指向特定品牌02不相关的资质要求会让合适供应商被拒之门外，增加筛选难度和成本。应依据项目实际需求设定，确保能找到真正有能力完成项目的供应商。资质要求不相关03交货期设置矛盾会给供应商和采购方带来困扰。可能导致供应商无法按时交货，影响项目进度，也会使采购方难以合理安排后续工作，造成资源浪费。交货期设置矛盾04评分标准未量化会使评审缺乏客观依据，评审结果易受主观因素影响。应将各项指标细化、量化，确保评审过程公平、公正、透明。评分标准未量化审计发现案例围标串标痕迹虚假响应文件围标串标痕迹是询价过程中的严重问题。它破坏了公平竞争环境，损害了其他供应商利益，可能导致采购方高价采购低质产品或服务，需及时查处。虚假响应文件欺骗了采购方，可能使不具备条件的供应商中标。这会影响项目质量和进度，损害采购方利益，必须严格审查，追究相关责任。评审记录缺失未按标准授标评审记录缺失会严重影响询价采购的公正性与可追溯性。若评审记录不完整，无法清晰呈现评审过程，难以判断评审是否公平公正，易引发质疑。应确保评审小组详细记录评审过程，包括各供应商优缺点、打分依据等。未按标准授标破坏了询价采购的公平性与合规性。标准是授标的依据，不按标准执行，可能导致优质供应商落选，劣质供应商中标，损害采购方利益。需严格遵循既定标准授标，杜绝人为干预。整改措施实例ABCD重建参数模板可提高询价函编制的科学性与规范性。旧模板可能存在参数不合理、不完整等问题，新模板应结合实际需求与市场情况，明确技术参数、商务条款等，为供应商提供清晰报价依据。重建参数模板完善内控流程能加强对询价采购各环节的监督与管理。从需求提出到合同签订，每个环节都应明确职责、规范操作，防止出现漏洞与风险，确保采购活动合法合规、高效进行。完善内控流程追责机制落地可增强相关人员的责任意识。对于询价采购中出现的违规行为，如串标、围标等，要追究相关人员责任，使其不敢轻易违规，保障采购活动的正常开展。追责机制落地人员培训强化可提升相关人员的专业素养与业务能力。通过培训，使其掌握询价函编制、审计等知识与技能，熟悉相关法规政策，减少工作失误，提高工作质量与效率。人员培训强化实训操作与能力提升YOUR工程类询价函工程类询价函需清晰阐述项目概况，如内蒙古建筑职业技术学院的绿化养护、维修改造项目。明确工作内容与要求，包括审计依据、人员资质及现场记录等方面，确保供应商了解需求。服务类询价函服务类询价函应围绕服务项目展开，像审计服务询价，要说明项目背景、目的，列出对服务机构的资质、经验、服务内容等要求，注明报价、有效期、回复期限等关键信息。货物类询价函货物类询价函要提供产品需求清单，涵盖名称、规格型号、数量等细节。提出报价要求，如报价单格式、有效期、截止日期等，还应要求供应商提供产品说明、供货周期等信息。综合类询价函综合类询价函需整合工程、服务、货物等多方面需求。详细描述各类需求的规格与标准，明确供应商资格条件，规范报价文件格式与内容，确保全面准确传达采购意图。编制模拟训练审计要点演练编制文档审查评审过程复核编制文档审查时，要检查需求的必要性，看参数是否合规，防止其指向特定品牌等。审核供应商准入条件是否合理，同时确保流程审批完整，避免出现商务条款缺失等问题。评审过程复核要查看响应文件是否完整，评审小组组成是否合规。需保证比价过程留痕，明确记录各项评审细节，还要确认定标依据是否充分合理，避免不公正授标。合同比对分析供应商访谈对合同条款进行细致比对分析，查看其与询价函要求是否一致，关注价格、质量、交货期等关键内容，以识别潜在风险与偏差，保障交易合规性。与供应商进行深入访谈，了解其对询价函的理解、自身能力与优势、服务理念等，收集反馈意见，评估其合作诚意与履约能力。持续改进建议01根据实际使用情况和