行政文件归档及保管管理制度表

行政文件归档及保管管理制度工具模板一、制度适用范围与文件类型本制度适用于企业/事业单位内部各部门（含分支机构）在行政工作中形成的各类具有保存价值的文件材料，涵盖文件从形成、办理到归档、保管、借阅、销毁的全流程管理。涉及的文件类型包括但不限于：管理制度类：公司章程、内部管理制度、流程规范等；会议纪要类：各类会议（如董事会、办公会、专题会）的记录、决议事项等；请示报告类：部门请示、工作报告、总结计划等；合同协议类：行政类合同（如办公场地租赁、采购合同等，不含业务合同）；人事资料类：员工名册、岗位职责说明书、培训记录（非涉密）等；证照资质类：公司营业执照、许可证、资质证书复印件等；其他类：对外函件、通知公告、检查评估材料等。二、行政文件全生命周期管理流程（一）文件形成与初步整理责任主体：文件形成部门经办人（如经理、专员）。操作要求：文件内容需真实、准确、完整，格式规范（如标题、文号、日期、签发人等要素齐全）；办理完毕的文件（如已审批的请示、已签发的通知）需在3个工作日内完成初步整理，去除无关附件（如草稿、重复材料），留存正本及必要副本。（二）文件收集与部门预归档责任主体：各部门指定文件管理员（如助理），行政部监督。操作要求：每月最后5个工作日内，部门文件管理员收集整理本月应归档文件，填写《部门文件预归档清单》（见表1），经部门负责人主任审核签字后，提交行政部；涉及多部门联合形成的文件，由主办部门负责收集，协办部门配合提供相关材料。（三）文件分类与编号责任主体：行政部档案管理员。操作要求：分类：按“年度—问题—保管期限”三级分类法（如“2024-行政管理制度-永久”），具体参照《行政文件分类表》（见表2）；编号：采用“部门代号-年度-文件类别顺序号-保管期限代码”格式（如“XZ-2024-001-Y”代表“行政部2024年第1号永久文件”），部门代号由行政部统一编制（如“XZ”为行政部，“HR”为人事部）。（四）文件整理与编目责任主体：行政部档案管理员。操作要求：整理：对文件进行排序、装订（左侧装订，超过50页需加装卷皮），去除金属夹，保证页码连续（正面用阿拉伯数字标注，背面用铅笔标注）；编目：填写《行政文件归档目录》（见表3），内容包括文件题名、文号、形成日期、页数、保管期限、存放位置等信息，一式两份（一份存档，一份供检索）。（五）归档与移交责任主体：行政部档案管理员，各部门文件管理员配合。操作要求：每年6月30日前，完成上一年度文件归档工作；档案管理员与部门文件管理员办理交接手续，核对《行政文件归档目录》与实物文件，确认无误后双方签字，留存《文件归档交接单》（见表4）备查。（六）保管与维护责任主体：行政部档案管理员。操作要求：存放环境：档案室需配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；定期检查：每季度检查一次档案保管情况，对破损、变质档案及时修复或复制；电子档案：涉密文件除外，电子档案需存储于公司指定服务器，定期备份（每月1次），并定期检查数据完整性。（七）借阅与使用责任主体：借阅人、所在部门负责人、档案管理员。操作要求：借阅需填写《行政文件借阅申请表》（见表5），经部门负责人经理审批（涉密文件需经分管领导总监审批）；档案管理员核对审批手续后，办理借阅登记，借阅期限不超过10个工作日（确需延期的，需重新申请）；借阅人需爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换，不得转借、复制（经批准的除外），归还时档案管理员检查文件完整性。（八）鉴定与销毁责任主体：行政部、档案鉴定小组（由行政部、法务部、业务部门代表组成）。操作要求：保管期限届满的档案，由档案管理员编制《档案销毁清册》（见表6），经鉴定小组鉴定后，报公司分管领导总经理审批；销毁时需由两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认，严禁私自销毁；涉及重要事项或历史价值的档案，即使保管期限届满，也需经鉴定小组确认后继续保存。三、常用管理表单模板表1：部门文件预归档清单序号文件题名文号形成日期页数经办人备注1《2024年行政管理制度修订方案》XZ-2024-0012024-03-1512*张三需归档正本22024年第一次办公会议纪要XZ-2024-0022024-03-208*李四含决议事项表2：行政文件分类表一级分类二级分类三级分类保管期限行政管理管理制度内部管理制度永久行政管理会议纪要办公会议纪要10年人事资料岗位职责岗位说明书长期证照资质资质文件营业执照永久表3：行政文件归档目录档案编号文件题名文号形成部门形成日期页数保管期限存放位置（柜-层-盒）XZ-2024-001《2024年行政管理制度修订方案》XZ-2024-001行政部2024-03-1512永久1-3-5HR-2024-002《2024年部门岗位职责说明书》HR-2024-002人事部2024-04-1025长期2-1-8表4：文件归档交接单移交部门移交人接收部门接收人交接日期行政部*张三行政部（档案室）*王五2024-06-30序号档案编号文件题名份数备注1XZ-2024-001《2024年行政管理制度修订方案》1正本2XZ-2024-0022024年第一次办公会议纪要1正本移交部门负责人签字：接收部门负责人签字：日期：日期：表5：行政文件借阅申请表借阅人所在部门联系方式借阅日期*赵六市场部2024-07-10文件题名档案编号保管期限借阅用途《2024年行政管理制度修订方案》XZ-2024-001永久参照执行部门负责人审批意见：档案管理员意见：签字：*刘七签字：*王五日期：2024-07-10日期：2024-07-10表6：档案销毁清册序号档案编号文件题名形成日期保管期限销毁原因备注1XZ-2018-005《2018年行政工作总结》2018-12-2010年保管期限届满无保存价值鉴定小组意见：分管领导审批：签字：孙八、周九签字：*吴十日期：2024-06-15日期：2024-06-20监销人签字：*王五销毁日期：2024-07-05四、执行要点与风险防控责任明确：各部门负责人为本部门文件归档第一责任人，档案管理员负责归档工作的组织与监督，保证责任到人、流程闭环。时间管控：文件需在办理完毕后3个工作日内初步整理，每月定期提交预归档清单，每年6月30日前完成上一年度归档，避免拖延导致文件散失。保密管理：涉密文件（如未公开的决策文件、人事薪酬信息）需单独存放，借阅需经分管领导审批，