采购流程标准化操作指南及合同模板

一、指南适用范围与核心目标本指南适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的日常采购及项目采购场景，旨在通过标准化流程规范采购行为，保证采购活动的合规性、经济性与高效性，同时降低操作风险，保障采购双方权益。核心目标包括：统一采购操作标准、明确各环节责任分工、优化资源配置效率、防范采购过程中的廉洁风险及法律纠纷。二、采购流程标准化操作步骤（一）采购需求发起与确认需求提报操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部等）操作内容：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》（详见“关键操作表格”），明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途及期望交付时间。注意事项：技术参数需清晰、可量化，避免模糊描述（如“高质量”“快速响应”等），保证供应商能准确理解需求；预算金额需符合公司财务制度，超预算采购需提前启动预算审批流程。需求审核与确认操作主体：需求部门负责人*、采购部、财务部（如涉及预算调整）操作内容：需求部门负责人*对需求的必要性、合理性进行审核签字；采购部复核采购需求的合规性（如是否属于集中采购目录、是否满足最低数量要求等）及市场行情，确认采购方式（公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购等）；财务部审核预算金额，确认资金来源。输出成果：《采购需求审批表》（经各部门签字确认后生效）。（二）供应商寻源与资质审核供应商寻源操作主体：采购专员*操作内容：根据采购需求类型，通过以下渠道筛选潜在供应商：公开渠道：采购网、行业招标平台、企业官网公开招标信息；邀请渠道：从合格供应商库中选取3家及以上优质供应商发出邀请；紧急采购（如生产突发故障急需备件）：可通过市场调研快速寻源，后续补充资质审核。注意事项：避免单一渠道依赖，保证供应商来源的广泛性与竞争性。供应商资质审核操作主体：采购专员*、法务部（如需）操作内容：向潜在供应商索取以下资质文件，并审核其真实性与有效性：营业执照（副本复印件加盖公章）；相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、医疗器械生产许可证等，根据采购物品类型确定）；法定代表人证件号码明及授权委托书（如签约人非法定代表人）；近一年内的类似业绩证明（如合同关键页复印件）；财务状况报告（如资产负债表、利润表，评估供应商履约能力）。审核标准：资质文件齐全且在有效期内，无重大违法违规记录（通过“信用中国”等官方渠道核查）。输出成果：《供应商资质审核表》（审核通过者纳入本次采购候选名单）。（三）询价、比价与议价询价文件编制与发出操作主体：采购专员*操作内容：编制《询价函》，包含以下内容：采购需求明细（物品/服务名称、规格、数量、技术参数等）；报价要求（报价包含税费、运费、安装费等所有费用，报价有效期不少于7天）；供应商需提供的附加材料（如样品、售后服务方案等）；截止时间及联系方式。注意事项：询价内容需对候选供应商保持一致，避免倾向性条款。收集报价与比价分析操作主体：采购专员、采购经理操作内容：在规定时间内收集供应商报价，填写《供应商比价表》（详见“关键操作表格”），对比各供应商的报价、交期、资质、业绩、售后服务等维度；若报价差异超过10%（或公司规定的阈值），需要求供应商提供书面说明（如成本构成、品牌差异等）。议价原则：在保证质量与服务的前提下，优先选择性价比高的供应商，不得为低价而降低核心需求标准。输出成果：《采购比价分析报告》（明确推荐供应商及理由，附报价单等佐证材料）。（四）采购合同签订合同起草与审核操作主体：采购专员*、法务部、财务部操作内容：采购专员*根据比价结果及双方洽谈条件，起草采购合同（使用本指南提供的“采购合同模板”），明确双方权利义务、标的物详情、价格、交付验收、付款方式、违约责任等条款；法务部审核合同条款的合法性、严谨性（如知识产权归属、争议解决方式等）；财务部审核付款条款与公司资金管理制度的匹配性（如预付款比例、质保金留存等）。注意事项：合同条款需与采购需求、比价结果一致，避免模糊表述（如“大概”“左右”），违约责任需对等。合同审批与签署操作主体：采购经理、总经理（或授权代表）、供应商法定代表人或授权代表操作内容：《合同审批表》经采购经理、法务部、财务部、总经理审批通过后，打印纸质合同一式两份（或三份，含财务部存档）；双方加盖公章（或合同专用章），法定代表人或授权代表签字，合同生效。输出成果：生效的采购合同（正本双方各执一份，副本采购部、财务部分别存档）。（五）订单执行与交付验收订单下达与跟踪操作主体：采购专员*操作内容：根据生效合同，向供应商下达《采购订单》，明确交付时间、地点、方式；定期跟踪生产/备货进度，保证供应商按合同约定时间交付。异常处理：若供应商可能延期，需提前3个工作日通知采购部，协商解决方案（如分批交付、调整交付时间等）。货物/服务验收操作主体：需求部门、采购专员*、质检部（如需）操作内容：货物送达后，需求部门与采购专员*共同核对数量、外观、型号是否与订单一致；涉及质量检测的物品，由质检部出具《检验报告》（合格后方可入库/使用）；服务类采购，由需求部门根据服务方案验收，填写《服务验收表》。验收标准：以合同约定的技术参数、质量标准及样品为准，验收不合格的需出具《不合格品通知单》，要求供应商在规定时间内退换货或整改。输出成果：《货物验收单》或《服务验收单》（需求部门、采购部、供应商三方签字确认）。（六）付款与结算付款申请与审核操作主体：采购专员*、财务部操作内容：采购专员*根据合同约定及验收单，填写《付款申请表》，附发票、合同复印件、验收单等材料；财务部审核申请材料的完整性、合规性（如发票类型是否正确、金额是否与合同一致等）。款项支付操作主体：财务部操作内容：按照公司资金审批流程，通过银行转账等方式支付款项；合同约定质保金的，在质保期到期且无质量问题后支付。注意事项：付款前需确认供应商账户信息与合同一致，避免支付错误。三、采购合同模板采购合同合同编号：[XXXX]-采-[XXXX]号采购方：[采购方全称]法定代表人/授权代表*：[姓名]地址：[采购方地址]联系方式：[采购方联系方式]供应商：[供应商全称]法定代表人/授权代表*：[姓名]地址：[供应商地址]联系方式：[供应商联系方式]鉴于：采购方需向供应商采购物品/服务，供应商具备供货能力，双方根据《_________民法典》及相关法律法规，本着平等、自愿、公平、诚实信用原则，达成如下协议：第一条采购标的物物品/服务名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）技术参数/服务要求合计金额（大写）：[人民币大写金额]（小写）：¥[金额]第二条质量标准与保证质量标准：[具体标准，如国家GB标准、行业标准、图纸参数等]；质保期：[XX个月/年]，质保期内非人为损坏，供应商免费维修或更换；供应商需提供[质量合格证、检验报告、保修卡等]文件。第三条交付交付时间：[XXXX年XX月XX日]前；交付地点：[采购方指定地点，如XX市XX区XX路XX号]；运输方式及费用承担：[供应商负责运输并承担费用/采购方自提，费用由XX方承担]；风险转移：货物交付至指定地点并经采购方验收合格后，毁损、灭失风险由采购方承担。第四条验收验收时间：货物送达后[3]个工作日内；验收方式：[数量清点、外观检查、质量检测（由第三方机构XX公司出具报告）]；验收结果处理：合格：采购方签署《货物验收单》；不合格：采购方在[2]个工作日内书面通知供应商，供应商需在[5]个工作日内退换货，由此产生的费用由供应商承担。第五条付款方式预付款：本合同生效后[5]个工作日内，采购方支付合同总价的[30]%，即¥[金额]；到货款：货物验收合格后[5]个工作日内，采购方支付合同总价的[60]%，即¥[金额]；质保金：剩余[10]%即¥[金额]作为质保金，质保期到期后[5]个工作日内无息支付。付款账户信息：开户名：[采购方账户名]开户行：[采购方开户行]账号：[采购方账号]第六条违约责任供应商违约：逾期交付：每逾期1天，按合同总价的[0.5]%向采购方支付违约金，逾期超过[10]天，采购方有权解除合同；质量不合格：供应商在采购方要求期限内未退换货的，采购方有权要求返还已支付款项并要求赔偿损失。采购方违约：逾期付款：每逾期1天，按应付未付金额的[0.5]%向供应商支付违约金；无正当理由拒收货物：需向供应商支付合同总价的[10]%作为违约金。第七条争议解决本合同履行过程中发生的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向[采购方所在地]人民法院提起诉讼。第八条其他本合同一式[肆]份，采购方执[贰]份，供应商执[壹]份，[壹]份用于备案，具有同等法律效力；本合同自双方签字盖章之日起生效，未尽事宜，可签订补充协议，补充协议与本合同具有同等效力。采购方（盖章）：法定代表人/授权代表*（签字）：日期：XXXX年XX月XX日供应商（盖章）：法定代表人/授权代表*（签字）：日期：XXXX年XX月XX日四、关键操作表格表1：采购需求申请表申请单号申请部门申请人*申请日期采购物品/服务名称规格型号单位数量预估单价（元）预算金额（元）资金来源技术参数/需求说明用途及交付时间需求部门负责人*意见签字：日期：采购部意见签字：日期：财务部意见签字：日期：表2：供应商比价表采购项目[项目名称]比价日期[XXXX年XX月XX日]序号供应商名称报价（元）交期（天）123比价结论推荐供应商：[供应商名称]，推荐理由：[如价格最低、交期最短、资质最优等]采购专员*：采购经理*：表3：货物验收单验收单号合同编号验收日期[XXXX年XX月XX日]供应商名称[供应商全称]采购物品/服务名称[物品名称]规格型号[型号]数量[数量]验收项目验收标准验收结果是否合格数量与订单一致[√/×]外观无破损、划痕[√/×]质量[技术参数][√/×]验收结论□合格□不合格（不合格原因说明：[]）需求部门签字：采购专员*：供应商代表：日期：XXXX年XX月XX日日期：XXXX年XX月XX日日期：XXXX年XX月XX日五、操作要点与风险提示需求管理：需求提报需避免“应急采购”常态化，确属紧急情况的，需经总经理书面批准后启动快速采购流程，事后3个工作日内补办手续；技术参数需经需求部门与技术负责人共同确认，避免因参数不清导致采购争议。供应商管理：建立合格供应商库，每年对供应商进行一次综合评价（包括质量、交期、价格、服务等），评价结果作为后续合作依据；严禁向未经资质审核的供应商下单，防范“三无产品”风