行业合同审核流程标准作业手册

行业通用合同审核流程标准作业手册一、手册适用范围与工作场景本手册适用于各类企业、事业单位及社会组织在开展业务过程中，对外签署的各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等）的审核工作。具体场景包括但不限于：业务部门起草合同后提交法务/合规部门审核；跨部门协作的合同联合审核（如业务、财务、法务、技术等部门）；合同重大修订后的二次审核；合同履行过程中的补充协议审核。二、合同审核全流程操作指引（一）合同接收与初步登记接收与登记业务部门或经办人将合同草案（纸质版需签字确认，电子版需标注版本号）提交至审核部门（如法务部），同时附《合同审核申请表》（含合同名称、签约主体、标的金额、核心需求、审核重点等基本信息）。审核部门指定专人（如审核专员）在收到合同后1个工作日内完成登记，在《合同审核台账》中记录合同编号、名称、提交部门、提交日期、预计完成审核时间、当前状态（待审核/审核中/已退回/已通过）等信息。初步形式审查检查合同文本是否完整（包括封面、附件、签字页等），是否存在大面积空白或未填写条款；核对合同名称是否与合同内容一致，签约主体（甲方/乙方）名称、统一社会信用代码等信息是否准确；确认合同是否附有必要的附件（如技术协议、验收标准、资质证明文件等），附件内容是否与冲突。若发觉明显形式缺陷（如关键信息未填写、附件缺失），应立即退回经办人补充，并在《合同审核台账》中注明退回原因。（二）签约主体资格审查主体基本信息核查查验签约主体的营业执照（复印件加盖公章），确认其是否为合法存续的法人/其他组织，经营范围是否涵盖合同标的；核对法定代表人/负责人身份信息，若签约代表非法定代表人，需提供《授权委托书》（原件或复印件加盖公章），确认授权范围、权限是否明确，授权期限是否在合同有效期内；对于特殊行业主体（如医疗器械、建筑施工等），需核查其是否具备相应资质证书（如《医疗器械经营许可证》《建筑业企业资质证书》），资质等级是否与合同匹配。履约能力评估通过公开渠道（如国家企业信用信息公示系统、信用中国等）查询主体是否存在经营异常、严重违法失信记录、涉诉/仲裁信息；对于重大合同（如金额超过*万元或涉及核心业务），可要求对方提供近期财务报表、履约业绩证明（如同类合同复印件），评估其资金实力、技术能力及履约经验；若涉及分支机构签约，需确认总部的授权文件，避免因无权代理导致合同无效。（三）合同条款合规性审核核心条款完整性审核确认合同包含以下必备条款，且无遗漏：主体信息：签约全称、统一社会信用代码、住所/地址、法定代表人/负责人、联系方式；标的条款：产品/服务的名称、规格、型号、数量、质量标准（需明确国家标准、行业标准或约定标准）；价款与支付：金额（大小写一致）、计价单位、支付方式（银行转账/承兑汇票等）、支付条件（如“验收合格后30日内支付”）、账户信息（户名、开户行、账号）；履行期限/地点/方式：起始/结束时间、交付地点、运输方式、验收流程（如“收货后5个工作日内验收，逾期视为合格”）；违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不符）及对应的违约金计算方式（不超过实际损失的30%）、赔偿范围；争议解决：约定诉讼/仲裁管辖（如“甲方所在地有管辖权的人民法院”），明确仲裁机构名称（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”）；生效条件：如“自双方法定代表人签字并加盖公章之日起生效”。法律风险条款审核检查是否存在“霸王条款”（如“本合同解释权归甲方所有”“乙方不得提出异议”等），排除或修改不公平、不合理条款；审核格式条款是否符合《民法典》规定，是否以显著方式提示对方注意免除或减轻己方责任、加重对方责任、限制对方主要权利的条款；对于知识产权条款（如技术成果归属、保密义务），需明确权属、保密范围、保密期限及违约责任；对于担保条款（如抵押、质押、保证），需确认担保人资质、担保范围、担保期限，并要求提供相应的担保合同。（四）商务条款与技术条款审核商务条款交叉审核业务部门确认合同标的、数量、价格、交付周期等是否符合业务需求，与订单、报价单是否一致；财务部门审核价款计算是否准确（如含税价/不含税价、折扣规则）、支付节点是否合理（避免预付款比例过高，资金风险可控）、发票类型（如“增值税专用发票”）及开具时间；采购部门（如适用）确认供应商资质、供货能力、售后服务承诺是否符合采购标准。技术条款专业审核技术部门（或相关专家）审核技术参数、功能指标、验收标准是否明确、可执行，是否符合行业标准或企业内部规范；对于定制化产品/服务，需确认技术方案、交付成果、验收流程的描述是否具体，避免模糊表述（如“高质量完成”“符合甲方要求”）；涉及技术培训、技术支持的，需明确培训内容、时长、费用及技术支持响应时间（如“接到故障通知后4小时内响应，24小时内解决”）。（五）审核意见反馈与修改审核意见出具审核人员（如法务经理、财务主管、技术总监）根据审核结果，在《合同审核意见表》中逐条填写审核意见，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明具体修改理由及法律依据。对于需修改的条款，应明确修改方向（如“将‘违约金按日千分之五计算’调整为‘按日万分之五计算’，不超过LPR的4倍”）。意见反馈与沟通审核部门将《合同审核意见表》反馈至业务部门经办人，由经办人与对方（或内部起草部门）沟通修改；若对审核意见存在异议，业务部门可提出书面复核申请，由审核部门负责人（如法务总监）组织协调，必要时召开跨部门审核会议，最终形成统一意见。修改跟踪与确认业务部门完成合同修改后，将修订版合同及《审核意见落实说明》（逐条回应审核意见）重新提交审核；审核人员核对修改内容是否符合审核意见，确认无误后在《合同审核台账》中更新审核状态为“审核通过”；若修改不到位，需再次退回修改。（六）最终审批与归档最终审批签署审核通过的合同，根据合同金额重要性及审批权限，提交至相应负责人审批（如总经理、分管副总），审批人在《合同审批表》中签署“同意签署”意见；审批通过后，由业务部门安排双方签署合同（纸质合同需签字并加盖公章/合同专用章，电子合同需符合电子签名法规定），保证签字页与内容一致，骑缝章（如需）齐全。合同归档管理合同签署后3个工作日内，业务部门将合同正本（或具有同等法律效力的复印件/电子文本）提交至档案管理部门（或行政部），归档材料包括：合同文本（含附件、补充协议）；《合同审核申请表》《合同审核意见表》《合同审批表》；主体资格证明文件（营业执照复印件、授权委托书等）；与合同相关的业务资料（如订单、报价单、技术协议等）。档案管理部门在《合同归档登记表》中记录归档日期、档案编号、保管期限等信息，保证合同安全、可追溯。三、常用审核工具与表单模板（一）《合同审核登记表》合同编号合同名称提交部门提交日期预计完成审核时间审核状态审核专员备注XXX-2023-XX采购设备合同采购部2023-XX-XX2023-XX-XX待审核*审核专员含技术附件3份（二）《主体资格审查表》审核项目审核内容审核结果（通过/不通过）备注（如资质证书编号）企业名称与营业执照是否一致通过XXX有限公司统一社会信用代码是否有效、是否与营业执照一致通过91110108XXXXXXXXXX法定代表人身份信息是否正确通过张三授权委托书授权范围、期限是否明确通过授权期限：2023-XX-XX至2024-XX-XX行业资质是否具备相应资质（如需）通过建筑业企业二级资质（三）《合同审核意见表》审核环节审核条款/内容审核意见修改建议审核人审核日期主体资格审查乙方联系方式修改后同意原联系方式“XXXXXXX”有误，更正为“XXXXYYYY”*法务经理2023-XX-XX合同条款违约金计算方式不同意“按日千分之五”过高，调整为“按日万分之五，且不超过实际损失的30%”*财务主管2023-XX-XX技术条款验收标准修改后同意补充“按GB/T19001-2016标准执行”，并附《验收细则》作为附件*技术总监2023-XX-XX（四）《合同审批表》审批层级审批人审批意见签字审批日期部门负责人*业务总监同意签署XXX2023-XX-XX分管副总*分管副总同意签署XXX2023-XX-XX总经理*总经理最终同意签署XXX2023-XX-XX四、审核工作关键要点与风险提示（一）审核时效管理一般合同应在收到完整材料后3个工作日内完成审核，重大或复杂合同（如金额超*万元或涉及重大权益）可延长至5个工作日，但需提前告知业务部门；因审核部门原因导致审核超时，需向业务部门说明情况并协调解决，避免影响合同签署进度。（二）保密要求审核人员需对合同内容及审核过程中知悉的商业秘密（如价格、技术方案、客户信息等）严格保密，不得泄露给无关第三方；合同文本及审核资料需存放在安全场所，电子文档需加密存储，离职时需办理资料交接手续。（三）条款明确性原则合同条款应具体、明确、可执行，避免使用“大概”“左右”“尽量”等模糊表述；对于时间节点（如“交付日期”“付款期限”）、金额（大小写一致）、数量（单位明确）等关键信息，需反复核对，保证无歧义。（四）风险前置意识审核时需提前预判合同履行中可能出现的风险（如对方履约能力不足、条款约定不明导致争议），并在合同中设置风险防控措施（如增加履约保证金、明确违约责任、约定担保条款）；对于格式合同或对方提供的合同文本，需重点审查是否存在“陷阱条款”，保护己方合法权