规范公车租赁管理制度

PAGE规范公车租赁管理制度一、总则（一）目的为加强公司公车租赁管理，规范公车租赁行为，提高公车使用效率，降低租赁成本，确保公车租赁活动合法、合规、有序进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因公务活动需要租赁公车的情况。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公车租赁活动合法合规。2.经济性原则：在满足公务需求的前提下，合理选择租赁方式和车型，降低租赁成本。3.高效性原则：优化公车租赁流程，提高租赁服务质量和效率，保障公务活动顺利开展。4.安全性原则：确保租赁车辆状况良好，驾驶人员具备相应资质和驾驶经验，保障乘车人员安全。二、公车租赁申请与审批（一）申请流程1.各部门根据公务活动需要，填写《公车租赁申请表》，详细注明租赁事由、时间、地点、人数、车型要求等信息。2.将填写好的申请表提交至本部门负责人审核。（二）审批流程1.部门负责人对申请表进行审核，重点审核租赁事由是否合理、租赁时间和地点是否必要、人数及车型要求是否恰当等。审核通过后，签字确认并提交至行政管理部门。2.行政管理部门收到申请表后，进行二次审核。审核内容包括申请信息的完整性、与公司公车使用政策的符合性等。如审核通过，提交至分管领导审批。3.分管领导根据公司整体公车使用情况及申请事项的重要性、必要性等进行审批。审批通过后，申请表返回行政管理部门。（三）特殊情况处理对于紧急公务需要租赁公车的情况，可由申请部门电话向行政管理部门说明情况，经行政管理部门负责人同意后先行租赁，但事后需及时补办申请与审批手续。三、公车租赁供应商选择与管理（一）供应商选择标准1.具有合法经营资质，具备有效的营业执照、道路运输经营许可证等相关证照。2.信誉良好，在行业内无不良记录，无重大交通事故、违规经营等情况。3.车辆状况良好，所有租赁车辆应定期进行维护保养，确保车辆性能安全可靠，符合环保要求。车辆应配备必要的安全设施，如灭火器、急救箱等。4.服务质量高，能够提供及时、高效、优质的租赁服务，包括按时出车、合理安排驾驶员等。驾驶员应具备相应的驾驶证准驾车型，具有一定年限的安全驾驶经验，无酒驾、毒驾等违法记录，且服务态度良好。5.价格合理，根据市场行情及公司实际需求，提供具有竞争力的租赁价格。（二）供应商筛选与确定1.行政管理部门定期收集公车租赁供应商信息，建立供应商名录。通过市场调研、行业推荐、实地考察等方式，对潜在供应商进行筛选。2.组织相关人员对筛选出的供应商进行评估，评估内容包括供应商资质、信誉、车辆状况、服务质量、价格等方面。根据评估结果，确定入围的公车租赁供应商名单。3.与入围供应商签订公车租赁服务合同，明确双方的权利和义务，包括租赁价格、服务内容、车辆要求、违约责任等条款。（三）供应商管理与考核1.行政管理部门负责对公车租赁供应商进行日常管理，定期检查供应商的服务质量、车辆状况等情况。2.建立供应商考核机制，根据合同执行情况、服务质量反馈、违规违纪记录等对供应商进行考核评分。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于考核优秀的供应商，在后续租赁业务中可给予优先考虑或适当奖励；对于考核不合格的供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，终止合作关系。四、公车租赁费用管理（一）费用标准1.根据市场行情及公司实际情况，制定公车租赁费用标准。费用标准应包括车辆租赁费用、驾驶员费用、保险费、燃油费、过路费等各项明细。2.车辆租赁费用根据车型、租赁时间等因素确定；驾驶员费用按照行业标准及实际工作时间计算；保险费、燃油费、过路费等按照实际发生额结算。（二）费用结算1.公车租赁费用按月结算。每月末，租赁供应商向行政管理部门提交当月租赁费用明细清单及发票。2.行政管理部门对费用明细清单进行审核，核对租赁时间、车型、费用标准等信息是否准确无误。审核通过后，填写费用报销单，提交至财务部门办理报销手续。3.财务部门按照公司财务制度对费用报销单进行审核，审核通过后予以报销付款。（三）费用控制与监督1.行政管理部门定期对公车租赁费用进行统计分析，对比费用预算与实际支出情况，及时发现费用异常波动情况并进行调查处理。2.审计部门不定期对公车租赁费用进行审计监督，检查费用支出的合规性、合理性等情况。如发现问题，及时提出整改意见并督促相关部门落实。五、公车租赁车辆使用与安全管理（一）车辆使用规定1.租赁车辆仅限用于公司公务活动，严禁挪作他用。2.使用部门应按照申请时注明的时间、地点、人数等信息合理使用租赁车辆，不得擅自变更使用情况。如需变更，应提前办理相关审批手续。3.驾驶员应严格遵守交通法规，按照规定路线行驶，确保行车安全。不得疲劳驾驶、超速行驶、酒后驾驶等。4.使用过程中，乘车人员应爱护车内设施，保持车内整洁卫生。不得在车内吸烟、乱扔垃圾等。（二）车辆安全管理1.租赁供应商负责对租赁车辆进行日常安全检查和维护保养，确保车辆性能良好，安全设施齐全有效。2.行政管理部门定期组织对租赁车辆进行安全检查，重点检查车辆制动系统、转向系统、灯光系统等关键部位的安全状况。如发现安全隐患，及时通知租赁供应商进行维修整改。3.驾驶员应在每次出车前对车辆进行安全检查，确保车辆无安全隐患方可出车。在行车过程中，如发现车辆异常情况，应立即停车检查，及时排除故障或采取相应措施。4.为租赁车辆购买足额的保险，包括车辆损失险、第三者责任险、车上人员责任险等。发生交通事故时，驾驶员应立即报警，并及时通知行政管理部门和保险公司，配合做好事故处理工作。六、公车租赁档案管理（一）档案内容1.公车租赁申请表及审批文件，记录公车租赁的申请事由、审批过程等信息。2.公车租赁服务合同，明确公司与租赁供应商之间的权利和义务。3.租赁车辆信息档案，包括车辆行驶证、保险单、维护保养记录等。4.驾驶员信息档案，包括驾驶员驾驶证、从业资格证、安全驾驶记录等。5.租赁费用明细清单及发票，记录公车租赁费用的结算情况。6.车辆使用记录，包括出车时间、地点、人数、行驶里程等信息。7.交通事故处理记录，包括事故发生时间、地点、经过、责任认定、处理结果等信息。（二）档案整理与保管1.行政管理部门负责对公车租赁档案进行整理和归档，按照档案类别和时间顺序进行分类存放，确保档案资料完整、有序。2.公车租赁档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行。一般情况下，档案保存期限为[X]年。3.档案保管应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，防止档案资料损坏、丢失。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅公车租赁档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅内容等信息，经行政管理部门负责人批准后，方可查阅。2.如需借阅公车租赁档案，应填写《档案借阅申请表》，说明借阅用途、借阅期限等情况，经行政管理部门负责人及分管领导批准后，办理借阅手