成都市档案管规范制度

PAGE成都市档案管规范制度一、总则（一）目的为加强成都市档案馆的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本馆实际，制定本规范制度。（二）适用范围本规范制度适用于成都市档案馆全体工作人员以及涉及档案管理、利用等相关业务的部门和人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.集中统一原则：档案工作实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。3.科学规范原则：运用科学的方法和技术手段，规范档案管理流程，提高档案管理水平。4.安全保密原则：确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案收集（一）收集范围1.反映成都市政治、经济、文化、社会等各方面发展历程的各类文件、资料、记录等。2.市级机关、企事业单位、社会团体等形成的具有保存价值的档案。3.重大活动、重点项目、突发事件等相关档案。4.涉及民生的各类档案，如婚姻登记、社会保障、医疗卫生等。5.历史档案、特色档案以及其他具有特殊意义的档案。（二）收集渠道1.接收市级机关、企事业单位、社会团体等定期移交的档案。2.通过征集、购买、捐赠等方式，收集社会各界具有保存价值的档案。3.对重大活动、重点项目、突发事件等进行实时跟踪，及时收集相关档案。4.开展档案资料的数字化采集工作，拓宽档案收集渠道。（三）收集要求1.各移交单位应按照规定的时间、范围和要求，向档案馆移交档案。移交的档案应齐全完整、整理规范，并编制详细的移交清单。2.征集、购买、捐赠的档案应确保来源合法、内容真实、具有一定的历史价值或现实意义。3.对重大活动、重点项目、突发事件等形成的档案，应及时进行收集整理，确保档案的时效性和完整性。4.档案收集过程中，应做好记录，对档案的来源、内容、数量等进行详细登记。三、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按年度分类：将档案按形成年度进行划分。2.按机构分类：根据档案形成单位的内部机构设置，对档案进行分类。3.按问题分类：按照档案所反映的问题，对档案进行分类。4.按保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。（三）整理方法1.文书档案整理：按照《归档文件整理规则》的要求，对文书档案进行装订、分类、编号、编目、装盒等操作。2.科技档案整理：根据科技档案的特点，按照项目、专业等进行分类整理，建立完整的科技档案体系。3.会计档案整理：按照会计档案管理的规定，对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理，装订成册，并编制会计档案目录。4.声像档案整理：对照片、录音、录像等声像档案进行分类编号，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并制作相应的文字说明。5.电子档案整理：按照电子档案管理的相关标准，对电子文件进行分类、编号、存储，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（四）整理质量要求1.整理后的档案应分类准确、排列有序、编号规范、编目清晰。2.档案的装订应牢固整齐，无金属物，保持文件的原貌。3.电子档案应格式规范、元数据完整、存储安全。四、档案保管（一）保管场所1.档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案装具，如档案盒、档案架、档案柜等。2.档案装具应坚固耐用，便于存放和查找档案。3.档案装具应按照规定的标准进行编号和标识，便于管理和识别。（三）档案存储1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别、保管期限的档案应分开存放。2.档案存放应遵循便于查找和利用的原则，合理安排档案的存放位置。3.对珍贵档案、易损档案等应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（四）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全检查和维护。2.严格执行档案出入库登记制度，对档案的出入库时间、数量、去向等进行详细记录。3.加强对档案工作人员的安全教育，提高安全意识，确保档案安全。五、档案利用（一）利用范围1.为党政机关、企事业单位、社会团体等提供档案查阅服务，支持各项工作的开展。2.为社会公众提供涉及民生等方面的档案查阅服务，保障公民的合法权益。3.开展档案展览、编研等活动，发挥档案的宣传教育作用。（二）利用方式1.查阅利用：利用者可通过现场查阅、电话预约、网络申请等方式，向档案馆提出查阅档案的申请。档案馆应在规定的时间内提供档案查阅服务。2.复制利用：根据利用者的需求，档案馆可为其提供档案复制服务。复制的档案应加盖档案馆印章，确保其真实性和有效性。3.咨询服务：档案馆应积极为利用者提供档案咨询服务，解答利用者在档案利用过程中遇到的问题。（三）利用手续1.利用者查阅档案时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、范围、时间等信息，并提交有效身份证件。2.查阅重要档案或涉及国家机密、个人隐私的档案，需经相关部门批准。3.利用者在查阅档案过程中，应遵守档案馆的规章制度，爱护档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。4.利用结束后，利用者应及时归还档案，档案馆工作人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（四）利用效果反馈1.档案馆应建立利用效果反馈机制，及时收集利用者对档案利用服务的意见和建议。2.对利用档案取得显著成效的单位或个人，档案馆应进行宣传和表彰。六、档案鉴定（一）鉴定原则依据国家有关规定和档案保管期限表，对档案进行科学、准确的鉴定，确保档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案馆负责人、业务骨干等组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定计划、组织鉴定工作、审核鉴定结果等。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.定期鉴定法：定期对档案进行全面鉴定，确定档案的保管期限是否需要调整。（四）鉴定标准1.重要性标准：档案反映的内容是否对国家、社会、单位具有重要意义。2.完整性标准：档案是否完整地记录了某一事件或活动。3.准确性标准：档案内容是否真实、准确。4.时效性标准：档案是否具有现实利用价值。（五）鉴定程序1.档案鉴定工作小组根据鉴定标准，对档案进行初步审查，提出初步鉴定意见。2.对初步鉴定意见进行集体讨论，形成鉴定结论。3.将鉴定结论通知相关部门和人员，并对需要销毁的档案进行登记造册。4.对拟销毁的档案进行严格审核，确保销毁档案的准确性和安全性。七、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等情况。3.档案工作人员的基本情况、业务工作开展情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案管理过程中的各项数据进行及时记录。2.定期对档案统计数据进行汇总、分析，形成统计报表。3.利用信息化手段，实现档案统计工作的自动化和规范化。（三）统计要求1.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.统计报表应按时报送，确保统计信息的及时性。3.加强对档案统计数据的分析和研究，为档案管理决策提供依据。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平。（二）系统功能1.档案收集管理功能：实现档案收集过程的在线登记、审核、移交等功能。2.档案整理管理功能：支持档案的分类、编号、编目、装盒等整理操作，并生成电子目录。3.档案保管管理功能：对档案的存储位置、状态等进行实时监控和管理。4.档案利用管理功能：提供档案查阅、复制、预约等利用服务，并记录利用情况。5.档案鉴定管理功能：实现档案鉴定工作的在线操作和审核。6.档案统计分析功能：自动生成各类档案统计报表，并进行数据分析。（三）数据管理1.加强档案数据的录入、审核、存储等管理，确保数据的准确性和完整性。2.建立数据备份制度，定期对档案数据