规范使用公章管理制度

PAGE规范使用公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在涉及公司事务中使用公章的行为。（三）定义1.公章：指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等。2.使用人：指因工作需要申请使用公章的公司员工或经授权的外部人员。二、公章的刻制与启用（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部门统一负责，根据公司设立、变更等相关文件，按照国家法律法规及公安部门的要求办理刻章手续。2.刻制公章必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量符合国家标准。3.新刻制的公章在启用前，行政部门应进行登记备案，记录印章的名称、规格、启用日期等信息。（二）公章的启用1.公章启用时，行政部门应发布启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等相关规定。2.启用后的公章应妥善保管，如有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。三、公章的保管（一）保管原则1.公章实行专人保管制度，确保公章保管安全、可靠。2.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将公章交予他人使用。（二）保管职责1.行政部门负责公司公章的统一保管，明确专人负责具体保管工作。2.保管人员应建立公章使用登记簿，详细记录公章的使用日期、使用部门、使用事项、批准人等信息。3.保管人员应定期检查公章的保管情况，确保公章存放安全，如发现异常情况应及时报告并采取措施。（三）保管场所公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管室，确保印章存放环境安全，防止被盗、遗失或损坏。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等具有法律效力的事务。2.法定代表人章主要用于特定的法人授权事项，如签署法律文件、办理银行开户等。3.合同专用章主要用于公司对外签订各类合同。4.财务专用章主要用于公司财务收支结算、开具发票等财务相关事务。（二）使用流程1.申请：使用人填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事项、用途、文件名称、份数等信息，并签字确认。2.审批：申请表经使用部门负责人审核签字后，报分管领导审批。重大事项需经法定代表人审批。3.用印：保管人员根据审批后的申请表，在指定位置加盖公章，并在使用登记簿上登记。4.归档：使用完毕后，使用人应将盖章后的文件复印件交行政部门归档保存。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法按照正常流程审批使用公章时，使用人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.涉及公司重大事项或重要文件的盖章，应经公司领导集体研究决定，并做好记录。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用公章时，行政部门应及时发布停用通知。2.停用的公章应及时收回，妥善保管，不得再行使用。（二）销毁1.对于已停用的公章，行政部门应填写《公章销毁申请表》，经公司领导审批后，按照国家有关规定进行销毁。2.销毁公章时，应选择具有资质的销毁单位，并由行政部门、财务部门等相关人员共同监督销毁过程，确保销毁彻底、安全。3.销毁完成后，应在《公章销毁申请表》上记录销毁时间、地点、方式等信息，并由监督人员签字确认。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对公章使用情况进行审计检查，确保公章使用符合规定流程和公司利益。2.行政部门负责对公章保管和使用情况进行日常监督，发现问题及时纠正。（二）外部监督1.接受上级主管部门、政府相关部门以及社会公众的监督，积极配合有关部门的检查工作。2.对于违反本制度使用公章的行为，应及时整改，并依法依规追究相关人员的责任。七、法律责任（一）违规责任1.任何部门或个人违反本制度规定使用公章，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。2.情节严重的，公司将依法依规追究其法律责任。（二）法律风险防范1.加强对员工的法律法规培训，提高员工的法律意识和风险防范意识。2.在公章使用过程中严格按照法律法规和公司制度执行，确保公司行为合法合规，避免法律风险。八、附则（一）解