机关单位规范发文制度

PAGE机关单位规范发文制度一、总则（一）目的为进一步加强机关单位发文管理，提高公文质量和运转效率，确保公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据国家有关法律法规及相关行业标准，结合本单位实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关单位内部制发的各类公文，包括但不限于决定、通知、通报、报告、请示、批复、函等。（三）基本原则1.合法性原则：发文应严格遵守国家法律法规，符合党和国家的方针政策。2.准确性原则：公文内容应准确无误，表述清晰，逻辑严谨。3.时效性原则：及时、高效地处理公文，确保公文传递迅速，办理及时。4.规范性原则：严格按照规定的格式、文种和行文规则制发公文。二、发文流程（一）拟稿1.承办部门：由相关业务部门负责公文的拟稿工作。拟稿人应根据工作需要，准确把握发文意图，确保公文内容真实、准确、完整。2.内容要求：主题明确：公文应围绕一个中心主题展开，避免内容繁杂、重点不突出。结构合理：一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等部分，各部分应层次分明，逻辑连贯。语言规范：使用规范的汉字、标点符号和计量单位，表述简洁明了，避免使用生僻字、模糊不清或容易引起歧义的词汇。3.审核把关：拟稿完成后，拟稿人应认真进行自我审核，确保内容无误。然后将文稿提交本部门负责人进行审核，部门负责人应对文稿的内容、格式、文种等进行全面审核，提出修改意见，审核通过后签署姓名和日期。（二）核稿1.审核部门：由办公室负责对各部门拟稿进行核稿。核稿人应重点对公文的合法性、准确性、规范性和必要性进行审核。2.审核内容：政策法规：检查公文内容是否符合国家法律法规和党和国家的方针政策。格式规范：核对公文格式是否符合规定要求，包括字体、字号、行距、页边距、排版等。文种使用：审查公文文种是否恰当，是否符合行文规则。语言表达：检查语言是否通顺、准确、简洁，有无错别字、语病等。逻辑结构：审核公文的逻辑是否清晰，层次是否分明，各部分之间是否衔接紧密。3.反馈修改：核稿过程中，如发现问题，核稿人应及时与拟稿部门沟通，提出修改意见，拟稿部门应根据意见进行修改完善。修改后的文稿再次提交核稿，直至审核通过。（三）签发1.签发人：公文由机关单位负责人或经授权的分管领导签发。重要公文或涉及全局性工作的公文，应经主要领导签发。2.签发要求：签发人应认真审阅文稿，对文稿内容、格式等进行全面把关，签署明确的意见和姓名、日期。如不同意发文，应说明理由。（四）编号1.编号部门：由办公室负责公文编号工作。编号应遵循唯一性、连续性原则，确保每份公文都有唯一的编号。2.编号规则：公文编号一般由年份、发文顺序号组成，年份用全称，并用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位，在阿拉伯数字后加“号”字。例如：〔20XX〕X号。（五）排版1.排版部门：办公室负责按照规定的格式要求对公文进行排版。排版应做到页面整洁、字迹清晰、格式规范。2.排版标准：字体字号：标题一般用二号小标宋体字，正文一般用三号仿宋体字，如有特定要求，按照相关规定执行。行距页边距：行距一般为固定值28磅，页边距上、下、左、右一般分别为37mm、35mm、28mm、26mm。页码设置：页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。（六）印制1.印制部门：办公室负责将排版后的公文交指定的印刷部门进行印制。印制过程中应严格按照排版要求进行操作，确保公文质量。2.印制要求：纸张质量：选用符合质量要求的纸张，一般公文用纸采用A4型纸。印刷质量：印刷清晰、墨色均匀，无字迹模糊、套印不准、缺页、破损等问题。装订要求：左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。（七）用印1.用印部门：公文用印由办公室负责。用印前，应检查公文是否已经领导签发，格式是否符合要求，文稿有无修改痕迹等。2.用印要求：印章清晰：印章应端正、清晰地加盖在成文日期上，上不压正文，下压成文日期年月日，骑年盖月。份数准确：根据发文范围确定用印份数，确保每份公文都加盖印章。登记备案：建立用印登记制度，记录用印时间、公文编号、用印份数、用印人等信息。（八）分发1.分发部门：办公室负责将印制好并加盖印章的公文按照规定的范围进行分发。分发应及时、准确，确保公文能够送达相关部门和人员手中。2.分发方式：纸质公文：对于纸质公文，可通过机要交换、专人送达、邮寄等方式进行分发。电子公文：对于电子公文，应按照规定的传输渠道和方式进行发送，确保公文的安全性和完整性。三、发文格式（一）标题1.标题构成：一般由发文机关名称、事由和文种组成。如“XX机关关于印发《XX制度》的通知”。2.字体要求：二号小标宋体字，一般一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（二）主送机关1.定义：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。2.位置：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。（三）正文1.字体要求：三号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。2.层次序号：正文层次序号一般用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。（四）附件1.定义：公文正文的说明、补充或者参考资料。2.标注要求：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（五）发文机关署名1.署名要求：署发文机关全称或者规范化简称。2.位置：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（六）成文日期1.日期确定：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。2.字体要求：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），编排在发文机关署名之下，以成文日期为准居中编排。（七）印章1.印章种类：包括单位公章、领导签名章等。2.盖章要求：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。印章加盖应符合上述用印要求。四、发文审批（一）审批流程1.一般公文：拟稿部门负责人审核后，提交办公室核稿，再经分管领导或授权签发人签发。2.重要公文：拟稿部门负责人审核后，先由办公室核稿，再提交主要领导或领导班子集体研究审核，最后由主要领导签发。（二）审批责任1.拟稿人责任：对文稿内容的真实性、准确性、完整性负责，按照审核意见进行修改完善。2.审核人责任：对文稿进行全面审核，提出审核意见，对审核结果负责。3.签发人责任：对公文的最终质量负责，认真审阅文稿，签署明确的意见。五、发文归档（一）归档范围本机关单位制发的各类公文，包括定稿、正本、副本、存本等，均应进行归档。（二）归档要求1.整理规范：按照文书档案管理的要求，对公文进行分类、编号、装订、编目等整