机关规范使用文字制度

PAGE机关规范使用文字制度一、总则（一）目的为加强本机关文字使用的规范性、准确性和严肃性，确保各类文件、材料、信息等在文字表达上符合法律法规及行业标准要求，提升机关工作效率和形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关全体工作人员在各类公务活动中涉及的文字使用，包括但不限于公文起草、文件印发、会议纪要、信息发布、宣传资料制作等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准中关于文字使用的规定，确保文字内容合法合规。2.准确性原则：准确表达意图，避免歧义、错别字、语病等问题，保证文字信息的真实性和可靠性。3.规范性原则：遵循通用的语言文字规范和公文格式要求，统一文字风格和表述方式。4.严肃性原则：对待文字使用严肃认真，不得随意篡改、伪造或传播不实文字信息。二、文字使用规范（一）汉字使用1.以国家通用语言文字——普通话和规范汉字为基本的文字使用标准。除特殊情况外，禁止使用异体字、繁体字、二简字等不规范汉字。2.在书写和排版过程中，要严格按照汉字的笔画顺序、字形结构进行书写，确保字迹清晰、工整。对于容易混淆的汉字，如“的”“地”“得”，“做”“作”等，要根据语法规则正确使用。3.对于涉及中国地名、人名、组织机构名等专用名称，要使用经国家有关部门审定的标准名称，不得随意简化、缩写或使用俗称。（二）标点符号使用1.严格遵循国家标准《标点符号用法》的规定使用标点符号。正确区分逗号、句号、顿号、分号、冒号、问号、叹号、引号、括号、破折号、省略号、连接号、间隔号、书名号、专名号等标点符号的用法和功能。2.避免标点符号的滥用、误用或漏用。例如，在句子表达完整时，应正确使用句号；在并列词语之间，要根据语义关系恰当使用顿号或逗号；引用他人话语时，要正确使用引号等。（三）数字使用1.一般情况下，对于定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如“一律”“一方面”“七上八下”等。2.公历世纪、年代、年、月、日、时刻、计数与计量等，要用阿拉伯数字。例如：21世纪、20年代、2023年10月15日、上午9时30分、50千克、300元等。3.整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。如一个人、三本书、四个项目等。（四）外文使用1.在公务活动中如需使用外文，应遵循国际通用的语言规则和书写规范。外文的使用应准确、恰当，不得出现拼写错误、语法错误或翻译不当等问题。2.首次使用外文时，应在其后括号内注明中文译名，并保持全文译名的一致性。对于一些常用的外文缩写词，如GDP（国内生产总值）、WTO（世界贸易组织）等，在首次出现时应进行中文注释，后续可直接使用缩写词。3.外文与中文混合使用时，要注意两种文字的排版格式和相互之间的逻辑关系，避免出现混乱或不协调的情况。三、公文文字规范（一）公文格式1.严格按照国家规定的公文格式进行排版和书写。公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期（用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位）、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。2.公文用纸幅面采用国际标准A4型（210mm×297mm），排版规格为：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。3.公文的标题应准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（二）公文内容1.公文起草应做到观点明确、条理清晰、内容充实、逻辑严密。文字表述要简洁明了，避免冗长、繁琐和歧义。2.公文的语言风格应庄重、平实、规范，避免使用口语化、随意性较强的表述。如“咱”“俺”“咋样”等词汇不应出现在公文中。3.引用其他文件、资料或法律法规时，要准确注明出处，包括文件名称、文号、条款等信息。引用内容应完整、准确，不得断章取义或歪曲原意。4.公文内容涉及的数据、事实等应真实可靠，经过严格核实。对于重要的数据和关键信息，应注明来源或提供相关依据。（三）公文审核1.公文起草完成后，必须经过严格的审核程序。审核内容包括文字表述、格式规范、内容准确性、逻辑合理性等方面。2.初审由起草部门负责人负责，重点审核公文的内容是否符合本部门工作实际和相关政策要求，文字表达是否准确、通顺，格式是否规范等。初审通过后，将公文提交给综合部门进行复审。3.复审由综合部门负责人组织相关人员进行，主要审核公文的整体质量，包括是否符合机关整体工作思路和要求，是否与其他相关文件协调一致，是否存在重大文字错误或格式问题等。复审通过后，报机关领导审批。4.机关领导审批公文时，应对公文的内容、格式、文字等进行全面审查，签署明确的审批意见。对于不符合要求的公文，应退回起草部门进行修改完善。四、会议文字规范（一）会议通知1.会议通知应使用规范的文字表述，明确会议的主题、时间、地点、参会人员、议程安排等重要信息。通知内容应简洁明了，避免模糊不清或产生歧义。2.通知中涉及的时间、地点等信息要准确无误，如有变更，应及时通知相关人员。对于重要会议，可在通知中附上会议相关的资料或要求，如会议议程、汇报材料提纲等。（二）会议记录1.会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议发言、讨论要点、决议事项等。记录要忠实于会议实际情况，不得遗漏重要信息或歪曲发言者的原意。2.会议记录的文字应简洁、准确，使用规范的语言和表达方式。对于一些专业性较强的术语或特定表述，应按照行业通用规范进行记录。3.会议记录完成后，应及时整理、核对，确保记录内容完整、准确。整理后的会议记录应按照规定格式进行排版，并经会议主持人或相关领导审核签字确认。（三）会议纪要1.会议纪要应根据会议记录和会议决议等内容进行撰写，准确概括会议的主要精神和重要事项。纪要内容应重点突出、条理清晰，避免冗长和琐碎。2.会议纪要的语言风格应平实、客观，以陈述性语言为主，准确传达会议的决策和要求。纪要中涉及的人名、地名、单位名等应使用全称，不得随意简化或使用简称。3.会议纪要经审核后，应及时印发给参会人员和相关部门，并按照规定进行存档。对于重要会议的纪要，应跟踪落实情况，确保会议决议得到有效执行。五、信息发布文字规范（一）信息内容审核1.机关发布的各类信息，包括网站信息、新媒体信息、新闻稿件等，必须经过严格的审核把关。审核内容包括信息的真实性、准确性、合法性、时效性以及文字表述的规范性等。2.信息发布部门应指定专人负责信息审核工作，对信息内容进行全面细致的审查。对于涉及敏感信息、重要政策解读、突发事件报道等内容，要进行重点审核，确保信息质量。3.审核人员应具备较强的文字功底和政策水平，能够准确判断信息内容是否符合要求。对于审核中发现的问题，应及时反馈给信息撰写人员进行修改完善，直至审核通过。（二）信息发布格式1.不同渠道的信息发布应遵循相应的格式规范。例如，网站信息应按照网站的栏目设置和排版要求进行发布，注意标题、正文、图片、链接等要素的合理搭配；新媒体信息要根据平台特点，如微信公众号、微博等采用合适的图文排版方式，确保信息呈现清晰、美观。2.信息标题应简洁明了、突出主题，能够吸引读者的注意力。标题字数不宜过长，一般控制在20字以内。标题中应避免使用生僻字、歧义性词汇或过于夸张的表述。3.信息正文应结构清晰，段落层次分明。开头部分应简要介绍信息的核心要点，然后逐步展开阐述具体内容。正文语言要通俗易懂，避免使用过于专业或晦涩的词汇，以便广大读者能够理解。同时，要注意合理分段，每段内容不宜过长，一般以35句话为宜。（三）信息发布流程1.信息撰写人员完成信息初稿后，应首先进行自我审核，检查文字表述、数据准确性、格式等方面是否存在问题。自我审核通过后，将信息提交给部门负责人进行初审。2.部门负责人初审主要关注信息内容是否与本部门工作相关，是否符合信息发布的整体要求，文字表达是否清晰流畅等。初审通过后，信息流转至信息审核人员进行终审。3.信息审核人员对信息进行全面终审，重点审核信息的真实性、准确性、合法性以及文字规范等方面。终审通过的信息，按照规定的流程进行发布。对于需要领导审批的信息，应及时提交领导审批，领导审批通过后方可发布。六、宣传资料文字规范（一）宣传资料策划1.在策划宣传资料时，要明确宣传目的、受众对象和宣传重点。根据不同的宣传需求，制定合理的文字内容框架和风格定位。2.宣传资料的文字内容应紧密围绕宣传主题，突出机关的工作亮点、服务宗旨、形象特色等。文字表述要具有感染力和吸引力，能够激发受众的兴趣和认同感。3.对于宣传资料中涉及的重要信息和数据，要确保准确无误，并进行必要的核实和验证。同时，要注意信息的时效性，及时更新过时的内容。（二）宣传资料撰写1.宣传资料的撰写应注重语言的生动性和可读性。避免使用过于生硬、刻板的表述方式，可适当运用一些修辞手法或案例故事来增强文字的感染力。2.宣传资料的结构要合理，层次分明。一般可分为封面、目录、前言、正文、结尾等部分。各部分之间要过渡自然，逻辑连贯。正文部分可根据内容需要进行章节划分，每个章节应有明确的主题和核心内容。3.在撰写过程中，要注意文字的简洁性。避免冗长、繁琐的叙述，突出重点内容，使宣传资料能够在有限的篇幅内传达清晰、有效的信息。同时，要注意文字的排版美观，合理运用字体、字号、颜色、图表等元素，增强宣传资料的视觉效果。（三）宣传资料审核1.根据宣传资料的重要性和受众范围，确定审核级别和审核流程。一般宣传资料由宣传部门负责人进行初审，涉及重要政策、重大活动等的宣传资料需提交机关领导进行终审。2.审核人员应从文字内容、格式排版、宣传效果等多个角度对宣传资料进行全面审查。重点检查文字表述是否准确、规范、生动，是否符合宣传主题和受众需求；格式排版是否整齐、美观，是否便于阅读和传播；宣传效果是否能够达到预期目标，是否具有吸引力和感染力等。3.对于审核中发现的问题，审核人员应及时与撰写人员沟通，提出修改意见和建议。撰写人员应根据审核意见进行认真修改，确保宣传资料质量符合要求。修改后的宣传资料经再次审核通过后，方可正式印刷或发布。七、附则（一）培训与指导1.机关应定期组织文字使用规范方面的培训，提高全体工作人员的文字水平和规范意识。培训内容包括汉字、标点符号、数字、公文格式、语言表达等方面的知识和技能。2.对于文字使用方面存在困难或疑问的工作人员，综合部门应提供必要的指导和帮助。可通过设立咨询热线、组织专项辅导等方式，及时解决工作人员在文字使用过程中遇到的问题。（二）监督与检查1.建立文字使用监督检查机制，定期对机关各类文件、材料、信息等的文字使用情况进行检查。检查内容包括文字表述的准确性、规范性、逻辑性，标点符号和数字的使用是否正确，公文格式是否符合要求等。2.对于检查中发现的文字使用不规范问题，应及时进行通报批评，并责令相关部门或人员限期整改。整改情况要进行跟踪复查，确保问题