规范银行公章管理制度

PAGE规范银行公章管理制度一、总则（一）目的为加强银行公章管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护银行的正常运营秩序和合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于银行总行及各分支机构，涵盖所有涉及公章使用的部门、岗位和人员。（三）定义1.银行公章：包括银行行政公章、合同专用章、财务专用章、业务专用章等具有法律效力的印章。2.公章使用部门：指负责保管和使用公章的具体部门，如办公室、业务部门、财务部门等。3.公章使用人：指经授权使用公章的银行员工。二、公章的刻制与启用（一）刻制1.银行公章的刻制必须严格按照国家法律法规和公安部门的规定进行。2.由办公室统一负责公章的刻制申请，填写《公章刻制申请表》，详细注明公章名称、规格、材质等信息。3.申请表经银行法定代表人或授权负责人审批后，交至指定的具有资质的印章制作单位进行刻制。4.刻制完成的公章必须进行留样备案，留样章应与正式使用的公章具有同等法律效力，并妥善保管。（二）启用1.新公章启用前，办公室应发布启用通知，明确公章启用的时间、范围和使用要求。2.启用通知应发送至银行内部各部门、分支机构以及相关外部单位。3.公章启用时，需在《公章使用登记簿》上进行首次登记，记录启用日期、公章名称、编号等信息。三、公章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保公章保管安全、责任明确。2.公章保管人应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章管理制度。（二）保管职责1.办公室负责保管银行行政公章，指定专人担任公章保管人。2.业务部门负责保管合同专用章、业务专用章等相关印章，明确具体保管人员。3.财务部门负责保管财务专用章，由财务负责人指定专人保管。4.公章保管人应妥善保管公章，确保公章存放安全，防止被盗、丢失或损坏。（三）保管场所1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在有安全防护措施的房间。2.保管场所应配备必要的防盗、防火、防潮等设施，确保公章安全。（四）保管交接1.公章保管人因工作调动、离职等原因需要交接公章时，必须办理严格的交接手续。2.交接双方应填写《公章交接清单》，详细记录交接的公章名称、数量、编号、交接时间等信息，并签字确认。3.交接清单一式三份，交接双方各执一份，办公室存档一份。四、公章的使用（一）使用原则1.严格遵循审批制度，未经批准不得擅自使用公章。2.使用公章应确保用途合法、合规，与银行的业务活动相关。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。（二）使用范围1.行政公章主要用于银行对外发布的正式文件、函件、报表、证明等；对内发布的重要通知、决定、通报等。2.合同专用章用于签订各类经济合同、协议等具有法律效力的文件。3.财务专用章用于银行的财务收支、结算、票据等业务。4.业务专用章用于特定业务领域的文件、凭证、报表等，如信贷业务专用章、储蓄业务专用章等。（三）使用流程1.申请：使用人填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、用章范围、用章时间等信息，并签字确认。2.审批：申请表根据用章性质和金额大小，按照银行内部审批流程进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项或涉及金额较大的事项，需经分管领导、行长等逐级审批。3.用章：经审批同意后，公章保管人凭审批通过的申请表在用章文件上加盖公章，并在《公章使用登记簿》上进行详细登记，记录用章日期、用章人、用章文件名称、用章事由等信息。4.留存：用章完毕后，申请表和用章文件原件由公章保管人留存归档，以备查阅。（四）特殊情况使用1.如遇紧急情况，无法按照正常审批流程进行用章时，使用人应电话请示相关领导同意，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大风险或法律纠纷的事项，在使用公章前应进行充分的法律审查和风险评估，并报经银行高级管理层批准。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因银行机构变更、名称变更、业务调整等原因，导致公章不再使用时，应及时办理停用手续。2.由办公室发布公章停用通知，明确停用的公章名称、停用日期等信息，并发送至银行内部各部门、分支机构以及相关外部单位。3.停用的公章应及时收回，交至办公室统一保管。（二）销毁1.对于停用的公章，应按照规定进行销毁。销毁前，办公室应填写《公章销毁申请表》，详细说明销毁的公章名称、数量、销毁原因等信息，并报经银行法定代表人或授权负责人审批。2.审批通过后，由办公室会同审计部门、纪检部门等相关人员共同监督销毁过程。销毁方式可采用粉碎、焚烧等确保公章无法复原的方法。3.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并由参与人员签字确认。销毁记录应存档保存，以备查阅。六、监督与检查（一）内部监督1.银行内部审计部门定期对公章管理制度的执行情况进行审计检查，重点检查公章的保管、使用、审批等环节是否合规。2.纪检部门负责对公章管理过程中的违规行为进行监督和查处，严肃追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受监管部门的监督检查，积极配合监管部门对银行公章管理情况的检查工作。2.对于涉及法律纠纷或重大业务事项的公章使用情况，主动接受司法机关等外部机构的监督和审查。（三）检查内容1.公章保管是否安全，保管场所是否符合要求。2.公章使用是否严格按照审批流程进行，用章文件是否真实、合法、合规。3.《公章使用登记簿》记录是否完整、准确，是否与实际用章情况相符。4.公章的刻制、启用、停用、销毁等环节是否按照规定办理手续。（四）问题整改1.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门和人员限期整改。2.整改责任部门应制定详细的整改措施，明确整改责任人、整改期限和整改目标，并按时将整改情况报告银行管理层。3.对整改不力或拒不整改的部门和人员，应按照银行内部规定进行严肃处理。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用公章。2.在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。3.超越公章使用范围使用公章。4.因保管不善导致公章被盗、丢失或损坏。5.未按照规定办理公章的刻制、启用、停用、销毁等手续。6.其他违反公章管理制度的行为。（二）责任追究方式1.对于违规使用公章的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降职、撤职等行政处分。2.因违规使用公章给银行造成经济损失的，应责令相关责任人承担相应