某局档案管理制度规范

PAGE某局档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强某局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于某局机关各部门及下属各单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：局机关设立专门的档案管理机构，对全局档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映某局各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理某局在工作中形成的各类档案，保证档案资料的齐全、完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案信息进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为某局各项工作提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置某局设立档案管理科，作为全局档案管理的专门机构，负责统筹协调全局档案管理工作。档案管理科配备专职档案管理人员，负责档案的日常收集、整理、保管、利用等工作。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定并组织实施某局档案管理制度规范。2.负责全局各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管和统计档案资料，确保档案的安全与完整。3.开展档案信息化建设，建立健全档案信息管理系统，实现档案的数字化存储和检索利用。4.组织开展档案鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理，确保档案的时效性和有效性。5.负责档案的开发利用工作，为某局各项工作提供档案信息支持和服务，积极开展档案编研工作，编写档案参考资料和专题汇编。6.对下属各单位的档案管理工作进行业务指导和监督检查，组织开展档案业务培训和交流活动，提高全局档案管理水平。三、档案分类与编号（一）档案分类某局档案分为文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等六大类。1.文书档案：主要包括某局在行政管理、党务工作、人事管理、财务管理等方面形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.业务档案：根据某局各业务部门的工作职能，分为不同的业务类别档案，如行政审批档案、执法监管档案、项目管理档案等，记录某局各项业务工作的开展情况和过程。3.科技档案：涵盖某局在科研、工程建设、设备仪器等方面形成的档案资料，如科研项目立项报告、工程设计图纸、设备操作规程等。4.会计档案：包括某局在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表等各类会计资料。5.声像档案：收集某局在重大活动、会议、调研等工作中形成的照片、录音、录像等声像资料，直观反映某局工作动态和历史风貌。6.电子档案：存储某局在信息化建设过程中产生的电子文件、数据信息等，通过电子档案管理系统进行管理。（二）档案编号为便于档案的管理和检索，对各类档案进行统一编号。编号采用“年度类别流水号”的结构，具体如下：1.文书档案：编号格式为“[年度]WS[流水号]”，其中“[年度]”为公元纪年，如“2023”；“WS”为文书档案类别代码；“[流水号]”为该年度文书档案的顺序号，从“0001”开始依次编排。2.业务档案：根据不同业务类别，分别确定编号格式。例如，行政审批档案编号为“[年度]XZSP[流水号]”，其中“XZSP”为行政审批档案类别代码；执法监管档案编号为“[年度]ZFJG[流水号]”，“ZFJG”为执法监管档案类别代码。其他业务档案编号类推，流水号编排规则同文书档案。3.科技档案：编号格式为“[年度]KJ[流水号]”，“KJ”为科技档案类别代码，流水号编排规则同文书档案。4.会计档案：编号格式为“[年度]KJ[会计档案类别代码][流水号]”，其中“[会计档案类别代码]”根据会计档案的具体类别确定，如“1”表示会计凭证，“2”表示会计账簿等，流水号编排规则同文书档案。5.声像档案：编号格式为“[年度]SX[流水号]”，“SX”为声像档案类别代码，流水号编排规则同文书档案。6.电子档案：编号格式为“[年度]DZ[流水号]”，“DZ”为电子档案类别代码，流水号编排规则同文书档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门职责：某局各部门负责本部门在工作中形成的各类档案资料的收集、整理，并定期移交至档案管理科。档案形成部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集范围：各部门应收集的档案资料包括但不限于各类文件、报表、合同、协议、会议记录、工作计划与总结、调研材料、照片、录音、录像等与本部门工作相关的资料。3.收集时间：文书档案应在次年上半年完成收集整理并移交；业务档案、科技档案等应在项目结束或工作完成后及时收集整理并移交；会计档案应按照会计年度进行整理归档，在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理科；声像档案应在活动结束后一周内收集整理并移交；电子档案应随纸质档案同步收集整理，确保电子文件与纸质文件内容一致。（二）档案整理1.整理原则：档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制卷内文件目录，装订成册，填写案卷封面、卷脊和备考表；业务档案、科技档案等根据各自的特点和管理要求，采用相应的分类方法进行整理，如按项目阶段、业务流程等分类，建立档案目录和索引；会计档案按照会计凭证类、会计账簿类、财务报告类等分别进行整理，装盒保管；声像档案按照时间顺序或主题进行整理，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息；电子档案按照其存储格式和内容进行分类整理，建立电子档案数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案保管（一）保管场所档案管理科应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管要求1.档案存放：按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，建立档案存放索引，便于查找和管理。档案应排列整齐，标识清晰，不得随意堆放。2.档案保护：定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复；对易霉变、虫蛀的档案应采取相应的防护措施，如放置防虫药、干燥剂等。3.档案安全：严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。加强档案库房的安全防范工作，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案的安全。六、档案利用（一）利用原则某局档案利用应遵循依法依规、服务大局、方便利用、保守秘密的原则，在确保档案安全的前提下，为某局各项工作提供及时、有效的档案信息支持。（二）利用范围1.内部查阅：某局工作人员因工作需要，可查阅本部门及相关部门的档案资料，但需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理科查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.外部查阅：因工作需要，外单位人员查阅某局档案资料的，需持有单位介绍信，经某局分管领导批准后，方可查阅。查阅档案时，档案管理人员应严格按照规定提供相关档案资料，并做好查阅登记工作。3.借阅：某局工作人员因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经部门负责人和档案管理科负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。（三）利用方式1.现场查阅：档案利用人员可到档案管理科档案库房现场查阅档案资料，档案管理人员应提供必要的查阅条件和帮助。2.档案复制：根据利用人员的需求，档案管理科可提供档案复制服务。复制档案应经档案管理科负责人批准，并按照规定进行登记。复制的档案应加盖档案管理科印章，注明复制日期、份数等信息。3.档案咨询：档案管理科应积极为利用人员提供档案咨询服务，解答有关档案内容、保管情况、利用规定等方面的问题。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织：某局成立档案鉴定工作小组，由档案管理科负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对全局档案进行定期鉴定。2.鉴定标准：根据国家有关档案保管期限的规定，结合某局工作实际，制定档案鉴定标准。档案鉴定工作小组应按照鉴定标准，对档案的保存价值进行评估，确定档案的保管期限。3.鉴定程序：档案鉴定工作小组每年定期对到期档案进行鉴定。首先，由档案管理人员对拟鉴定档案进行初步整理，列出清单；然后，组织相关人员对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限；最后，形成档案鉴定报告，经档案管理科负责人审核后，报某局分管领导批准。（二）档案销毁1.销毁范围：经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案应严格履行审批手续，未经批准不得擅自销毁档案。2.销毁程序：档案销毁前，档案管理科应编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。《档案销毁清册》经档案管理科负责人审核后，报某局分管领导批准。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。八、档案统计与移交（一）档案统计档案管理科应建立健全档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案管理工作动态。档案统计报表应准确、及时、完整，上报给某局领导和上级档案管理部门。（二）档案移交1.移交范围：某局下属各单位应按照规定定期向局档案管理科移交档案资料，确保全局档案的集中统一管理。档案移交范围