规范服务单据管理制度

PAGE规范服务单据管理制度一、总则（一）目的为加强公司服务单据管理，规范服务流程，确保服务质量，保障公司和客户的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司提供的各类服务所涉及的单据管理，包括但不限于服务合同、服务订单、服务报告、发票等相关单据。（三）基本原则1.合法性原则：服务单据的管理应符合国家法律法规及行业标准的要求。2.准确性原则：单据内容应真实、准确、完整，能够清晰反映服务的全过程和相关信息。3.规范性原则：单据的格式、填写要求、流转程序等应统一规范，便于管理和查询。4.及时性原则：服务单据应及时生成、传递和归档，确保信息的时效性。二、服务单据的种类及内容（一）服务合同1.定义：服务合同是公司与客户就服务内容、服务期限、服务费用、双方权利义务等事项达成的书面协议。2.内容：合同双方的基本信息，包括名称、地址、联系方式等。服务项目的详细描述，包括服务内容、服务标准、服务要求等。服务期限，明确起始日期和结束日期。服务费用及支付方式，包括费用金额、支付时间、支付方式等。双方的权利义务，如公司的服务提供义务、客户的配合义务、保密条款、违约责任等。争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。（二）服务订单1.定义：服务订单是客户向公司下达的具体服务需求指令，是服务合同的细化和执行依据。2.内容：订单编号，用于唯一标识该订单。客户信息，包括名称、地址、联系方式等。服务项目名称及详细描述。服务起始时间和结束时间。服务地点（如有）。订单金额及付款方式。特殊要求或备注事项。（三）服务报告1.定义：服务报告是公司在完成服务后向客户提交的关于服务过程、结果及相关情况的书面总结。2.内容：报告编号，与服务订单相对应。服务项目名称。服务起止时间。服务过程描述，包括采取的服务措施、遇到的问题及解决方法等。服务结果，如达到的服务标准、取得的成效等。客户反馈及意见（如有）。报告出具日期及公司盖章。（四）发票1.定义：发票是公司向客户开具的证明服务费用已收取的凭证。2.内容：发票号码，具有唯一性。开票日期。客户名称及纳税人识别号。服务项目名称及金额。税率及税额。价税合计金额。公司名称及发票专用章。三、服务单据的生成与填写（一）服务合同的生成与签订1.业务部门在与客户达成服务意向后，应及时起草服务合同初稿。2.合同初稿应提交给公司的法务部门进行合法性审查，同时提交财务部门进行费用条款等方面的审核。3.经审核通过后的合同初稿，由业务部门与客户进行沟通协商，达成一致意见后签订正式合同。合同签订应遵循公司的授权审批程序，确保合同签订的有效性和合规性。（二）服务订单的生成与下达1.业务部门根据服务合同的要求，结合客户的具体需求，生成服务订单。2.服务订单应明确服务的各项细节，确保服务人员能够准确理解服务要求。3.服务订单生成后，应提交给相关负责人进行审批，审批通过后下达给具体的服务执行团队。（三）服务报告的生成与提交1.服务执行团队在完成服务后，应及时整理服务过程中的相关资料和数据，按照服务报告的格式要求进行撰写。2.服务报告撰写完成后，应提交给业务部门进行审核。业务部门审核通过后，提交给客户确认。3.客户确认无异议后，服务报告正式生效，并按照公司的档案管理规定进行归档保存。（四）发票的开具与交付1.财务部门根据服务合同和服务订单的约定，在确认服务费用已收取或应收的情况下，及时开具发票。2.发票开具应严格按照国家税收法律法规的要求，确保发票内容真实、准确、完整。3.发票开具后，应及时交付给客户。交付方式可根据客户要求选择邮寄、电子发送或现场交付等方式。（五）填写要求1.服务单据应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改。2.单据中的各项内容应按照规定的格式和要求填写，确保信息准确、完整。3.对于必填项，必须填写清楚，不得遗漏。对于有选择项的内容，应根据实际情况进行勾选或填写。4.涉及金额的数字，应按照财务规范进行大写和小写填写，确保金额的准确性和一致性。四、服务单据的流转与传递（一）内部流转1.服务合同签订后，合同原件应及时交至公司档案室进行归档保存，同时复印件分发给相关业务部门、财务部门等作为执行依据。2.服务订单下达后，业务部门应将订单复印件分发给服务执行团队、质量监控部门等相关部门，以便各部门及时了解服务任务和要求。3.服务执行团队在完成服务后，应将服务报告提交给业务部门进行审核，业务部门审核通过后提交给客户确认。同时，服务报告的副本应抄送财务部门、质量监控部门等相关部门。4.财务部门根据服务合同和服务订单的约定，在收到服务报告并确认服务费用后，开具发票并进行相关账务处理。发票开具后，应将发票联交付给客户，记账联留存作为财务核算依据，同时将发票信息传递给业务部门进行备案。（二）与客户传递1.服务合同签订后，应及时将合同正本交付给客户，并确保客户确认收到。2.服务订单下达后，可根据客户要求，将订单副本以书面或电子形式发送给客户，以便客户了解服务安排。3.服务报告完成后，应按照与客户约定的方式和时间，将服务报告提交给客户。如客户有反馈意见，应及时与客户沟通并处理。4.发票开具后，应及时将发票交付给客户。如客户需要发票复印件或其他相关票据，应按照客户要求提供。（三）流转记录与跟踪1.建立服务单据流转记录台账，详细记录每张单据的生成时间、流转环节、经手人、传递方式、接收时间等信息。2.对服务单据的流转过程进行跟踪，确保单据能够及时、准确地传递到相关部门和人员手中，避免出现单据丢失、延误等情况。3.定期对服务单据流转记录进行核对和清理，确保记录的准确性和完整性。对于已完成流转的单据，应及时进行归档保存，便于日后查询和追溯。五、服务单据的审核与审批（一）审核流程1.服务合同初稿完成后，业务部门应将合同提交给法务部门进行合法性审核，提交给财务部门进行费用条款等方面的审核。2.法务部门应重点审查合同是否符合法律法规的要求，合同条款是否存在法律风险，合同双方的权利义务是否明确等。3.财务部门应审核合同中的费用条款，包括服务费用金额、支付方式、结算周期等是否合理，是否符合公司的财务政策和相关规定。4.经法务部门和财务部门审核通过后的合同，业务部门方可与客户进行沟通协商并签订正式合同。（二）审批权限1.服务订单下达前，应根据订单金额大小和业务性质，按照公司的授权审批程序进行审批。2.对于金额较小的服务订单，可由业务部门负责人直接审批；对于金额较大或涉及重要业务的服务订单，应提交公司管理层进行审批。3.服务报告提交后，业务部门应进行内部审核，确保报告内容真实、准确、完整。审核通过后的服务报告，如涉及重大事项或需要客户确认的重要信息，可根据公司规定提交相关负责人进行审批。（三）审核与审批要点1.审核服务单据的内容是否符合合同约定，服务过程是否按照合同要求执行。2.检查服务单据中的数据是否准确无误，计算是否正确，相关签字盖章是否齐全。3.关注服务单据中涉及的费用、时间、质量等关键信息，确保符合公司利益和客户要求。4.对于审核和审批过程中发现的问题，应及时反馈给相关部门和人员进行修改和完善，直至审核和审批通过。六、服务单据的归档与保管（一）归档要求1.服务单据应按照类别和时间顺序进行归档，确保档案的系统性和完整性。2.归档的服务单据应包括合同原件、订单复印件、服务报告原件、发票复印件等相关资料。3.对于电子文档形式的服务单据，应进行备份存储，并按照规定的命名规则和文件夹结构进行分类保存，便于查询和管理。（二）保管期限1.服务合同、服务订单等重要单据的保管期限应根据国家法律法规和公司内部规定执行，一般不少于[X]年。2.服务报告、发票等单据的保管期限应根据财务核算和税务管理的要求确定，一般不少于[X]年。（三）保管责任1.公司档案室负责服务单据的集中保管，确保档案的安全和完整。2.档案室应建立健全档案管理制度，明确档案管理人员的职责，定期对档案进行检查、整理和维护。3.档案管理人员应严格遵守档案保管规定，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。如因工作需要查阅档案，应按照规定的借阅程序进行登记和审批。七、服务单据的查询与调阅（一）查询权限1.公司内部人员因工作需要查询服务单据的，应按照规定的权限进行申请。2.业务部门人员可查询与本部门相关的服务单据；财务部门人员可查询与财务核算和费用结算相关的服务单据；质量监控部门人员可查询与服务质量相关的服务单据等。3.涉及公司机密或重要业务的服务单据，查询权限应严格控制，需经公司管理层批准后方可查询。（二）调阅程序1.内部人员如需调阅服务单据，应填写调阅申请表，注明调阅目的、调阅内容、调阅时间等信息。2.调阅申请表经所在部门负责人审批后，提交给档案室。3.档案室根据调阅申请表的内容，对服务单据进行查找和核对，确认无误后办理调阅手续。调阅人员应在调阅登记本上签字确认，并按照规定的时间归还档案。（三）查询与调阅记录1.建立服务单据查询与调阅记录台账，详细记录查询和调阅的时间、人员、内容、目的等信息。2.定期对查询与调阅记录进行整理和分析，以便及时发现异常情况并采取相应措施。同时，查询与调阅记录应作为档案管理的重要资料进行保存，以备日后查阅和审计。八、服务单据的销毁（一）销毁条件1.服务单据保管期限届满，且已无任何查询和使用价值的，可按照规定进行销毁。2.因公司业务调整、合同终止等原因，导致部分服务单据不再需要保存的，经公司管理层批准后可进行销毁。（二）销毁程序1.由档案室提出服务单据销毁申请，填写销毁申请表，注明拟销毁单据的名称、数量、保管期限等信息。2.销毁申请表经公司管理层审批通过后，档案室组织实施销毁工作。3.销毁工作应指定专人负责，确