规范差旅电子凭证制度

PAGE规范差旅电子凭证制度一、总则（一）目的为加强公司差旅费用管理，规范差旅电子凭证的使用、报销流程，确保公司财务支出的合理性、合规性与透明度，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因公务出差所涉及的差旅电子凭证相关事宜。（三）基本原则1.合法性原则：差旅电子凭证的使用与管理必须符合国家法律法规以及相关行业标准要求。2.真实性原则：员工提交的差旅电子凭证应真实、准确反映其实际发生的差旅活动及费用支出。3.完整性原则：差旅电子凭证应包含所有必要信息，确保能够清晰、准确地核算差旅费用。4.及时性原则：员工应在差旅活动结束后及时提交差旅电子凭证进行报销，避免逾期影响报销流程。二、差旅电子凭证的种类及要求（一）交通类电子凭证1.航空运输电子客票行程单应包含乘客姓名、航班号、出发地、目的地、日期、票价、燃油附加费、民航发展基金等信息。行程单必须由中国民航信息网络股份有限公司或其授权的单位出具，并加盖发票专用章。2.铁路电子客票包括购票信息单和报销凭证，购票信息单不作为报销凭证使用。报销凭证应包含乘车人姓名、身份证号、出发地、目的地、日期、车次、票价等内容。铁路电子客票报销凭证由中国铁路客户服务中心网站（12306.cn）或车站售票窗口、自动售票机等渠道提供。3.公路、水路等其他交通票据需为税务部门监制的正规发票，应注明出发地、目的地、日期、票价等信息。电子发票应符合国家税务总局关于电子发票的相关规定，具备合法有效的电子签名和发票号码等标识。（二）住宿类电子凭证1.增值税电子普通发票发票上应注明公司抬头（公司全称、纳税人识别号等）、住宿日期、住宿金额、税率、税额等内容。发票开具方应为提供住宿服务的酒店等单位，并通过增值税发票管理新系统开具。2.其他合规的住宿电子凭证如符合规定的民宿电子发票等，应确保凭证的真实性、合法性及完整性，包含必要的住宿信息和税务标识。（三）餐饮及其他费用类电子凭证1.增值税电子普通发票用于报销餐饮等费用的电子发票，应明确费用项目、金额、税率、税额等信息。发票开具方应具备相应的经营资质，且发票内容应与实际消费相符。2.其他合规电子凭证如符合公司规定的会议费、培训费等电子发票，应按照相关费用类别提供准确的凭证信息，注明费用所属项目、参与人员、活动内容等详细情况。三、差旅电子凭证的获取与保存（一）获取方式1.员工在购买交通票、预订住宿及消费其他差旅服务时，应主动向服务提供方索取电子发票或其他电子凭证。2.对于通过第三方平台预订差旅服务的情况，员工应确保第三方平台能够提供符合要求的电子凭证，并按照平台指引获取相应凭证。3.若服务提供方无法提供电子凭证，员工应及时与公司财务部门沟通，寻求解决方案，原则上不允许使用非电子凭证报销差旅费用，特殊情况需经公司管理层批准。（二）保存要求1.员工应妥善保存差旅电子凭证的原始文件，确保文件的完整性和可读性。2.电子凭证应按照出差时间、行程顺序等进行分类整理，建立清晰的电子档案，便于查询和核对。3.建议员工将差旅电子凭证保存至少[X]年，以便在公司内部审计、税务检查等情况下能够提供有效的证明材料。四、差旅电子凭证报销流程（一）提交申请1.员工完成差旅活动后，应在规定时间内登录公司差旅报销系统，填写差旅报销申请表。2.在申请表中，应准确录入差旅电子凭证的相关信息，包括凭证号码、开票日期、金额、费用类别等，并上传电子凭证扫描件或电子文档链接。3.对于多张电子凭证的情况，应分别录入每张凭证信息，并确保信息的准确性和完整性。（二）部门审批1.员工所在部门负责人应及时对差旅报销申请进行审批，重点审核差旅活动的真实性、必要性以及费用支出的合理性。2.部门负责人应根据公司差旅政策和实际业务情况，判断差旅费用是否符合标准，如发现问题应及时与员工沟通并要求其作出解释或补充相关材料。3.部门审批通过后，申请表流转至财务部门进行下一步审核。（三）财务审核1.财务部门收到差旅报销申请后，对差旅电子凭证的合法性、合规性以及报销金额的准确性进行审核。2.财务人员应核对电子凭证的信息与申请表录入内容是否一致，检查凭证是否符合国家税务和公司财务规定，如发票税率、开票信息等是否正确。3.对于不符合要求的电子凭证，财务人员应及时通知员工进行更正或补充，待凭证符合要求后再进行报销流程。4.财务审核通过后，报销申请提交至公司管理层或授权审批人进行最终审批。（四）管理层审批1.根据公司财务授权制度，公司管理层或授权审批人对金额较大或特殊的差旅报销申请进行最终审批。2.管理层审批主要关注差旅活动对公司业务的贡献、费用支出的整体合理性以及是否符合公司战略和预算安排等方面。3.审批通过后，报销申请进入报销支付环节；若审批不通过，财务部门应及时反馈给员工并说明原因，员工可根据反馈意见进行申诉或调整报销内容。（五）报销支付1.经各级审批通过的差旅报销申请，财务部门按照公司财务流程进行报销支付。2.对于符合报销条件的费用，财务人员将款项支付至员工指定的银行账户或按照公司规定的其他支付方式进行结算。3.在报销支付完成后，财务部门应及时记录报销信息，更新公司财务台账，确保差旅费用的准确核算和管理。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对差旅电子凭证报销情况进行审计检查，重点审查报销凭证的真实性、合规性以及报销流程的执行情况。2.审计人员通过抽查差旅报销记录、核对电子凭证原件、访谈相关人员等方式，发现问题及时督促整改，并向公司管理层提交审计报告。3.对于违反差旅电子凭证制度的行为，审计部门应提出相应的处理建议，追究相关人员责任，确保制度的严格执行。（二）财务自查1.公司财务部门每月对差旅电子凭证报销数据进行自查，检查报销凭证是否符合规定、报销流程是否顺畅、财务核算是否准确等。2.财务人员在自查过程中发现问题应及时进行纠正，并对可能存在的风险点进行分析和总结，提出改进措施，不断完善差旅电子凭证报销管理工作。3.财务部门应定期向公司管理层汇报差旅电子凭证报销自查情况，为公司决策提供数据支持和管理建议。（三）税务合规检查1.公司应关注国家税收政策变化，确保差旅电子凭证报销符合税务法规要求。2.定期接受税务机关的检查，积极配合提供差旅电子凭证及相关报销资料，对于税务机关提出的问题及时整改，避免税务风险。3.加强与税务机关的沟通与交流，及时了解税收政策动态，调整公司差旅电子凭证制度和报销流程，确保公司税务合规运营。六、违规处理（一）违规行为界定1.提供虚假差旅电子凭证，包括伪造、篡改凭证信息、使用虚假发票等行为。2.未按照规定获取或保存差旅电子凭证，导致凭证缺失或无效。3.故意隐瞒差旅活动真实情况，虚报费用，干扰差旅费用核算和管理。4.违反差旅电子凭证报销流程，未经审批擅自报销或虚假填报报销信息。（二）处理措施1.对于首次发现违规行为且情节较轻的员工，给予警告处分，并要求其立即纠正违规行为，补缴违规报销的费用。2.对于多次违规或情节严重的员工，除补缴费用外，将视情节轻重给予降职、降薪、解除劳动合同等处罚，并在公司内部进行通报批评。3.因员工违规行为给公司造成经济损失的，公司有权要求员工赔偿相应损失；如涉及违法犯罪行为，将依法移送司法机关处理。七、附则（一）解释权本制度由公司财务部门负责解释。在执行过程中如遇问题或需要进一步明确相关规定，由财务部门会同相关部门进行研究并作出解